Hệ thống ERP là gì? Nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Tiêu đề nội dung

Là một thuật ngữ thường được sử dụng trong các doanh nghiệp trong hoạt động điều hành quản lý. Nhưng chắc chắn có rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn chưa thực sự hiểu rõ về nó. Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn về hệ thống erp là gì và lý giải tại sao nên áp dụng giải pháp này cho doanh nghiệp. Hãy cùng SEMTEK tìm hiểu nhé!

Tìm hiểu hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lí, vận hành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài nguyên khác. Thay vì thực hiện các công việc một cách thủ công, hệ thống ERP là một loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệp quản lí và thực hiện các quy trình đó một cách hiệu quả và tránh sai sót hơn.

Các công việc trong một doanh nghiệp có thể được tự động hóa bởi ERP bao gồm: Hệ thống ERP là gì? Hỗ trợ mua bán hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, các dự án đang khởi tạo và theo dõi. các quy trình giải quyết công việc giữa các phòng ban trong công ty…

Các chức năng của hệ thống ERP là gì?

Trong nhiều doanh nghiệp trước đây, mỗi phòng ban hay một bộ phận lại có cách quản lí dữ liệu khác nhau, không thống nhất. Cách này có thể hiệu quả trong nội bộ, nhưng khi bước ra kết hợp các bô phận khác và tiến hành chuẩn hóa, nó lại mang đến nhiều khó khăn khi không thực sự thống nhất. Thứ nhất là việc kết nối các dữ liệu với nhau, đặc biệt là các khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích. Từ đó việc phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian.

Vì vậy, ERP đã ra đời như một giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp. ERP thì gom hết tất cả những dữ liệu, thông tin ngày từ đầ vào cùng một hệ thống và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau. Điều này tiện hơn rất nhiều so với trước đây khi ai cũng có thể cập nhật các tin tức chung của toàn doanh nghiệp thông qua việc truy cập hệ thống theo chức năng được phân công

Hệ thống ERP là gì? ERP là một phạm trù rất rộng, trong ERP còn có thể bao gồm nhiều phần mềm nhỏ phục vụ cho từng chức năng khác nhau. Một số chức năng chính của ERP bạn có thể tham khảo là:

Quản lí quan hệ khách hàng
Quản lí mua hàng
Quản lí bán hàng
Quản lí kho
Quản lí sản xuất,vận chuyển
Tài chính kế toán, quản lí chi phí
Quản trị nhân sự

Tại sao doanh nghiệp nên triển khai hệ thống ERP?

ERP cải thiện hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp bằng cách:

1. Tích hợp thông tin tài chính

Nếu không có một hệ thống tích hợp, từng phòng ban, chẳng hạn như tài chính, bán hàng v.v… cần phải dựa vào các hệ thống riêng biệt, mỗi hệ thống có thể sẽ có số doanh thu và chi phí khác nhau. Nhân viên ở tất cả các cấp sẽ lãng phí thời gian đối chiếu số liệu thay vì thảo luận về cách cải thiện doanh nghiệp.

2. Tích hợp các đơn hàng

Hệ thống ERP là gì? Một hệ thống ERP điều phối việc nhận đơn hàng, sản xuất, kho hàng, kế toán và phân phối. Điều này đơn giản hơn và ít bị lỗi hơn với một hệ thống hơn là một loạt các hệ thống riêng biệt cho mỗi bước trong tiến trình thực hiện đơn hàng.

3. Giúp thấu hiểu khách hàng

Hầu hết các ERP với công cụ CRM theo dõi tất cả các tương tác của khách hàng. Ghép nối các tương tác này với thông tin về đơn đặt hàng, giao hàng, trả lại hàng, yêu cầu dịch vụ v.v… giúp thấu hiểu về hành vi và nhu cầu của khách hàng.

4. Chuẩn hóa việc mua sắm

Khi thiếu một hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân tích và theo dõi mua hàng trên toàn doanh nghiệp là một thách thức. Các doanh nghiệp lớn thường thấy rằng các đơn vị kinh doanh khác nhau mua cùng một sản phẩm nhưng không nhận được lợi ích của giảm giá theo khối lượng. Các công cụ mua sắm trong ERP trang bị mua theo nhóm giúp đàm phán với nhà cung cấp bằng cách xác định các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ thường được sử dụng trong toàn doanh nghiệp.

5. Tiêu chuẩn hóa và tăng tốc sản xuất

Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty hay sát nhập và mua lại, thường thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh tạo ra các vật dụng tương tự bằng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP có thể tiêu chuẩn hóa và tự động hoá quy trình sản xuất và hỗ trợ. Tiêu chuẩn hóa này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm số lượng kiểm kê.

6. Chuẩn hóa thông tin nhân sự

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh, thiếu một cách đơn giản để giao tiếp với nhân viên về lợi ích hoặc theo dõi số giờ và chi phí của nhân viên. Hệ thống ERP, với cổng tự phục vụ, cho phép nhân viên duy trì thông tin cá nhân của riêng mình, đồng thời tạo điều kiện cho báo cáo thời gian, theo dõi chi phí, yêu cầu nghỉ, lên lịch, đào tạo v.v…

Bằng cách tích hợp thông tin, chẳng hạn như bằng cấp, chứng chỉ và kinh nghiệm công việc, vào một kho lưu trữ nhân sự, các cá nhân với các năng lực cụ thể có thể dễ dàng sắp xếp hơn cho phù hợp với các nhiệm vụ tiềm năng.

Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống ERP là gì?

1. Ưu điểm hệ thống erp là gì?

Hiện nay, trên thế giới, hệ thống ERP đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Hệ thống này có được những ưu thế mà nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp khác không thể có được. Đó chính là:

Tích hợp được tất cả các chức năng chỉ gói trọn trong một phần mềm
Hỗ trợ đưa ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn
Hạn chế tối đa các lỗi gặp phải trong quá trình nhập liệu, chuyển tiếp thông tin giữa các bộ phận
Dễ dàng truy cập dữ liệu ở bất kỳ đâu
Cung cấp cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời vào bất kỳ thời điểm nào để đưa ra các quyết định chính xác
Bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm bằng cách hợp nhất các hệ thống an ninh
Nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh
Hỗ trợ đánh giá và quản lý nhân viên hiệu quả
Hệ thống ERP là gì khiến một công ty trở nên linh hoạt hơn, dễ dàng thích nghi với mọi biến động, gắn kết tất cả các phòng ban với nhau
Tăng cường kinh doanh (nội bộ và bên ngoài)

2. Khó khăn khi triển khai hệ thống erp là gì?

Mặc dù được đánh giá cao và đang là một trong những phần mềm được ưa chuộng nhất hiện nay, song hệ thống ERP vẫn tồn tại những khó khăn đối với doanh nghiệp khi triển khai.

Ưu điểm tùy chỉnh đôi khi cũng có thể là hạn chế. Vì nếu doanh nghiệp không phân tích kỹ quy trình hoạt động của mình, đưa ra những giải pháp hợp lý thì không những không tận dụng tốt được ưu điểm này mà thậm chí có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với việc triển khai bằng các phần mềm có bản quyền không có chức năng tùy chỉnh.
Tái thiết kế quy trình kinh doanh hiện tại để phù hợp với hệ thống ERP có thể hủy hoại khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP có thể tiêu tốn chi phí nhiều hơn so với các giải pháp khác nếu doanh nghiệp không thực hiện nghiêm túc đầy đủ tất cả các bước chuẩn bị

Trong khi câu hỏi “Sử dụng hay không sử dụng hệ thống ERP?” vẫn là nỗi băn khoăn của nhiều chủ doanh nghiệp, thì nhiều doanh nghiệp khác đã mạnh dạn triển khai và thu về được nguồn doanh thu khổng lồ từ việc quản trị nguồn lực hiệu quả.

Các phần mềm hệ thống ERP hiện nay tại Việt Nam

1. Phân loại theo nhà cung cấp

Phần mềm ERP của các nhà cung cấp nước ngoài

Đối với một dự án ERP, ngoài chi phí cho bản quyền phần mềm, chi phí cho nhà tư vấn triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức cho việc triển khai ERP.Ưu điểm lớn nhất của phần mềm ERP nước ngoài thường có bề dầy kinh nghiệm và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Thêm vào đó, sản phẩm được xây dựng trên nền tảng công nghệ cao cộng với quy trình quản lý được chuẩn hóa.

Đặc biệt: trong hệ thống erp là gì, Kế toán thường là module quan trọng nhất. Module này là đầu mối trung tâm của dữ liệu, có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các báo cáo theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam. Do vậy, hệ thống của các nhà cung cấp ngoài thường không đáp ứng được yêu cầu này.

Có một thực tế rằng: rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh, nhà máy ở Việt Nam dùng chung các phần mềm nước ngoài với cả hệ thống vẫn cần những phần mềm của Việt Nam để lên các báo cái tài chính phù hợp.

Phần mềm ERP của các nhà cung cấp trong nước

CNTT phát triển, những doanh nghiệp Việt Nam hiện nay cũng đủ khả năng tự thiết kế những phần mềm ERP “thuần Việt”. Với những phần mềm này được thiết kế phù hợp với năng lực, trình độ của nhân sự Việt Nam.

Một trong những thế mạnh hiển nhiên của các phần mềm ERP trong nước là các quy trình xử lý tài chính kế toán trên phần mềm đều dễ dàng tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành cũng như cập nhật kịp thời và nhanh chóng những thay đổi liên tục của các thông tư, quyết định, hướng dẫn… của chế độ kế toán trong nước.

2. Phân loại hệ thống ERP theo chi phí đầu tư

Chi phí là 1 vấn đề không thể không nhắc tới khi triển khai dự án ERP. Một hệ thống ERP quốc tế giá sẽ cao hơn nhiều lần so với ERP nội địa tự phát triển, đi kèm đó là những lợi ích lâu dài. Việc phân loại ERP theo chi phí cũng khá rõ rệt:

Các phần mềm ERP chi phí thấp

Như ERP dưới dạng website, được các công ty đặt hàng viết theo yêu cầu, do một số team triển khai trong nước thực hiện. Tuy các dự án này có chi phí thấp, nhưng độ rủi ro cao do thiếu tính chuyên nghiệp, dễ phát sinh các chi phí ẩn, và đặc biệt là không có tính bảo mật cao.

Các phần mềm ERP chi phí tầm trung

Được thiết kế và hoàn thiên bởi các đơn vị triển khai lớn trong nước. Thông thường tính ổn định và khả năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp của loại phần mềm này sẽ khá cao, nhưng các nơi triển khai họ thường không triển khai toàn bộ các chức năng của hệ thống ERP mà thường chỉ có 1 số phân hệ như Kế toán tài chính, bán hàng, mua hàng, kho…

Các hệ thống ERP chi phí cao của nước ngoài

quy trình chuẩn và độ uy tín cao, triển khai hầu hết các phân hệ, chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh và các công ty đa quốc gia. Với loại này, tính bảo mật và khả năng tùy biến theo yêu cầu doanh nghiệp cao tuy nhiên khả năng triển khai thành công lại phụ thuộc vào đơn vị triển khai (và vô số thứ khác như chi phí, nhân sự, quy trình và tính định hướng của doanh nghiệp).

Các tìm kiếm liên quan:

hệ thống erp của vinamilk
hệ thống erp của pnj
ưu điểm hệ thống erp là gì
lợi ích của hệ thống erp
mô tả hệ thống erp
hệ thống erp kết nối với các đơn vị chức năng như thế nào
khái niệm hệ thống erp là gì
hệ thống erp của thegioididong

Nội dung liên quan:

Marketing tổng thể