Đây là sai lầm dịch vụ khách hàng tồi tệ nhất mà bạn có thể mắc phải

Dịch vụ khách hàng là một trong những yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công và uy tín của một doanh nghiệp. Một sai lầm trong dịch vụ khách hàng có thể khiến doanh nghiệp bạn tổn thất lớn về cả khách hàng lẫn danh tiếng. Dưới đây là những sai lầm dịch vụ khách hàng tồi tệ nhất mà bạn cần tránh:

**1. Không Lắng Nghe Khách Hàng**

Bỏ qua ý kiến và phản hồi từ khách hàng là một trong những sai lầm tai hại nhất. Việc lắng nghe và giải quyết nhanh chóng các vấn đề của khách hàng không chỉ giúp cải thiện dịch vụ mà còn thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của bạn đối với họ.

**2. Phản ứng Chậm Trễ**

Thời gian phản ứng quá lâu đối với các yêu cầu hỗ trợ hay khiếu nại từ khách hàng sẽ tạo ra sự bất mãn và cảm giác không được quan tâm đúng mức. Điều này có thể dẫn đến mất khách hàng và xấu đi hình ảnh doanh nghiệp.

**3. Thiếu Tôn Trọng và Lịch Sự**

Thái độ không lịch sự, thiếu kiên nhẫn hoặc có lời lẽ tệ nhạc với khách hàng là một sai sót không thể chấp nhận được trong dịch vụ khách hàng.

**4. Không Hỗ Trợ Đa Kênh**

Khách hàng ngày nay muốn được hỗ trợ qua nhiều kênh khác nhau: điện thoại, email, chat trực tuyến, mạng xã hội… Không cung cấp đủ các kênh hỗ trợ làm giảm sự thoải mái và tiện ích cho khách hàng.

**5. Không đào tạo nhân viên cách xử lý khiếu nại**

Nhân viên không được đào tạo đúng cách để xử lý khiếu nại khách hàng sẽ khiến tình huống trở nên tồi tệ hơn. Một khiếu nại không được giải quyết tốt có thể lan tỏa nhanh chóng và ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp bạn.

**6. Đổ Lỗi cho Khách Hàng**

Việc đổ lỗi ngược lại cho khách hàng khi có vấn đề xảy ra không những không giải quyết được vấn đề mà còn khiến cho khách hàng cảm thấy bực bội và không được trân trọng.

**7. Thiếu Nhất Quán**

Dịch vụ khách hàng thiếu nhất quán, lúc cao lúc thấp, khiến cho khách hàng không biết được điều gì mong đợi từ doanh nghiệp của bạn.

**8. Không Chịu Trách Nhiệm**

Khi một sai sót xảy ra, việc từ chối chịu trách nhiệm và không cung cấp giải pháp là một trong những lỗi tồi tệ nhất. Khách hàng cần cảm nhận được rằng doanh nghiệp của bạn sẵn sàng đứng ra giải quyết sự cố.

Tất cả chúng ta đều đã trải qua dịch vụ khách hàng thực sự tồi tệ vào một thời điểm nào đó trong đời. Cho dù đó là việc không giải quyết được vấn đề theo ý muốn của chúng tôi (“xin lỗi, không hoàn lại tiền!”), Hay phải chờ đợi liên tục, hoặc dịch vụ khách hàng thuê ngoài thực sự không có kết nối có ý nghĩa với thương hiệu mà chúng tôi đã tương tác, chúng tôi sẽ rất thất vọng.

Tuy nhiên, có lẽ chúng ta nên xem xét, thậm chí có thể thừa nhận, dịch vụ khách hàng, với tư cách là một ngành, đã được cải thiện trong những năm qua do công nghệ, hệ thống CRM và có lẽ quan trọng nhất là phương tiện truyền thông xã hội.

Hậu quả của trải nghiệm dịch vụ khách hàng kém đã chuyển từ cuộc trò chuyện điện thoại riêng tư trực tiếp sang một trò chơi khán giả trong đó bất kỳ ai cũng có thể chia sẻ trải nghiệm tồi tệ, để lại đánh giá hoặc ném bóng râm vào một công ty vì đã không “xử lý” tốt một vấn đề. Chi phí của một trải nghiệm dịch vụ khách hàng tồi , tính bằng đô la thực, có thể vượt ra khỏi phạm vi hợp lý rất rất nhanh chóng. Các công ty có được điều này và họ đã làm rất tốt trong việc phát triển và đầu tư để giải quyết sự thay đổi mô hình mới này.

Trải nghiệm khách hàng thất vọng và không tốt nhất là khi một công ty từ chối xác nhận bạn đã bắt đầu liên hệ. Cho dù đó là một cuộc điện thoại đến dịch vụ khách hàng đổ chuông vô thời hạn và không bao giờ được trả lời, một email không được trả lời, một phiên trò chuyện mà vẫn không hoạt động một cách ngu ngốc, bất kể kênh liên lạc nào, không có câu trả lời nào là hành động tồi tệ nhất (hoặc không hành động) mà một công ty có thể cung cấp.

Đúng là, các công ty lớn hơn được trang bị tốt hơn nhiều để tránh viễn cảnh này và hầu hết đều làm tốt công việc của mình. Tuy nhiên, các công ty nhỏ hơn không có đầy đủ cơ sở hạ tầng, công nghệ, nhân viên hoặc ưu tiên có thể và để quá nhiều thông tin liên lạc không được trả lời. và tôi đã chọn một trong những công ty dẫn đầu sẽ gửi yêu cầu của bạn đến nhiều nhà cung cấp. Không có hại, không có hôi. Tôi đã tìm hiểu cách thức hoạt động của mô hình này. Không chỉ không có nhà cung cấp nào trong số ba nhà cung cấp trả lời câu hỏi của tôi mà còn cả công ty thế hệ khách hàng tiềm năng mà tôi sử dụng cũng không theo dõi để đảm bảo tôi có trải nghiệm tốt. Điều đó không phản ánh rõ ràng đối với bốn công ty riêng biệt, không có ai trong số họ mà tôi sẽ xem xét kinh doanh, bao giờ. không phải một, mà là ba cách khác nhau:

1. Khách hàng hiện tại mong đợi được đáp ứng kịp thời vì họ đã trả tiền cho một kết quả mong đợi;
2. Hầu hết các khách hàng đang cố gắng giao dịch, nếu câu hỏi hoặc thắc mắc không được giải quyết trong hành trình của khách hàng, họ sẽ đến nơi khác;
3. Khách hàng tiềm năng , vàng hàng đầu, thực hiện một cuộc điều tra ở giai đoạn đầu, nếu bị bỏ qua, họ cũng sẽ đi đến nơi khác.

Và sau đó là hệ số hiệu quả t: khách hàng tiềm năng bị hắt hủi tốt nhất sẽ giữ im lặng và không bao giờ tham gia với bạn nữa, và tệ hơn, chia sẻ câu chuyện về sự coi thường của họ với người khác . Và trên phương tiện truyền thông xã hội, sự khinh thường đó có thể lan truyền với tốc độ chóng mặt. mọi câu hỏi hoặc vấn đề, trên mọi kênh, mọi thời gian. Đơn thuốc này — bất kể chi tiết cụ thể của vấn đề — sẽ luôn được tiếp nhận tốt hơn là không có câu trả lời nào cả .

Không có lý do gì để không trả lời cả ngoại trừ sự thờ ơ từ phía quản lý.

Các công cụ, công nghệ, thậm chí cả hệ thống thủ công để quản lý quá trình này rất phong phú và có thể tiếp cận với bất kỳ công ty nào thuộc bất kỳ quy mô nào. Thực sự không có lý do gì để không trả lời ngoài sự thờ ơ trên một phần của quản lý. Và điều đó không phù hợp với hầu hết các đại lý dịch vụ khách hàng. Công việc của họ là đủ khó đến mức nực cười, nếu không có sự nổi giận trước khi tiếp xúc với một số khía cạnh trước đó, “bạn không quan trọng, chúng tôi sẽ bỏ qua bạn” như một người bắt đầu cuộc trò chuyện.

Thuyết phục và Chuyển đổi hoạt động với các thương hiệu lớn về mọi khía cạnh của trải nghiệm khách hàng và tiếp thị kỹ thuật số. Nếu tỷ lệ phản hồi kỹ thuật số của bạn thấp hơn mức xuất sắc, hãy sửa nó. Sửa chữa nó ngay bây giờ. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ, hãy để lại cho chúng tôi một ghi chú. Chúng tôi sẽ trả lời.

**Kết luận**

Mỗi một tương tác với khách hàng đều có thể là cơ hội để xây dựng mối quan hệ lâu dài hoặc là thời điểm mất đi một khách hàng. Việc đầu tư vào chất lượng dịch vụ khách hàng, đào tạo nhân viên kỹ lưỡng và xây dựng chiến lược hỗ trợ khách hàng đa kênh, nhất quán là những bước quan trọng giúp bạn tránh mắc phải những sai lầm có thể gây hậu quả tồi tệ cho doanh nghiệp.