Rating: 5
Author: semtek

Tiêu đề nội dung

Thư kinh doanh (Business Letter) được sử dụng bởi các công ty hoặc hai người để giao tiếp một cách chính thức. Nó khác với thư cá nhân vì nó phải được viết theo khuôn mẫu theo các quy tắc nhất định. Những bức thư này thường cần thuyết phục hoặc thông báo cho người nhận. Có những quy tắc về cách viết một lá thư kinh doanh.

Thư kinh doanh hay Business Letter là gì?

Trước hết, các bạn cần tìm hiểu, thế nào là một lá thư công việc? Nói một cách ngắn gọn và dễ hiểu, “Business letter” là một dạng thư mang tính chuyên nghiệp (professional) và trang trọng (formal) được gửi từ một công ty, doanh nghiệp.

Thư công việc có thể dùng cho những trao đổi thông tin trang trọng và chuyên nghiệp giữa đối tác kinh doanh, nhân viên, cổ đông cũng như là cá nhân nào đó.

Hầu hết, đối với các lá thư kinh doanh, doanh nghiệp đều tuân thủ theo một quy tắc chung để có thể đưa ra một định dạng (format) dễ hiểu cho người xem. Một lá thư từ doanh nghiệp sẽ có những thông tin cơ bản như ngày, tháng, năm, thông tin người gửi và nhận thư, và kèm theo là từ 1 tới 2 đoạn văn.

5 quy tắc về cách viết một bức thư kinh doanh (business letter)

Nguyên tắc đầu tiên là phân tích lý do tại sao bạn muốn viết một bức thư kinh doanh. Biết mục đích hoặc ý định của bạn trước khi bắt đầu viết vì có nhiều loại thư kinh doanh. Một số loại bao gồm thư xác nhận, thư đề xuất kinh doanh và thư yêu cầu.
Quy tắc thứ hai là đặt ngày ở góc trên bên trái. Ngày tháng rất quan trọng vì nó thường được sử dụng làm cơ sở cho các thư trả lời sau này. Sau đó, bên dưới ngày bạn nên đặt tên của người nhận. Bạn cũng nên bao gồm chức danh công việc của người đó cũng như tên đầy đủ của công ty và địa chỉ.
Quy tắc thứ ba bao gồm một lời chào thích hợp. Nó thường là “Kính gửi”, sau đó là tên của người nhận. Bạn cũng nên gọi người nhận là Ms. hoặc Mr. Nếu bạn không biết tên của người nhận thì chỉ cần sử dụng Sir hoặc Ma’am.
Quy tắc thứ tư là viết phần thân của business letter một cách ngắn gọn. Người nhận sẽ có thể hiểu bức thư của bạn và biết quan điểm của bạn sau khi đọc nó. Chúng tôi không thụt lề câu đầu tiên của cơ thể. Hãy chắc chắn rằng bạn cũng làm rõ ý định của mình trong phần thân bài. Mục đích chính phải dễ hiểu đối với người đọc. Sử dụng tiêu đề thư của công ty và sử dụng không gian kép cho trang trọng. Bạn cũng phải nhớ chọn một phông chữ có thể dễ dàng rd.
Quy tắc thứ năm là chọn cách kết thúc phù hợp. Kết thúc thường được sử dụng là “Trân trọng” và dấu phẩy theo sau nó. Sau đó đặt tên của bạn ngay dưới nó. Bạn cũng có thể bao gồm chỉ định công việc của bạn. Điều cuối cùng và quan trọng cần làm là thêm chữ ký của bạn khi bạn đã in bức thư. Một điều khôn ngoan khác cần làm là chỉnh sửa thư kinh doanh của bạn. Bạn nên kiểm tra thư của mình để tìm lỗi chính tả và ngữ pháp. Điều quan trọng là phải kiểm tra xem bạn có viết đúng tên công ty và tên người nhận không.

Cách viết Business Letter

Phần thông tin của người gửi (Information of senders)

Trong phần này, các bạn cần viết những thông tin cơ bản địa chỉ doanh nghiệp. Nhiều người sẽ nghĩ rằng, nên viết họ tên ở phần đầu lá thư. Tuy nhiên, điều này được cho là không cần thiết, bởi vì các bạn sẽ ký tên và ghi họ tên mình ở phần cuối.

Phần ngày, tháng, năm (Date)

Các bạn nên viết đầy đủ ngày, tháng, năm thay vì viết tắt.

Ví dụ:

Friday, April 5, 2022 (Đúng)

Fri, April 5, 22 (Sai)

Cũng cần lưu ý, tuỳ theo đối tượng nhận thư mà bạn cân nhắc ghi múi giờ sao cho phù hợp với người nhận.

Phần địa chỉ người nhận (Recipient’s address)

Đơn giản như thầy đã nêu trên tiêu đề, đây là địa chỉ thư của bạn được gửi.

Viết tên người nhận, danh xưng của họ (Mr./Mrs./Ms./Dr.) và địa chỉ. Tóm lại, các bạn hãy viết một cách cụ thể nhất có thể.

Ví dụ một sample như sau:

Mr. Mike Brown

Executive Director

XYZ, Inc.

602 Melrose Avenue

Los Angeles, California 90038

Lưu ý:

Dùng (Ms.) khi bạn không rõ về tình trạng hôn nhân của người nhận (trong trường hợp gửi cho đối tác nữ).

Phần lời chào (Salutation)

Lời chào trong thư công việc thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, vì thế phải cân nhắc lựa chọn lời chào phù hợp dựa trên mối quan hệ của các bạn với người đó.

Nếu bạn biết người đang gửi thư, và bạn chủ yếu gọi họ bằng tên đầu tiên, thì việc sử dụng tên đầu tiên của họ sẽ ổn.

Ví dụ: for, Mike/ dear, Mike.

Tuy nhiên, có những ngoại lệ đối với trường hợp này.

Cùng thầy xem qua ví dụ:

Nếu không chắc chắn về giới tính của ai đó, bạn có thể sử dụng tên đầy đủ của họ.

Ví dụ: Dear, Taylor Brown.

Phần thân bài (Body)

Đây là phần quan trọng nhất của lá thư công việc, phần Body phải bao gồm ít nhất 3 đoạn và yêu cầu diễn đạt rõ ràng, rạch mạch, cụ thể và ngắn gọn.

Nếu các bạn muốn người nhận có một ấn tượng tốt về bạn, hãy dùng ngôn từ phù hợp, sắp xếp câu hợp lý, rõ ràng nhất có thể (Đây còn được gọi là crystal-clear paragraph).

Trong phần mở đầu của thân bài (introduction), hãy giới thiệu bản thân và trình bày mục đích của lá thư một cách ngắn gọn nhất có thể.

Trong trường hợp bạn không biết người nhận là ai, hãy thử viết phần mở đầu như sau:

“I am writing to you regarding…”

Trong đoạn kế tiếp, các bạn hãy đi đến trọng tâm của lá thư công việc, trình bày một cách ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề tránh việc quá dài dòng và lan man.

Ở phần khép lại thân bài hay còn gọi là closing paragraph, các bạn hãy tóm gọn lại những ý chính về quan điểm, luận điểm đã trình bày, sau đó có thể lên kế hoạch cho quá trình hoạt động tiếp theo.

Phần kết (Closing)

Đến với phần closing, các bạn có thể để lại một dòng cho người nhận, họ có thể liên hệ với bạn hoặc nhóm của bạn thế nào nếu có những thắc mắc cần được hỗ trợ.

Để lịch sự hơn, hãy gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người nhận vì đã đọc lá thư của bạn để tăng tính thiện cảm.

Hãy chắc chắn rằng phần closing của các bạn không dài dòng quá 2 câu.

Ví dụ có thể viết ngắn gọn như:

Kindly email me at (your email) to schedule a meeting. Thank you!

If you have any queries, don’t hesitate to call me at (your contact number).

Phần phụ kết (Complimentary Closing)

Đây được xem là phần remark của phần cuối lá thư, business letter bạn có nhiều lựa chọn nhưng nên dùng một cụm để thể hiện sự tôn trọng cũng như lịch sự với đối tác kinh doanh của các bạn.

Thầy khuyến khích các bạn nên sử dụng những cụm như: “Yours Truly”, “Respectfully”, “Sincerely”cho trường hợp trang trọng.

Còn trong những trường hợp ít trang trọng hơn (less formal), bạn có thể dùng các cụm như “All the best”, “Thank you”, “Regards”…

Nói chung, tùy đối tượng nên cân nhắc sử dụng từ ngữ sao cho phù hợp. Lưu ý, hãy chấm câu sau khi viết Complimentary Closing.

Phần chữ ký (Signature)

Ở dưới phần Complimentary Closing là phần mà các bạn ký và ghi họ tên.

Hãy đảm bảo rằng, bạn chừa đủ khoảng 4 dòng để có đủ khoảng trống cho chữ ký của các bạn, sau đó hãy nhớ để lại họ tên bên dưới chữ ký. Bạn cũng có thể ghi danh xưng công việc của bạn bên dưới họ tên.

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

Cách viết business letter
Business letter sample
Business letter
Cách viết thư thương mại
ds/mr là gì
Pp trong thư là gì
Compuvision là gì
Định nghĩa thư thương mại

Các chuyên mục nội dung liên quan

Bản tin số mới nhất | Góc chia sẻ kiến thức số hóa & Chiến lược kinh doanh
Trang chủ
Marketing tổng thể
SEO
Thiết kế Website
Web Hosting
VPS