Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng Email hosting riêng?

Thường nói đến doanh nghiệp là nói đến email có trả phí. Các hình thức email miễn phí như Gmail chỉ dành cho cá nhân. Và nói đến email doanh nghiệp thì giải pháp đi kèm thường là Email Hosting – hệ thống lưu trữ email. Còn nói đến Email Hosting là để trả lời cho câu hỏi: bạn quản lý thông tin liên lạc kinh doanh và nội bộ của doanh nghiệp bằng cách nào? Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách hoạt động của dịch vụ lưu trữ email và khám phá những gì nó có thể làm cho doanh nghiệp của bạn.

Tìm hiểu email hosting là gì?

Email hosting là gì? Bất cứ khi nào bạn gửi và nhận email đến một doanh nghiệp. Có thể bạn sẽ tìm thấy một địa chỉ email được cá nhân hóa. Để có được địa chỉ email được hiển thị như : you@yourdomainname.com. Bạn phải có một dịch vụ cung cấp email hosting.

Bằng cách sử dụng dịch vụ email hosting. Bạn có thể có một hệ thống gửi thư chuyên nghiệp bao gồm thương hiệu doanh nghiệp. Email có chứa tên doanh nghiệp trong địa chỉ sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng giá. Và hợp pháp hóa công ty đối với người nhận.

1. Lợi ích của Email Hosting là gì?

• Một số các tính năng nổi bật nhất của Email Hosting là tập hợp nhiều tính năng đi kèm với lưu trữ. Bao gồm: Số lượng gửi ra lớn, dung lượng Email lớn, Email gửi ra được gửi ngay tới inbox của các email server khác như Google, Webmail, Yahoo,Outlook… Máy chủ hỗ trợ các bản ghi SPF/DKIM, chống viruts và Spam, không giới hạn băng thông sử dụng…
• Sử dụng email kinh doanh cũng mang tính chuyên nghiệp hơn, khi chuyển đổi thông tin nội bộ cho nhân viên. Và bên ngoài cho khách hàng và các bên liên quan. Nó tạo ra một cảm giác tin tưởng mà thường không tìm thấy từ tên địa chỉ email ngẫu nhiên. Sự liên kết trực tiếp giữa nội dung email và công ty của bạn tạo ra một tổ chức chuyên nghiệp. Giúp tăng cường khả năng người nhận mở và tham gia vào nội dung email.
• Ngoài ra còn có một loạt các lợi ích cho một đại lý email hosting. Trong đó, bạn có thể sử dụng biểu trưng của riêng bạn trên tài khoản email. Bạn có thể mở rộng thương hiệu của địa chỉ email. Và tăng cường cách thức chuyển tải cho doanh nghiệp của bạn.

2. Tại sao sử dụng Email Hosting?

• Có một hệ thống email hosting chuyên dụng mang xu hướng cung cấp các tùy chọn lưu trữ lớn hơn cho truyền thông trong kinh doanh. Nó cũng mang một định dạng tối ưu cho một loạt các thiết bị. Bao gồm cả thiết bị điện thoại thông minh.
• Email hosting cũng hỗ trợ email lớn hơn. Bao gồm tệp đính kèm lớn và số lượng trao đổi email cao hơn.
• Mức độ bảo vệ cao hơn có thể được nhìn thấy thông qua các máy chủ email. Không chỉ trong điều khoản về phòng chống hacker. Mà còn sao lưu các hệ thống để bảo vệ email trong trường hợp tai nạn máy chủ.

Làm sao để thành công với email hosting?

Nhu cầu đăng ký email doanh nghiệp đang tạo đà gia tăng mạnh mẽ cho các công ty cung cấp dịch vụ này. Đây vừa là thuận lợi vừa là nguy cơ. Tại sao lại nói vậy? Bởi vì khi đứng trước nhiều lựa chọn hấp dẫn, bạn sẽ dễ dàng chấp nhận sử dụng dịch vụ giá rẻ nhưng kém chất lượng. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin và chậm trễ trong việc khắc phục sự cố. Do đó, khâu lựa chọn nhà cung cấp uy tín là điều quan trọng nhất.

1. Chọn nhà cung cấp uy tín

Không ai có thể giải quyết công việc tốt hơn các chuyên gia trong lĩnh vực đó. Nếu đủ khả năng tài chính, bạn hãy chọn các công ty chuyên nghiệp, uy tín. Họ thường cam kết các tính năng sau:

• Hỗ trợ 24/7.
• Hạn chế tối tình trạng spam box, Blacklist IP.
• Tỉ lệ email hợp lệ vào inbox lên đến 99%.
• Bảo mật tối đa nhờ sử dụng hệ thống mail server chuyên dụng.
• Cung cấp giao diện quản lý trực quan, dễ sử dụng.
• Tương thích với nhiều thiết bị (PC, Mobile, Laptop).
• Tương thích cao với các dịch vụ email Google, Webmail, Yahoo, Outlook…
• Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng.

Email miễn phí của Google, Yahoo và các nhà cung cấp lớn khác không đáp ứng các điều này cho khách hàng.

2. Đặt tên email đúng cách

Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa

Email hosting cho phép bạn dùng mail tên miền riêng. Với những doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể giữ nguyên tên công ty ở đuôi, ví dụ (@muanhanh.com, @aothun.vn…). Với những tên dài, bạn có thể viết tắt để tên email ngắn gọn hơn (ví dụ công ty Công nghệ Việt có thể đặt đuôi email là @cnv.vn chẳng hạn). Miễn sao email nhìn vào rõ ràng, dễ hiểu, tránh gây nhầm lẫn với tên email tương tự của các công ty khác.

Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng

Điều này sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, tránh gây chồng chéo công việc giữa các phòng ban. Các cách đặt tên email phổ biến là hotrokhachhang@…, sale@…, customersupport@… Tên email của nhân viên cũng nên được đặt theo quy tắc nhất định để đảm bảo sự thống nhất và hạn chế trùng lặp (ví dụ Hàn Mạnh Cường làm ở phòng sale của VinaHost có thể đặt tên là cuonghm.sale@vinahost.vn).

Đặt tên hệ thống website, blog, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác theo cấu trúc thống nhất

Tính thống nhất là đặc trưng quan trọng nhất trong việc xây dựng thương hiệu cá nhân/doanh nghiệp. Website abc.vn có thể lấy email công ty là @abc.vn, đồng thời facebook fanpage hay youtube channel cũng nên đặt theo cấu trúc như vậy: , .

Tránh gây nhầm lẫn với công ty khác

Nếu khách hàng đã có trải nghiệm xấu về một công ty có email tương tự dễ nhầm với email công ty bạn, khả năng cao là họ sẽ không mở email hoặc tệ hơn là cho chúng vào hộp spam. Mặc dù điều này không quá phổ biến, nhưng việc tìm hiểu kĩ lưỡng sẽ giúp truyền tải thông tin qua dịch vụ email doanh nghiệp hiệu quả hơn. Và hãy nhớ nên tránh xa những cụm từ được đăng kí bản quyền.

Tránh đặt tên nhạy cảm

Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế điều này đã xảy ra. Ví dụ @buoingon.vn (công ty bán bưởi), @hunghonghoang.com (doanh nghiệp có tên Hưng Hồng Hoàng). Một cái tên như vậy không chỉ dễ gây hiểu lầm, khó hiểu, khó nhớ mà còn vô tình tạo “vết đen” cho thương hiệu của bạn. Lưu ý cuối cùng là phải chọn các đuôi tên phù hợp, .com, .net hay .vn bạn nhé!

3. Chú trọng bảo mật hệ thống

Mỗi ngày, dịch vụ email thế giới gửi đi khoảng 205 tỷ email, hầu hết không mang ý nghĩa quan trọng và chỉ nhằm mục đích tiếp thị. Tuy nhiên, cũng có đến hàng tỷ email trong số đó chứa những thông tin nhạy cảm.

Trên thực tế, một nghiên cứu đã chỉ ra rằng những người bình thường (không có kiến thức về kỹ thuật) có thể hack email của nhau trong vòng 15 phút chỉ với một hướng dẫn online. Nạn nhân của loại hình tấn công này thường là các doanh nghiệp, người giàu đó, các chính trị gia. Người dùng bình thường ít có nguy cơ trở thành mục tiêu của hacker. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chịu những ảnh hưởng nhất định như:

• Bị đánh cắp và mất dữ liệu.
• Thông tin và dữ liệu cá nhân bị rao bán hoặc đăng tải công khai.
• Hacker dùng email của bạn để lừa đảo người khác.

Sử dụng email theo hệ thống (dịch vụ email marketing/email hosting/email relay) sẽ giúp công tác kiểm tra và quản lý thuận lợi hơn. Tuy nhiên điều này đặt ra các lo ngại về vấn đề bảo mật. Bởi vì một khi xảy ra sự cố thì mức độ ảnh hưởng sẽ lan tỏa ở phạm vi hệ thống, chứ không còn nằm ở cá nhân nữa. Do đó, nếu đủ khả năng tài chính, các doanh nghiệp thường dùng dịch vụ mail của các công ty uy tín như đã nói ở phần trên.

4. Phổ biến các quy định rõ ràng

Khi dùng mail tên miền riêng nghĩa là bạn đang đại diện cho tập thể/tổ chức chứ không đơn thuần ở vai trò cá nhân nữa. Vì vậy, đội ngũ lãnh đạo cần phổ biến nội quy cho nhân viên khi sử dụng email công ty.

• Các nhóm, phòng ban nên sử dụng địa chỉ email riêng, tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
• Chỉ sử dụng mail công ty cho công việc. Bất kì nội dung cá nhân không tốt nào được truyền tải bằng địa chỉ email công ty đều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
• Nên xóa tài khoản email của các nhân viên đã nghỉ làm, tránh những trường hợp không hay xảy ra.

5. Tận dụng những phần mềm miễn phí

Nếu không đủ khả năng về nhân lực và tài chính, bạn có thể sử dụng các công cụ tạo mail doanh nghiệp miễn phí. Trước đây, Google và Microsoft có cung cấp email tên miền riêng miễn phí, nhưng hiện tại thì nó đã bị “khai tử”. Đây thật sự là một điều đáng tiếc, vì hầu hết người dùng đều quen thuộc với giao diện và các tính năng của Gmail!

Tuy nhiên, may mắn là các phần mềm tạo email với tên miền riêng miễn phí khác như Zoho, Yandex, Hotmail… đã giúp giải quyết điều này. Họ cung cấp các gói dịch vụ miễn phí và trả phí. Nếu không cần nhiều dung lượng và tài khoản email, thì gói miễn phí có thể đáp ứng được được nhu cầu của bạn.

Có một sự thật là, không có hệ thống nào bảo mật 100%, email cũng vậy. Chỉ khi sử dụng dịch vụ email server riêng, bạn mới có thể đánh giá được mức độ an toàn của hệ thống email mình đang dùng. Hầu hết người dùng trên thế giới đang dùng các dịch vụ mail có sẵn như Gmail, Yahoo!, Hotmail,…

Với hệ thống người dùng và dữ liệu khổng lồ, các dịch vụ miễn phí này luôn nằm trong tầm ngắm của tin tặc. Để giảm thiểu tối nguy cơ bị hack, Google đã đào tạo đội ngũ hàng trăm chuyên gia chỉ riêng cho mảng bảo mật dịch vụ email Google. Do đó, hãy cân nhắc kỹ nếu bạn đang có ý định dùng email tên miền riêng miễn phí.

Đi tìm điểm khác biệt giữa email server và email hosting?

Người ta vẫn thường nói tới tầm quan trọng của email tên miền riêng trong việc tạo nên hình ảnh một công ty chuyên nghiệp đồng thời hình thành một hệ thống quản lý tập trung dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp cũng như giữa doanh nghiệp với các đối tác bên ngoài. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều không hiểu rõ sự khác biệt giữa email server và email hosting, dẫn đến việc băn khoăn không biết sử dụng dịch vụ nào cho phù hợp?

1. Email server

Email server (máy chủ thư điện tử) là một loại máy dùng để gửi và nhận thư. Đây là giải pháp email có tốc độ ổn định, liên tục và khả năng bảo mật cao mà các doanh nghiệp sử dụng để quản lý và truyền thông nội bộ.

Khi lựa chọn email server là doanh nghiệp cần phải đầu tư một hệ thống máy chủ đạt tiêu chuẩn. Và vì hoạt động trên một máy chủ chuyên biệt, nên Email server có thể đảm nhiệm các chức năng như:

• Gửi và nhận mail trong nội bộ doanh nghiệp.
• Quản lý toàn bô các tài khoản mail trong hệ thống.
• Nhận mail từ email server của sender và phân phối cho các tài khoản trong hệ thống.
• Email server cho phép người dùng duyệt mail trên webmail hoặc outlook.

2. Email hosting

Đây là một dịch vụ thư điện tử được cung cấp trên một hệ thống máy chủ chuyên biệt. Khi lựa chọn email hosting, doanh nghiệp không cần thiết phải đầu tư một hệ thống máy chủ mạnh nhưng vẫn đảm bảo hệ thống mail hoạt động ổn định và hiệu quả. Sử dụng email hosting giúp việc gửi nhận thư diễn ra mọi lúc mọi nơi đồng thời đảm bảo các tư gửi đi luôn vào inbox.

3. Nên sử dụng email server hay email hosting?

Thông qua những thông tin trên, ta thấy email server thừa hưởng hầu như toàn bộ các tính năng của email hosting. Không những vậy, do sử dụng một máy chủ riêng biệt nên email server có tính bảo mật cao hơn đồng thời được bổ sung thêm tính năng ngăn chặn virus và spam rất tốt.

Ngoài ra, với email server, người dùng có thể duyêt mail ngay trên webmail hoặc thông qua các chương trình đượcc cài đặt sẵn trong máy tính.

5 lí do thuyết phục doanh nghiệp nên sử dụng email hosting

Xây dựng thương hiệu chỉ là một lợi thế của email doanh nghiệp. Còn rất nhiều ưu điểm khác của loại hình này mà chúng ta sẽ cùng khám phá sau đây.

1. Sự chuyên nghiệp và tin cậy

Lợi ích đấu tiên mà doanh nghiệp có được khi sở hữu một hòm mail riêng là tính chuyên nghiệp trong vận hành, trong giao tiếp nội bộ, giao tiếp với đối tác và khách hàng. Khi nhận được 1 email dạng như là sales@abc.com thay vì sales.abc@gmail.com, chắc chắn khách hàng sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp của công ty bạn cao hơn.

2. Tính quản lý và bảo mật cao

Sử dụng 1 tài khoản gmail thông thường thì gmail đó cũng chỉ có các chức năng của 1 mail cá nhân thông thường. Tức là sẽ thiếu đi các khả năng quản lý như phân quyền, chỉnh sửa, mở hay khóa tài khoản của 1 người. Kéo theo đó là mất kiểm soát luồng công việc trên mail và nguy cơ bảo mật khi những thông tin của công ty vẫn có thể truy cập được từ bên ngoài.

Điều đó có nghĩa là, một ai đó vì một lý do nào đó rất có thể sẽ truy cập, công bố, làm rò rỉ những thông tin “nhạy cảm” hoặc tệ hơn sử dụng vào mục đích xấu trên danh nghĩa công ty chẳng hạn. Thiệt hại là không thể kiểm soát được.

Với mail hosting, khi bạn đăng nhập vào tài khoản webmail của mình, quyền truy cập của bạn (POP hoặc IMAP) và tất cả dữ liệu do máy chủ gửi và nhận được mã hóa cho đến khi bạn đăng xuất. Điều này đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm sẽ không bị rò rỉ và bị xâm phạm.

3. Không gian lưu trữ

Tùy vào dung lượng bộ nhớ bạn bạn lựa chọn, bạn sẽ nhận được hộp thư có dung lượng lưu trữ bằng megabyte hoặc gigabyte.

Ngay cả với dung lượng lưu trữ megabyte, cũng đủ để bạn lưu trữ hàng nghìn email trở lên. Hãy đảm bảo bạn xây dựng một phương án email hosting linh hoạt khi cần nâng cấp thêm dung lượng.

4. Chi phí

Việc sử dụng một dịch vụ email hosting chắc chắn sẽ hiệu quả hơn về chi phí nhờ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và tài nguyên hơn là mua cơ sở hạ tầng email và thuê thêm nhân viên IT để duy trì nó. Trong khi đó, đối với các hệ thống do doanh nghiệp tự thiết lập việc mở rộng thường rất phức tạp để thực hiện và không có tính sẵn sàng cao. Vậy nên, việc của bạn nên là tập trung vào các công việc quan trọng còn việc bảo trì và hỗ trợ liên tục hệ thống hãy để người khác lo.

5. Virus và spam

Một giải pháp email hosting đáng tin cậy sẽ ngăn chặn những email có chứa virus trước khi nó kịp xâm nhập vào hệ thống mail của bạn. Hãy tìm đến những đơn vi cung cấp dịch vụ có trang bị các trình quét vi rút tiên tiến để bảo vệ email doanh nghiệp chống lại vi-rút và kiểm duyệt các spam mail trước khi vào hộp thư đến.

6. Xây dựng chiến lược marketing, bán hàng hiệu quả

Nếu trong chiến lược kinh doanh của bạn có bao gồm việc tiếp thị tên tuổi và hình ảnh tới càng nhiều khách hàng càng tốt, càng thường xuyên càng tốt với các công cụ email marketing thì chắc chắn không thể thiếu được một địa chỉ mail công ty chuyên nghiệp. Và so với những hình thức tiếp thị, bán hàng hiện nay thì kênh email vẫn thể hiện là có hiệu qur lâu dài, ít chi phí và đúng đối tượng mục tiêu.

Liên hệ với SEMTEK để tháo nút thắt cho website của bạn bằng giải pháp về Marketing!

SEMTEK Co,.LTD

🏡 Địa chỉ: 2N Cư Xá Phú Lâm D, Phường 10, Quận 6, TP.HCM
📧 Email: info@semtek.com.vn
☎️ Hotline: (+84)098.300.9285

Các tìm kiếm liên quan đến email hosting

• email hosting là gì
• email hosting vnpt
• dịch vụ email hosting
• email hosting và email server
• sử dụng email hosting
• host mail server
• host mail free
• email pro 5

Nội dung liên quan:

• Cách để gia tăng doanh số với chatbot bán hàng là gì?
• Golang for Business – Ngôn ngữ dành cho doanh nghiệp thông minh
• Cách sử dụng bản ghi âm để tăng sức mạnh cho doanh nghiệp và triển vọng của bạn