Hệ thống CRM
Kế hoạch truyền thông nội bộ là một công cụ quan trọng, giúp nhà quản trị vận hành trơn tru doanh nghiệp của mình. Chính vì thế, mà hiện nay ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm, chú trọng đến hoạt động này. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin thú vị về quy trình truyền thông nội bộ. Cùng theo dõi nhé!
Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình truyền thông nội bộ?
Kế hoạch truyền thông là tập hợp, danh sách các hoạt động cung cấp, truyền đạt thông tin giữa các thành viên, các bộ phận, các cấp trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn cụ thể. Nó đóng góp một vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ là gì?
Nhân viên chia bè chia phái, thông tin từ trên đưa xuống mỗi phòng ban khác nhau, sếp giao việc nhân viên không làm… Đây là những điều không hề hiếm gặp trong doanh nghiệp. Nguyên nhân một phần là do truyền thông bên trong doanh nghiệp không “đến nơi đến chốn”. Vậy các doanh nghiệp đã nắm được truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là gì?
Truyền thông nội bộ là việc chia sẻ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp giúp cho mọi nhân viên đều nhận đúng và đủ thông tin. Điều này không chỉ hỗ trợ nhân viên hoàn thành tốt nhất công việc của mình mà còn nâng cao tinh thần tập thể và sự yêu mến đối với doanh nghiệp.
Lợi ích của quy trình truyền thông nội bộ
Gắn kết
Một tập thể gắn bó, đoàn kết là một tập thể mạnh. Truyền thông nội bộ chính là sợi dây vô hình kết nối, gắn bó các thành viên với nhau.
Thông tin rõ ràng, minh bạch
Khi được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, nhân viên sẽ xác định rõ ràng nhiệm vụ, mục tiêu của mình, từ đó tăng hiệu quả, năng suất làm việc. Ngoài ra, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ phối hợp nhịp nhàng, ăn ý với nhau.
Thu hút người tài, giữ chân người tốt
Kế hoạch truyền thông sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, được quan tâm, giúp nhân viên yêu thích môi trường làm việc. Từ đó nhân viên sẽ nhiệt tình, chủ động trong công việc và muốn gắn bó lâu dài. Họ sẽ cố gắng vì doanh nghiệp, giới thiệu doanh nghiệp tới mọi người.
Truyền thông nội bộ tốt góp phần tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng, đây là một trong những yếu tố thu hút người tài, thúc đẩy tuyển dụng.
Gia tăng tình yêu, củng cố niềm tin
Quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ giúp nhân viên nắm rõ tình hình, định hướng, tầm nhìn, chiến lược của doanh nghiệp. Nhờ đó, niềm tin của các thành viên được gia tăng. Họ sẽ ý thức được vai trò của việc đóng góp, cống hiến vì mục tiêu chung. Đồng thời, chú ý xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Những hậu quả nếu kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp kém
Nếu quy trình truyền thông nội bộ không hiệu quả, mâu thuẫn nội bộ là điều khó tránh. Khi các thành viên xích mích, không gắn bó với nhau sẽ làm ảnh hưởng đến sự phát triển doanh nghiệp.
Truyền tải thông tin không chính xác sẽ khiến nhân viên hiểu không đúng về doanh nghiệp, từ đó không chú trọng xây dựng giá trị, văn hóa doanh nghiệp.
Công tác truyền thông hạn chế sẽ khiến nhân viên mất lòng tin vào ban lãnh đạo. Doanh nghiệp sẽ đánh mất người tài, gặp trở ngại khi tuyển dụng người mới.
Các kênh thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ
Hiện nay, có rất nhiều kênh thông tin thực hiện kế hoạch truyền thông hiệu quả. Đó là:
Ấn phẩm nội bộ :Báo chí, tạp chí nội bộ, sách là một trong những kênh thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ được sử dụng nhiều nhất khi email chưa phổ biến. Trong những ấn phẩm này thường là các bài chia sẻ về các vấn đề trọng tâm của doanh nghiệp.
Bảng tin thông báo: Đây là một kênh thông tin hiệu quả, hữu ích khi muốn truyền thông sự kiện. Tại các doanh nghiệp thường có bảng tin thông báo được đặt ở các vị trí dễ thấy. Chỉ cần in thông báo rồi dán lên thì hầu như ai cũng sẽ nhìn thấy.
Mạng xã hội: Facebook, Zalo, Spike, Workplace hay Slack những mạng xã hội được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tại đây, nhân viên có thể trao đổi thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng dễ dàng đăng tải thông tin, thông báo hay các chính sách giúp nhân viên cập nhật tin tức một cách nhanh nhất.
Email: Đây là kênh thực hiện quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả khi doanh nghiệp muốn thông báo về sự kiện, chính sách, hay ra mắt các sản phẩm mới…
Các cuộc họp, giao ban nội bộ: Tại các buổi họp hàng tuần của các bộ phận, doanh nghiệp có thể khen thưởng, vinh danh các cá nhân, bộ phận làm việc xuất sắc.
Trong các buổi họp giao ban với lãnh đạo phòng, có thể thông báo tin tức tới các cán bộ quản lý và họ sẽ truyền thông tới các nhân viên trong phòng.
Các hoạt động trò chơi nội bộ: Đây sẽ là một cách khơi dậy hứng thú, thu hút cảm tình của nhân viên. Bằng việc tạo ra các cuộc giao lưu, các cuộc thi, game show sẽ góp phần xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp tại công ty.
Các sai lầm thường mắc phải khi lên quy trình truyền thông nội bộ
Để có một quy trình truyền thông nội bộ tuyệt vời thì cần phải lập kế hoạch thật cẩn thận, tỉ mỉ. Tuy nhiên, đôi khi sai lầm vẫn xảy ra, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ.
Lựa chọn phương thức truyền thông chưa phù hợp
Việc chỉ sử dụng một công cụ truyền thông sẽ khiến doanh nghiệp gặp nhiều hạn chế. Để kế hoạch truyền thông nội bộ có thể phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với từng mục tiêu.
Thông điệp khó hiểu
Khi bạn truyền tải thông điệp đến mọi người, cần đơn giản hóa nội dung để hạn chế tình trạng người nhận thông điệp không hiểu hết ý nghĩa mà bạn muốn nói. Nên sử dụng từ ngữ ngắn gọn, xúc tích dễ hiểu.
Không chú ý đo lường kết quả
Sau khi xây dựng bản kế hoạch, cần tiến hành đo lường để biết nó có hoạt động hiệu quả không, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về bản kế hoạch. Từ đó, đúc rút được kinh nghiệm, phát huy khả năng ở những bản kế hoạch sau.
Quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả
Làm thế nào để có thể xây dựng quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả, phù hợp với mục tiêu và tình hình doanh nghiệp? Để FASTDO chia sẻ cho các bạn các bước sau nhé!
Tiến hành đánh giá thực trạng
Bước đầu tiên, cần tiến hành đánh giá thực trạng của doanh nghiệp. Đây là nền tảng cho một kế hoạch hoàn hảo. Cần đánh giá về tình hình kinh doanh, hoạt động nhân sự của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, xác định xem doanh nghiệp đã, đang triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ nào và hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ đó như thế nào.
Xác định đối tượng mục tiêu
Tiếp theo, cần xác định: thông tin được truyền đạt trong hoạt động nội bộ là gì và ai là người nhận thông tin. Đây là hai yếu tố quan trọng giúp bạn dễ dàng tiến hành các bước tiếp theo trong bản kế hoạch.
Đề xuất mục tiêu và thông điệp
Bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART- nguyên tắc “ thông minh” trong việc thiết kế mục tiêu để xác định rõ điểm cốt lõi:
- S- Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng.
- M- Measurable: Mục tiêu đo lường được.
- A- Attainable: Mục tiêu có thể hoàn thành.
- R- Relevant: Mục tiêu thực tế.
- T- Time-Bound: Mục tiêu có thời hạn hoàn thành.
Khi xác định được mục tiêu, bạn có thể dễ dàng xây dựng nội dung thông điệp truyền thông. Nội dung thông điệp là những gì mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên.
Đánh giá và xác định chiến lược
Lên chiến lược sẽ giúp hạn chế tối đa các rủi ro không đáng có, thường được triển khai dựa trên tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp. Các vấn đề được lấy làm trọng điểm của kế hoạch chiến lược:
- Lộ trình đào tạo, thăng tiến cụ thể cho nhân viên.
- Chế độ lương thưởng cần rõ ràng cụ thể.
- Phương tiện truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.
Thống nhất kế hoạch làm hành động kế tiếp
Ở bước này, cần lên kế hoạch chi tiết các nhiệm vụ, các bước hành động cụ thể cần được thực hiện. Sau đó, đưa nội dung cần truyền tải đến các bộ phận, nhân viên trên các kênh truyền thông khác nhau.
Tiến hành đo lường hiệu quả của quy trình truyền thông nội bộ
Để biết được kế hoạch truyền thông nội bộ có hiệu quả hay không? Bạn cần tiền hành đánh giá đo lường. Có thể làm bảng khảo sát về mức độ hài lòng, lắng nghe góp ý/ ý kiến của nhân viên về hoạt động nội bộ. Từ đó, đánh giá điểm mạnh và những điểm cần cải thiện của hoạt động truyền thông nội bộ.
Các case study về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp tại Việt Nam
Các doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam có quy trình truyền thông nội bộ như thế nào? Điều gì khiến kế hoạch của họ đạt được hiệu quả cao đến vậy? Mời bạn tham khảo thông tin dưới đây để biết thêm chi tiết.
Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam
Trong hơn 12 năm đồng hành cùng Việt nam, Samsung Electronics đã trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất, với mức doanh thu khủng lên tới hàng tỷ đô một năm.
Công ty Samsung Electronics Việt Nam luôn chú trọng tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên. Một khi có vấn đề, các nhân viên sẽ cùng tham gia tham thảo luận, đưa ra giải pháp giải quyết. Điều này đã hạn chế tối đa các mâu thuẫn, xung đột phát sinh giữa các thành viên trong công ty.
Ngoài ra, Samsung Electronics còn rất hay tổ chức các hoạt động dã ngoại, bonding cùng nhau. Đây là những hoạt động kết nối các thành viên, giúp họ hiểu nhau hơn, góp phần tạo nên tính đoàn kết.
Kế hoạch truyền thông tại Unilever Việt Nam
Unilever luôn làm tốt công tác truyền thông nội bộ, là tấm gương sáng cho các doanh nghiệp khác noi theo. Tại Unilever, yếu tố con người là yếu tố được coi trọng hàng đầu. Unilever luôn chú trọng gắn kết các nhân viên, quan tâm, chăm sóc đội ngũ nhân viên. Nhân viên tại đây được hưởng chế độ phúc lợi rất tốt, được làm việc trong môi trường lý tưởng.
Cách phỏng vấn tại Unilever khá thú vị: các ứng viên sẽ tham gia trò chơi, được thử sức trong môi trường làm việc ảo. Điều này đã tăng khả năng cạnh tranh của nhân viên đồng thời giúp họ nhận thức được tinh thần làm việc của công ty. Từ đó, quá trình kết nối từ ban lãnh đạo đến nhân viên, giữa các cấp nhân với nhau được diễn ra thuận lợi hơn.
Mỗi doanh nghiệp đều có một câu chuyện riêng của mình và cần có quy trình truyền thông nội bộ phù hợp cho từng trường hợp. Doanh nghiệp cần hiểu rõ điểm mạnh của công ty, đặc điểm của nội bộ để có thể đưa ra bản quy trình truyền thông nội bộ hoàn hảo nhất.
Liên hệ với SEMTEK để tháo nút thắt cho website của bạn bằng giải pháp về Marketing!
SEMTEK Co,.LTD
🏡 Địa chỉ: 2N Cư Xá Phú Lâm D, Phường 10, Quận 6, TP.HCM
📧 Email: info@semtek.com.vn
☎️ Hotline: (+84)098.300.9285
Từ khóa:
- Plan truyền thông nội bộ mẫu
- Kế hoạch truyền thông của FPT
- Quy trình truyền thông nội bộ
- Lập kế hoạch truyền thông cho Vingroup
- Xây dựng kế hoạch truyền thông cho Vingroup
- Kế hoạch truyền thông nội bộ năm
Nội dung liên quan:
- Cách Chính phủ biến chế độ quan liêu thành nội dung mà bạn sẽ thực sự thích
- User Agent là gì? Những cách nào thay đổi User Agent của trình duyệt?
- Tiềm thức là gì? Đặc điểm, chức năng và cách thức vận hành
