Thiết kế Website

7 mẹo để viết báo cáo kinh doanh tốt hơn

Đã đăng trên bởi semtek

Viết báo cáo có thể là một trong những nhiệm vụ viết khó khăn nhất mà chúng ta phải đối mặt, cho dù đó là công việc hay trường học.

Trong những lần hóa thân chuyên nghiệp khác nhau của tôi trong những năm qua, với tư cách là quan chức, quản trị viên và nhà tư vấn tư nhân, tôi đã được yêu cầu viết theo nghĩa đen (không có ý định chơi chữ) hàng trăm báo cáo về mọi mô tả mà bạn có thể tưởng tượng. Trên thực tế, khi tôi học MBA vào giữa những năm 1990, nó giống như một khóa học toàn diện về viết báo cáo; họ dường như không bao giờ kết thúc.

Vì vậy, để giúp mọi người viết báo cáo, tôi đã tập hợp một số mẹo mà tôi đã thu thập được trong nhiều năm.

Mọi người thường co rúm người lại khi nghĩ đến việc viết một “báo cáo kinh doanh”. Tất nhiên, đây là những thứ phức tạp hơn một chút so với thư kinh doanh, nhưng nếu được tiếp cận đúng cách, viết một báo cáo kinh doanh có thể là một quá trình đơn giản và hợp lý.

Có một số loại báo cáo kinh doanh chung khác nhau bao gồm: báo cáo kinh doanh chung, kế hoạch kinh doanh, đề xuất kinh doanh, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch chiến lược, phân tích kinh doanh, báo cáo dự án, phân tích dự án, đề xuất dự án, đánh giá dự án, kế hoạch tài chính, phân tích tài chính, và những người khác.

Mặc dù nội dung kỹ thuật và thuật ngữ sẽ khác nhau giữa các báo cáo, tùy thuộc vào chủ đề và bối cảnh ngành, “quy trình viết báo cáo” thực tế về cơ bản sẽ giống nhau. Cho dù đó là một máy nhắn tin ngắn 10 trang hay một máy nhắn tin lớn hơn 100 trang, thì “quy trình” đó sẽ bao gồm các bước cơ bản giống nhau.

Bảy điểm sau đây là những gì tôi coi là các bước thiết yếu để viết bất kỳ báo cáo kinh doanh nào. Thực hiện theo các bước này một cách cẩn thận và bạn sẽ không đi sai.

1. Xác nhận chính xác những gì khách hàng muốn

Đây là bước khởi đầu rất quan trọng. Cho dù khách hàng là bạn hay người khác, hãy chắc chắn rằng mọi người đang nói về cùng một điều về kết quả và kỳ vọng cuối cùng. Khi xác định điều này, hãy luôn suy nghĩ cụ thể về sản phẩm có thể bàn giao cuối cùng (thường là báo cáo cuối cùng). Nó phải giải quyết những vấn đề gì? Định hướng/hướng dẫn dự kiến ​​sẽ đưa ra là gì? Chính xác thì nó sẽ chứa gì? Điểm mấu chốt mà họ đang tìm kiếm là gì?

2. Xác định loại báo cáo nào được yêu cầu

Đây là một vấn đề ban đầu rất quan trọng khác cần làm rõ. Có một số loại báo cáo kinh doanh khác nhau. Mặc dù thường có sự chồng chéo giữa các loại khác nhau, nhưng cũng có những khác biệt quan trọng. Ví dụ: họ muốn: kế hoạch kinh doanh, đề xuất kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch quản lý thông tin công ty, kế hoạch kinh doanh chiến lược, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính, hay gì? Biết chính xác loại báo cáo cuối cùng được mong đợi ngay từ đầu.

3. Tiến hành Nghiên cứu Ban đầu

Sau khi bạn biết chính xác khách hàng (hoặc bạn) muốn gì và loại báo cáo cụ thể mà họ đang tìm kiếm, bạn đã sẵn sàng tiến hành nghiên cứu trước khi báo cáo ban đầu. Giai đoạn này có thể đơn giản như thu thập và đọc một số tài liệu cơ bản do khách hàng cung cấp hoặc có thể

liên quan đến việc phát triển bảng câu hỏi và thực hiện các cuộc phỏng vấn chi tiết với những người thích hợp. Nó sẽ thay đổi theo từng tình huống. Tất nhiên, Internet thực sự có thể đơn giản hóa và rút ngắn quá trình nghiên cứu, nhưng đừng quên kiểm tra kỹ các nguồn của bạn.

4. Viết mục lục trước

Theo kinh nghiệm của tôi, soạn thảo Mục lục (TOC), trước khi bạn bắt đầu viết báo cáo thực tế là chìa khóa quan trọng nhất để phát triển một báo cáo kinh doanh thành công. Tài liệu này thường có thể được thực hiện trước hoặc song song với giai đoạn đầu tiên của việc thu thập thông tin dự án. Đây không chỉ là một TOC dự thảo thô. Nó phải là một bản phân tích được suy nghĩ cẩn thận về chính xác những gì bạn tưởng tượng TOC sẽ trông như thế nào trong báo cáo cuối cùng. Mặc dù điều này cần một khoảng thời gian nhất định và năng lượng não bộ ngay từ đầu, nhưng nó thực sự xử lý phần còn lại của quá trình. Những gì tôi làm là thực sự hình dung bản báo cáo cuối cùng trong đầu và viết nội dung ra giấy. Điều này thực sự hiệu quả! TOC này sau đó trở thành mẫu từng bước cho phần còn lại của quy trình.

Thanh bên:

==========

Nếu bạn đang viết báo cáo cho một khách hàng bên ngoài, bạn nên trình bày bản thảo Mục lục cho họ vào thời điểm này trong quy trình và nhận được sự chấp thuận của họ. Điều này sẽ buộc họ phải suy nghĩ thấu đáo và xác nhận những gì họ thực sự muốn vào thời điểm này. Khi họ đã đồng ý với TOC, bạn sẽ có “sự ủng hộ” của họ trong phần còn lại của quy trình, do đó giảm đáng kể khả năng xảy ra bất kỳ thay đổi hoặc đảo ngược lớn nào ở giai đoạn báo cáo cuối cùng.

==========

5.Thực hiện bất kỳ nghiên cứu bổ sung nào

Sau khi xem xét TOC một cách chi tiết, bạn sẽ biết liệu có cần nghiên cứu thêm hay không. Nếu có, hãy thu thập thông tin bổ sung này trước khi bạn ngồi xuống và bắt đầu viết báo cáo. Bằng cách đó, khi bạn bắt đầu quá trình viết, bạn sẽ có sẵn tất cả thông tin cần thiết và bạn sẽ không phải gián đoạn quá trình viết để tiến hành bất kỳ nghiên cứu nào nữa.

6. Tạo tài liệu bộ xương

Một thủ thuật tôi luôn sử dụng khi làm việc với MS-Word là tạo một tài liệu khung trước. Đó là, trước khi bạn thực sự viết bất kỳ văn bản nào, hãy nhập toàn bộ Mục lục mà bạn đã phát triển vào MS-Word (xem Điểm 4), từng tiêu đề một, bao gồm cả các tiêu đề phụ. Tại thời điểm này, tài liệu về cơ bản là một chuỗi tuần tự các tiêu đề và tiêu đề phụ với khoảng trống giữa chúng. Sau đó, yêu cầu MS-Word tạo Mục lục tự động khớp chính xác với TOC theo kế hoạch của bạn. Sau đó, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu điền vào các khoảng trống sau mỗi tiêu đề và tiêu đề phụ trong phần nội dung của tài liệu bằng văn bản.

7.Viết báo cáo bằng cách điền vào chỗ trống

Đúng vậy, bằng cách điền vào chỗ trống. Khi khung khung TOC đã sẵn sàng như bước trước, việc viết báo cáo thực tế gần giống như việc điền vào chỗ trống. Chỉ cần bắt đầu từ đầu và thực hiện tuần tự theo cách của bạn thông qua các tiêu đề và tiêu đề phụ, từng tiêu đề một, cho đến khi bạn đi đến cuối. Thật sự. Tại thời điểm đó, với tất cả sự chuẩn bị đã được thực hiện, nó sẽ là một quá trình tương đối đơn giản.

Nếu bạn làm theo các bước trên trong “quy trình viết báo cáo”, bạn sẽ ngạc nhiên trước tốc độ hoàn thành các báo cáo của mình. Hãy dùng thử – nó thực sự hoạt động.

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Các chuyên mục nội dung liên quan