Thiết kế Website

Kiểm soát hàng tồn kho là gì? Quản lý rủi ro và kiểm soát hàng tồn kho

Đã đăng trên bởi semtek
kiểm soát hàng tồn kho
06
Th9

Trong bất kỳ quy mô hoạt động nào liên quan đến hàng hóa trong kho, bộ phận tài chính nên cảm thấy mệt mỏi với chi phí nhân công kho hàng leo thang và quyền sở hữu hàng tồn kho quá mức. Một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho ở dạng đơn giản nhất tạo ra hiệu quả xung quanh việc nhận, đặt, chọn và vận chuyển hàng hóa. Nó thực thi các quy trình công việc tiết kiệm chi phí tại điểm lao động thông qua phần mềm hậu cần được xây dựng có mục đích.

Thông qua việc sử dụng công nghệ không dây và thiết bị quét chắc chắn, mã vạch cả trên sản phẩm và vị trí khe được quét để thực thi quy trình kho hàng hiệu quả. Phần mềm quản lý kho hiện đại có thể cung cấp một cấp độ mới về theo dõi và xác nhận sản phẩm, điều này trở nên cần thiết trong kho quản lý.

kiểm soát hàng tồn kho
kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho, còn được gọi là kiểm soát lưu trữ, là quá trình đảm bảo số lượng cung ứng phù hợp có sẵn trong một tổ chức. Với các biện pháp kiểm soát nội bộ và sản xuất thích hợp, hoạt động này đảm bảo công ty có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mang lại sự co giãn về tài chính.

Sự thành công yêu cầu dữ liệu từ việc mua hàng, đặt hàng lại, vận chuyển, nhập kho, lưu trữ, nhận hàng, mức độ hài lòng của khách hàng, ngăn ngừa thất thoát và doanh thu. Theo “Báo cáo Tình hình Doanh nghiệp Nhỏ” năm 2017, gần một nửa số doanh nghiệp nhỏ không theo dõi hàng tồn kho của họ, thậm chí theo cách thủ công.

Kiểm soát hàng tồn kho cho phép thu được lợi nhuận tối đa từ số tiền đầu tư vào hàng tồn kho ít nhất mà không ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Nếu được thực hiện đúng, các công ty có thể đánh giá trạng thái tài sản, số dư tài khoản, báo cáo tài chình và tránh nhiều vấn đề.

Quản lý rủi ro và kiểm soát hàng tồn kho

Từ góc độ quản lý rủi ro, các giải pháp kiểm soát hàng tồn kho có thể giúp cung cấp loại hiệu quả lao động và lộ trình kiểm toán cung cấp cho CFO thông tin chính trong các kỳ báo cáo. Hệ thống quản lý kho dựa trên mã vạch có thể cung cấp mức độ chi tiết phức tạp, điều này rất quan trọng khi các bộ phận tài chính đang tìm cách xác định tài sản tồn kho dưới dạng giá trị đồng đô la trên bảng cân đối kế toán.

Việc kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho là rất quan trọng vì lượng tiền mặt dư thừa sẽ được chi cho hàng tồn kho mà không được chuyển, vận chuyển hoặc bán. Các kịch bản này có thể giảm chi phí cơ hội tổng thể cho một doanh nghiệp muốn đầu tư đô la của mình một cách khôn ngoan vào các khoản đầu tư khác (không chỉ hàng tồn kho) và nhận ra giá trị hiện tại ròng dương cho các đề xuất thay thế.

Tùy thuộc vào ngành của bạn, hầu hết các hệ thống đều cho phép theo dõi ngày hết hạn, sắp xếp lại các điểm đặt hàng và cung cấp phân tích về những mặt hàng trong kho nào di chuyển nhiều nhất và tạo ra nhiều lợi nhuận nhất. Có một nguyên tắc chung là 80% doanh thu hoặc lợi nhuận đến từ 20% hàng tồn kho của một người. Loại thông tin này có thể được tính toán dễ dàng bởi một hệ thống quản lý kho.

Một kết quả quan trọng khác của việc có một hệ thống kiểm soát khoảng không quảng cáo của bạn là có một bản chụp nhanh về khoảng không quảng cáo chính xác 99,9 phần trăm; điều này có nghĩa là giá trị đồng đô la của tài sản hàng tồn kho cũng rất chính xác. Mức độ chính xác cao này được thực hiện thông qua quy trình xác thực mã vạch liên tục khi người xử lý vật liệu chọn và đóng gói sản phẩm.

Quy trình đếm chu kỳ sử dụng nhiều lao động thông thường được tự động hóa bởi hệ thống quản lý kho, vì hệ thống này liên tục cập nhật thông tin sản phẩm trong kho, từ những gì được chọn đến những gì được giữ trong một vị trí khe hoặc thùng. Số lượng chu kỳ hàng tồn kho đầy đủ, có thể sử dụng nhiều giờ lao động và mất nhiều ngày để hoàn thành cũng trở nên dư thừa. Sự tự tin về độ chính xác của hàng tồn kho không còn cần thiết phải lên lịch kiểm kê số lượng lớn hàng năm.

kiểm soát hàng tồn kho
kiểm soát hàng tồn kho

Cuối cùng, với giao diện phần mềm, dữ liệu này có thể cập nhật ERP máy chủ (như SAP, Infor, Sage, Navision, v.v.) và cung cấp khả năng hiển thị trên toàn công ty. Việc cập nhật hệ thống máy chủ sẽ nâng cao hiệu quả của các giao dịch theo thời gian thực và cải thiện các quy trình kinh doanh dựa trên dữ liệu hàng tồn kho kịp thời và chính xác.

Người ta chỉ có thể bắt đầu phân tích số lượng và chuyển động của hàng tồn kho một cách hiệu quả với hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Tỷ lệ chính xác trong kho không có bất kỳ hình thức theo dõi tự động nào có thể thấp tới 70%. Tự động hóa có thể nâng độ chính xác của số lượng sản phẩm lên mức 99,8%+.

Kiểm soát hàng tồn kho nên được đặc biệt quan tâm đối với các doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng và có quan điểm nghiêm túc hơn nhiều về dòng tiền. Trong thời gian bùng nổ sản xuất, có xu hướng dự trữ quá nhiều và điều này làm tăng tiền mặt trong hàng tồn kho

. Vị trí hàng tồn kho nên được kiểm tra cẩn thận trong bất kỳ phân tích dòng tiền nào. Ngay cả một hệ thống quản lý kho cấp thấp, chi phí thấp cũng có thể bắt đầu loại bỏ rủi ro khi công ty tiếp xúc với chi phí lao động và hàng tồn kho quá mức. Có một điều chắc chắn là hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ không muốn có quá nhiều tiền mặt của công ty họ đang được cất giữ.

Một lợi ích phụ tiềm năng khác có thể là giảm bảo hiểm kinh doanh nếu hàng tồn kho quá mức có thể được loại bỏ và các sự kiện như hàng tồn kho chết hoặc hàng tồn kho hết hạn có thể được quản lý. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho cũng có thể giúp giảm thiểu thiệt hại vì các mặt hàng được đặt và cất giữ đúng cách ở các khu vực được đánh dấu rõ ràng hoặc được chỉ định của nhà kho.

Sự xuất hiện của hành vi trộm cắp cũng có thể giảm nếu nhân viên nhận ra rằng có một quy trình chặt chẽ để theo dõi vị trí của hàng tồn kho và các mặt hàng bị mất có thể được phát hiện nhanh chóng.

Tóm lại, hàng tồn kho có nhiều loại rủi ro khác nhau và bản thân nó mang một giá trị tiền mặt cần được theo dõi như bất kỳ tài sản nào khác của công ty. Một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho có thể giúp giảm thiểu rủi ro này và mang lại sự chắc chắn hơn về tổng thể cho doanh nghiệp.

kiểm soát hàng tồn kho
kiểm soát hàng tồn kho

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

  • Quy trình kiểm soát hàng tồn kho
  • Mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel
  • Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho
  • Mục tiêu kiểm soát hàng tồn kho
  • Cách kiểm soát hàng hóa
  • Cách kiểm tra hàng tồn kho
  • Quy định về kiểm kê hàng tồn kho
  • Biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Các chuyên mục nội dung liên quan