Cách để thiết lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả?

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì việc thực hiện kế hoạch truyền thông trong chiến lược Marketing nói riêng và chiến lược kinh doanh của công ty nói chung luôn là điều cần thiết. Một kế hoạch truyền thông tốt sẽ giúp khách hàng biết đến sản phẩm nhiều hơn và công ty cũng dễ dàng định vị thương hiệu của mình trên thị trường kinh doanh. Vậy kế hoạch truyền thông là gì? Tại sao phải lập kế hoạch truyền thông? Cấu trúc của một kế hoạch truyền thông bao gồm những gì? Những lưu ý khi lập kế hoạch truyền thông là gì? Hãy cùng đi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông là một bản tổng hợp những thông tin, bao gồm mục tiêu, đối tượng, phương thức truyền thông, cùng các phương án cụ thể cho từng mục, từng giai đoạn khác nhau. Mục tiêu lớn nhất của việc làm này là hướng dẫn thực hiện mục tiêu mà chiến dịch đã đề ra với truyền thông.

Vì vậy, lập kế hoạch truyền thông cần đảm bảo yếu tố khả thi. Cùng với đó là các kế hoạch dự trù khác, đảm bảo doanh nghiệp luôn có những ứng phó với những biến đổi từ thị trường.

kế hoạch truyền thông

Các thành phần chính của kế hoạch truyền thông

Để hiểu rõ hơn về một kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh, bạn cần nắm được các thành phần chính của nó. Cụ thể:

1. Phân tích tổng quan

Phần đầu tiên khá quan trọng, quyết định những hướng đi truyền thông đúng đắn nhất đối với doanh nghiệp hiện tại. Thông qua những phân tích cụ thể về các yếu tố tác động trực tiếp và gián tiếp.

Phân tích tổng quan (trong và ngoài)

Trong bối cảnh diễn ra sự kiện, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:

• Vị trí thương hiệu hiện tại đang nằm ở đâu?
• Mục tiêu của sự kiện là gì? Sự kiện trình bày về vấn đề gì?
• Mốc thời gian quan trọng
• Các thành phần tham gia: Nhân viên, hay có cả công ty, doanh nghiệp ngoài, đối tác,…

Mở rộng hơn, bạn cần phân tích những yếu tố bên ngoài có thể tác động đến hiệu quả sự kiện bạn truyền thông. Một trong những công cụ hữu ích bạn có thể sử dụng đó là mô hình SWOT với:

• S- Strength: Điểm mạnh
• W- Weakness: Điểm yếu
• O- Opportunity: Cơ hội
• T- Threat: Thách thức

SW sẽ cho thấy những điểm mạnh và yếu trong chính nội tại của doanh nghiệp. OT chính là bức tranh toàn cảnh cho thấy sự kiện khi được tổ chức bên ngoài sẽ như thế nào. Để hoàn thành tốt phần việc này trong kế hoạch truyền thông, bạn hãy thực hiện trả lời một số câu hỏi sau:

• Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp hiện tại là gì? Sản phẩm, giá thành, chất lượng,…?
• Đối thủ cạnh tranh đã từng thực hiện các sự kiện tương tự? Hay phản ứng của họ đối với thông tin sự kiện mà doanh nghiệp bạn đăng tải?
• Đề tài sự kiện có thu hút đông đảo người tham gia, hưởng ứng?
• Sự kiện có đang theo một xu hướng nào không? Có thể tạo các trào lưu mới hay không?
• Những sự kiện, tác động kinh tế nào khác ảnh hưởng đến sự kiện?

Sau khi hoàn tất các công đoạn trên, bạn sẽ có phần phân tích vừa bao quát, vừa cụ thể nhất để đánh giá và đưa ra các giải pháp truyền thông phù hợp.

Mục tiêu

Phần này sẽ giải quyết cho vấn đề: Thông qua đó, bạn muốn nhận được điều gì? Vì thế, trước khi lập kế hoạch truyền thông, mục tiêu cần đề ra cụ thể, chi tiết nhất để đảm bảo các công đoạn vận hành sau đó luôn được thực hiện để hoàn thành mục tiêu này.

Gợi ý một số mục tiêu như:

• Giới thiệu sản phẩm mới ra. Từ đó, sự kiện sẽ khơi gợi những nhu cầu, và thúc đẩy người mua.
• Truyền thông danh tiếng công ty.
• Kế hoạch truyền thông có thể làm tăng lên sự đồng lòng, ủng hộ từ phía khách hàng, hoặc làm nhẹ đi một vấn đề nào đó.

Mô hình áp dụng để xác định mục tiêu:

Thông thường, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng SMART làm mô hình tiêu chuẩn, để quyết định những mục tiêu cần đạt được.

• S- Specific: Mục tiêu càng cụ thể càng dễ dàng thực hiện và tránh sai hướng.
• M- Measurable: Mục tiêu cần đo lường được, tránh tìm kiếm các mục tiêu mơ hồ, không có thực, cũng như khó đo lường bằng kết quả.
• A- Achievable: Có thể đạt được.
• R- Relevant: Có liên quan, nếu mục tiêu đề ra không liên quan đến những gì cần thực hiện thì chắc chắn nó sẽ khiến cho người thực hiện theo kế hoạch truyền thông sẽ khó khăn hơn. Đồng thời, có có thật sự phù hợp với định hướng chung của doanh nghiệp hay không?
• T- Time: Giới hạn thời gian. Khoảng thời gian cần và đủ để thực hiện mục tiêu.

Các đối tượng liên quan

Các đối tượng khác có liên quan mật thiết tới kế hoạch là ai? Và bạn mong đợi gì ở họ?

kế hoạch truyền thông

Công chúng mục tiêu

Đây chắc chắn là một danh mục không thể thiếu khi thực hiện xây dựng kế hoạch truyền thông. Thông qua đây, bạn sẽ đưa ra được thông điệp, cũng như giải pháp truyền thông để tiếp cận khách hàng, cũng như hiệu quả truyền thông lan tỏa tốt nhất.

Họ là ai? Tại sao bạn đưa ra danh sách những người này mà không phải là những đối tượng khác? Đồng thời, bạn cũng nên tìm hiểu kỹ càng xem công chúng mục tiêu bạn hướng tới đã hiểu về doanh nghiệp ở mức nào?

Từ đó, marketer sẽ dễ dàng vẽ nên chân dung, cũng như hành vi của từng đối tượng một cách chân thực, rõ nét.

Các nhóm công chúng mục tiêu điển hình:

• KOL: Những người ảnh hưởng đến một bộ phận người nhất định trong cộng đồng.
• Các chuyên gia về lĩnh vực nào đó.
• Thành phần trong doanh nghiệp bạn.
• Những đối tượng trên mạng xã hội, cộng đồng online,…
• Báo chí.

2. Lập kế hoạch

Sau khi hoàn thành công đoạn phân tích, và có cái nhìn toàn cảnh nhất, bước tiếp theo cần thực hiện đó là bắt tay lập kế hoạch truyền thông.

Thông điệp chính

Đây chính là điều bạn cần nói trước khi làm truyền thông. Đó cũng là câu trả lời cho câu hỏi từ phía người tiêu dùng: Vì sao cần mua/ quan tâm những gì được đề cập trong kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp.

Bởi vậy, để đưa ra được thông điệp có tác động lớn đến khách hàng, chắc chắn bạn cần tìm hiểu kỹ những điều mà khách hàng quan tâm, mong muốn sở hữu,… Từ đó, việc nắm bắt nhu cầu, và thôi thúc hành động của người dùng không còn trở ngại.

Kênh truyền thông

Nhìn chung, lựa chọn kênh truyền thông ở mỗi kế hoạch, trong từng loại hình là khác nhau. Đó cũng chính là lý do vì sao bạn nên lựa chọn thật kỹ phương thức truyền thông sao cho hiệu quả.

Một số kênh tham khảo như:

• Truyền hình
• Báo chí
• Mạng xã hội, mạng Internet.

Chiến lược truyền thông + ngân sách

Chiến lược là một trong những phần khá trọng tâm của kế hoạch truyền thông. Bởi vậy, người thực hiện cần đề ra chi tiết từ 2-3 chiến lược đối với một nhóm công chúng mục tiêu. Cụ thể, hãy lên kế hoạch cho từng nội dung nhỏ bên trong như cuộc thi, triển lãm, hội chợ, hội thảo,…

Bên cạnh đó, đề ra chi phí chi tiết cho từng công việc. Nhìn chung, nếu ngân sách tiếp cận thụ động thông qua hình thức viết lách thì khá thấp. Ngược lại, với hình thức tiếp cận chủ động, ngân sách được đánh giá cao hơn rất nhiều.

Các gợi ý lên ngân sách cụ thể:

• Viết bài PR quảng cáo trên phương tiện báo chí. Kèm theo đó là bảng giá chi tiết trên từng trang báo như thanhnien, hanoimoi,… website.
• Quảng cáo trên TV giá sao? VTV, VTC,…
• Treo banner

Khi bản kế hoạch càng chi tiết phần kinh phí, cùng sự hợp lý với những công đoạn cần thực hiện, kế hoạch càng dễ được duyệt bởi cấp trên.

Đánh giá, các tiêu chí đánh giá

Đo lường hiệu quả chiến dịch là bước thực hiện quan trọng, cho thấy thực tế đã thực hiện được bao nhiêu phần kế hoạch. Từ đó, doanh nghiệp sẽ thấy được kế hoạch đã thực hiện hiệu quả hay chưa, cũng như đưa ra những biện pháp xử lý, điều chỉnh sao cho phù hợp.

Một số thước đo tiêu chuẩn cho một kế hoạch truyền thông bao gồm:

• Hiệu ứng truyền thông: Báo đài, TV có đề cập đến sự kiện?
• Lượt tiếp cận trên mạng xã hội ra sao: Bao nhiêu người tiếp cận, bao nhiêu người tương tác trên bài viết, dẫn đến các hành động cụ thể khác.
• Tham gia buổi giới thiệu sản phẩm: Số người được mời, số người tham gia thực tế, sử dụng sản phẩm thử.
• Lượt truy cập website, thời gian ở lại trên trang.
• % phản hồi khách hàng với các email được gửi.

kế hoạch truyền thông

Điều chỉnh

Không phải lúc nào kế hoạch đưa ra cũng đem lại hiệu quả như mong đợi, thậm chí nó còn không có ý nghĩa thực tiễn. Vì thế, để nâng cao hiệu quả truyền thông, và nhắm đúng mục tiêu hơn, người thực hiện cần đưa ra một số biện pháp điều chỉnh chiến lược.

Mô hình SMCRFN – nền tảng xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả

Hiện nay, mô hình SMCRFN được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng, để làm nền tảng xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả hơn.

– S ( Source- Nguồn)

Nhân tố đầu tiên có thể là cá nhân, hoặc một tổ chức có thể phát đi, lan tỏa đến đối tượng công chúng.

– M ( Massage- Thông điệp)

Đây là phần nội dung chính, chủ đạo mà doanh nghiệp gửi gắm đến khách hàng mục tiêu của mình.

– C ( Channel- Kênh)

Các phương thức để truyền đạt thông điệp, giúp tiếp cận người dùng dễ dàng hơn với sự góp sức của kênh.

– R ( Receiver- người nhận)

Đây chính là công chúng mục tiêu, đối tượng khách hàng mà bạn hướng đến.

– F ( Feedback – Phản hồi)

Phản hồi từ phía khách hàng, có thể là ưu điểm, và cũng là nhược điểm. Thông qua đó, bạn sẽ rút ra được kinh nghiệm, cũng như đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm điều chỉnh kế hoạch theo hướng tốt hơn.

– N ( Noise – Nhiễu)

Độ nhiễu được hiểu là những yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện, khiến cho thông điệp không còn đúng đắn, dẫn đến kế hoạch không thể thực hiện được như đúng lộ trình đề ra.

Trên đây là một mô hình kế hoạch cơ bản mà bạn cần nắm vững. Dù kế hoạch được phát triển theo dạng nào, cũng cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố trên.

Tóm lại, thiết lập một kế hoạch truyền thông không hề đơn giản. Với tầm quan trọng của bản kế hoạch này, bạn cần lưu ý từng hạng mục được đề cập bên trên để đưa ra được những hướng truyền thông đúng đắn nhất.

07 bước lập một bản kế hoạch truyền thông hiệu quả

1. Bước 1: Xác định khán giả mục tiêu (Target Audience)

Một bản kế hoạch truyền thông muốn đạt được hiệu quả trên các kênh truyền thông thì cần xác định rõ ràng đối tượng khán giả mục tiêu. Trong bước này, nhiều marketer đang nhầm tưởng đối tượng mục tiêu chính là consumers nhưng trên thực tế thì đối tượng mục tiêu lại đang tập trung ở 4 kiểu chính như sau:

– Potential buyer là người mua tiềm năng

– Current user là người dùng hiện tại

– Decider là người ra quyết định

– Influencer là người gây ảnh hưởng

2. Bước 2: Lựa chọn mục tiêu truyền thông (Objective)

Rất nhiều người khi lập kế hoạch truyền thông trên các kênh truyền thông để phát triển chiến lược truyền thông mơ hồ về mục tiêu truyền thông. Mặc dù đóng vai trò xương sống trong việc lập kế hoạch truyền thông nhưng mục tiêu truyền thông được quyết định dựa nhiều vào linh cảm và kinh nghiệm của người lập kế hoạch truyền thông. Để có thể xác định được mục tiêu truyền thông chính xác thì chúng ta có thể sử dụng theo mô hình kim tự tháp dưới đây:

Dựa vào tình hình cụ thể của thị trường truyền thông và thị trường kinh doanh mà mục tiêu truyền thông sẽ có những mức độ khác nhau. Tuy nhiên, để có thể lập được kế hoạch hiệu quả thì người lập cần phải có tư duy Marketing sắc bén.

3. Bước 3: Thiết kế truyền thông

Có 3 yếu tố cơ bản để tạo nên một bộ thiết kế truyền thông hoàn chỉnh, đó là:

– Message strategy là chiến lược truyền thông về thông điệp

– Creative strategy là chiến lược về hình thức sáng tạo

– Message source là nguồn phát thông điệp

4. Bước 4: Chọn kênh truyền thông (Channels)

Sau khi đã lập kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh thì việc tiếp theo cần làm là chọn kênh truyền thông phù hợp. Có rất nhiều cách để chọn kênh truyền thông nhưng đây là hai cách chính:

Lựa chọn kênh cá nhân (Personal)

– Direct marketing – Marketing trực tiếp: là hình thức liên hệ trực tiếp với khách hàng mục tiêu thông qua hình thức gửi email, gọi điện thoại,…

– Personal selling – Bán hàng cá nhân: diễn ra khi người bán gặp trực tiếp người mua với mục đích giao dịch mua bán

– WoM – Truyền miệng: đây là hình thức kênh truyền thông mà hai bên đánh giá sản phẩm. dịch vụ qua lời nói với nhau.

Lựa chọn kênh đại chúng

– Advertising – quảng cáo: một số hình thức quảng cáo phổ biến có thể kể đến như quảng cáo trên truyền hình, qua điện thoại, Internet, trên báo chí, tạp chí, website hay tờ rơi.

– Sales promotion – Xúc tiến bán: khuyến mãi, hàng dùng thử, phiếu thưởng, thẻ quà tặng, mua một tặng một, quay số,…

– Events – sự kiện: tổ chức các sự kiện setup cửa hàng, tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ

– PR – Quan hệ công chúng: cải thiện cách nhìn của mọi người về sản phẩm giúp nâng cao hình ảnh của công ty

5. Bước 5: Thiết lập ngân sách (Budget)

Muốn một kế hoạch truyền thông diễn ra theo đúng kế hoạch trên kênh truyền thông thì cần phải chuẩn bị tốt về chi phí thì chiến lược truyền thông mới đạt hiệu quả. Có rất nhiều cách để thiết lập ngân sách cho doanh nghiệp:

– Dựa vào doanh số mục tiêu

– Dựa vào kinh nghiệm đã thực hiện những kế hoạch truyền thông, chiến lược truyền thông trên kênh truyền thông trước đây

– Dựa trên chỉ số Conversion rate trong quá khứ và của đối thủ cạnh tranh

– Dựa trên ngân sách chi của đối thủ cạnh tranh

kế hoạch truyền thông

6. Bước 6: Cân đối media mix

Media mix là truyền thông hỗn hợp, giúp bám sát vào hành trình của khách hàng. Media mix sẽ chạy bài bản trên các kênh truyền thông, xác định kênh nào lên trước, kênh nào lên sau.

Từ khóa:

• Bản kế hoạch truyền thông mẫu
• File kế hoạch truyền thông
• Lập kế hoạch truyền thông cho sản phẩm
• Xây dựng kế hoạch truyền thông cho trường đại học

Nội dung liên quan:

• Retail Census – Công cụ hữu ích để thiết lập Hệ thống phân phối
• Xu hướng thương hiệu Thế kỉ 21 trong một thị trường đã bão hòa
• Media-Mix KPI: Đặt mục tiêu cho các Kênh truyền thông