Làm thế nào để có được nội dung tốt hơn bằng cách ghi lại quá trình tạo nội dung của bạn

Khi chúng ta nói về việc tạo nội dung, chúng ta có xu hướng nói rất nhiều về sự sáng tạo. Giống như, chỉ vì các nhà văn là những nhà tư tưởng có đầu óc đúng đắn hoặc được coi là “loại hình sáng tạo”, tất cả nội dung được tạo ra sẽ có nhãn hiệu và hoạt động theo tiêu chuẩn của chúng tôi một cách kỳ diệu.

Ngoại trừ chỉ có một vấn đề: khi không có hướng dẫn được cung cấp và quá trình tạo nội dung không được ghi lại, bạn thực sự chỉ hy vọng mọi người hiểu nên đi theo hướng nào. Điều gì thực sự xảy ra? Dù đúng hay sai, mọi người sẽ chỉ đi theo hướng mà họ nghĩ họ nên đi.

Để tránh cái bẫy sáng tạo nội dung phổ biến này, tất cả những gì bạn phải làm là ghi lại quá trình tạo nội dung của mình một cách tốt hơn. và chúng tôi có một số mẹo về cách bạn có thể thực hiện điều đó.

1. Làm cho quy trình rõ ràng, đơn giản và dễ tiếp cận

Hãy xem quy trình tạo nội dung của bạn. Bạn có thể giải thích nó chỉ trong một vài bước, hay nó yêu cầu lưu đồ phức tạp và ma trận RACI dài? Thật không may, nếu bạn không thể giải thích cho nhóm các nhà văn hoặc cộng tác viên nội dung của mình cách dễ dàng tham gia vào các quy trình của bạn, họ sẽ không thực hiện.

Thay vì yêu cầu người khác tuân theo hệ thống phức tạp không cần thiết, hãy xem quy trình của bạn và xem bạn có thể làm gì để đơn giản hóa hoặc làm rõ các bước. Đây không phải lúc nào cũng là nhiệm vụ nội dung dễ dàng nhất hoặc thú vị nhất để giải quyết, nhưng đó là nhiệm vụ chỉ mang lại lợi ích cho mọi người về lâu dài.

Sau khi bạn làm rõ quy trình của mình, hãy đảm bảo hướng dẫn được viết tốt, thân thiện với người đọc có sẵn ở một nơi dễ tiếp cận. Chúng tôi rất hâm mộ Google Tài liệu, nhưng bạn cũng nên có sẵn liên kết trong hệ thống quản lý dự án, tài liệu khởi động và bản tóm tắt sáng tạo của mình. Về cơ bản, hãy chia sẻ nó ở mọi nơi mà bất cứ ai có thể cần đến nó.

2. Xác định các Chỉ số Thành công Doanh nghiệp của Bạn và Mục tiêu Nội dung

Tạo nội dung nhằm mục đích tạo ra nội dung không bao giờ là một ý tưởng hay. Bạn sẽ chỉ nhận được một núi nội dung kém hiệu quả và đắt tiền.

Thay vào đó, hãy trình bày rõ ràng những mục tiêu kinh doanh bạn đang cố gắng đạt được và cách các mục tiêu nội dung gắn kết với chúng . Ngay cả khi chỉ cần một biểu đồ siêu đơn giản về các chỉ số thành công trong kinh doanh và mục tiêu nội dung cũng có thể giúp mọi người biết lý do tại sao họ đang tạo nội dung ngay từ đầu.

Và chỉ cần nhớ: trình bày rõ ràng những gì bạn muốn đạt được với nỗ lực nội dung của mình không có nghĩa là nội dung của bạn vẫn không thể dựa trên Youtility , như đã thấy trong các ví dụ trên.

3. Sử dụng Lịch biên tập

Mặc dù bạn có thể không muốn phát hành lịch có nội dung phức tạp, đầy chi tiết của mình (mà chúng tôi tình cờ có một bài đăng blog hữu ích và mẫu miễn phí), bạn vẫn có thể cung cấp cho mọi người ý tưởng về nội dung bạn đang tìm kiếm với lịch biên tập.

Lịch biên tập thường được các tạp chí sử dụng nhất để cung cấp cho 50, 000 – xem trực tiếp các chủ đề sắp tới và các chủ đề sẽ được đề cập. Forbes có một ví dụ tuyệt vời với lịch biên tập kỹ thuật số 2021 của họ.

Bằng cách xác định rõ ràng các cơ hội sắp tới và gắn chúng vào những ngày cụ thể, bạn sẽ nhận được nhiều ý tưởng và nội dung tốt hơn vì mọi người sẽ có thể chọn những phần nội dung mà họ thực sự muốn viết. Điều này cũng giúp giảm bớt một số gánh nặng trong việc chỉ định nội dung.

4. Ghi lại Nguyên tắc thương hiệu của bạn

Bạn có thể thấy một mẫu ở đây. Làm cho các tài nguyên về việc tạo nội dung của tổ chức bạn có thể truy cập được (và dễ hiểu!) Giúp quá trình này suôn sẻ hơn cho mọi người.

Tại sao? Bởi vì một số người đã quyết định rằng dấu phẩy Oxford là ngọn đồi mà họ muốn chết. Hoặc có thể phong cách viết của ai đó hay thay đổi và ngẫu hứng khi thương hiệu của bạn là trực tiếp và trọng tâm. Nguyên tắc thương hiệu biến sở thích và phong cách cá nhân thành điểm tranh luận một cách kỳ diệu, bởi vì mọi người hiện có một bộ nguyên tắc rõ ràng để tuân theo nếu họ muốn đóng góp.

Cuối cùng, các nguyên tắc thương hiệu là về việc bảo vệ thương hiệu của bạn và đảm bảo nội dung đáp ứng chất lượng và phong cách cụ thể mà bạn cần. Chỉ cần đảm bảo làm cho chúng rõ ràng và dễ hiểu.

5. Xác định các lĩnh vực trọng tâm của nội dung

Thay vì cho phép người sáng tạo nội dung viết về bất cứ điều gì họ muốn, bất cứ khi nào họ muốn, hãy cho họ một vài ràng buộc bằng cách cung cấp cho họ các lĩnh vực trọng tâm nội dung của bạn .

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách xác định các trụ cột nội dung chính (hay còn gọi là danh mục nội dung) mà bạn muốn đề cập và sau đó giải thích chính xác cách các trụ cột đó trở nên sống động đối với thương hiệu hoặc tổ chức của bạn .

Ví dụ: giả sử bạn là sinh viên cao đẳng kỹ thuật tại một trường đại học lớn của bang. Trụ cột nội dung của bạn có thể trông giống như sau:

Các trụ cột này phải có đủ chi tiết để cho mọi người hiểu rõ về chủ đề bạn sẽ đề cập và cách thức thực hiện, nhưng không được định nghĩa hẹp đến mức người viết không thể hình dung xung quanh các lĩnh vực trọng tâm.

6. Viết rõ ràng những lời từ chối hoặc phản đối của bạn

Đã đến lúc mở rộng vốn từ vựng của chúng ta. Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi không sử dụng từ điển. Thay vào đó, hãy nói về việc sử dụng một từ duy nhất thường bị bỏ sót trong quá trình nội dung: Không.

Mẹo hay nhất? Lời từ chối của bạn không cần phải viết là “không”. Nó có thể được diễn đạt theo nhiều cách dễ hiểu hơn, đặc biệt là ở dạng viết:
“Lịch của chúng ta đã đầy tháng, nhưng chúng ta hãy liên lạc lại với cơ sở sau vài tuần nữa . ”

“ Phân tích của chúng tôi cho thấy loại nội dung này hoạt động tốt hơn khi . Bạn có thể sửa đổi bản nháp của mình để đưa vào phương pháp đó không? ”
“ Nội dung này không phù hợp với mục tiêu nội dung hiện tại của chúng tôi. Hãy suy nghĩ về điều gì đó hỗ trợ tốt hơn cho kế hoạch nội dung đã thiết lập của chúng tôi. ”
Có thể khó từ chối, đặc biệt là khi nội dung đôi khi có vẻ chủ quan, nhưng hãy đưa ra phản hồi cụ thể điều đó củng cố các phương pháp hay nhất và giúp bạn trở thành người gác cổng hiệu quả để kiểm soát nội dung. Và cũng ghi lại phản hồi đó.

7. Khen ngợi công khai thành công

Điều quan trọng là phải ăn mừng thành công của nhóm bạn — và thực hiện điều đó một cách công khai. Khi mọi người thấy công việc tuyệt vời được khen thưởng, họ sẽ có động lực hơn để làm theo. Thêm vào đó, nó cung cấp cho họ ý tưởng về nội dung trên thương hiệu và nội dung đúng mục tiêu thực sự trông như thế nào.

Nhưng đừng dừng lại ở một cái vỗ nhẹ đơn giản. Hãy dành thời gian để chia sẻ một số thông tin chi tiết về những gì bạn tin rằng đã khiến phần nội dung đó trở nên vượt trội hơn. Điều này biến khoảnh khắc này thành cơ hội học hỏi cho toàn bộ nhóm và củng cố các phương pháp hay nhất.

Bạn có thể sử dụng email hoặc cuộc họp toàn công ty để gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất các bài đăng blog phổ biến trong tháng hoặc chia sẻ nó trên phương tiện truyền thông xã hội và gắn thẻ người sáng tạo. Dù bằng cách nào, hãy luôn cung cấp tín dụng khi tín dụng đến hạn. Đó là một phương pháp hay nhất không bao giờ lỗi thời.

Một hệ thống tạo nội dung mạnh mẽ có thể dễ dàng hoạt động. Có rất nhiều mảnh ghép phải kết hợp với nhau, và tất cả chúng đều liên tục chuyển động. Nhưng có rất nhiều điều bạn có thể làm để đưa đội của mình trở lại từ rìa của tình trạng hỗn loạn. Cho dù bạn áp dụng một trong những mẹo tài liệu này hay tất cả chúng, bạn đang trên đường trở lại một cỗ máy được tổ chức và bôi dầu tốt.