KPI là gì – Tại sao việc đặt ra KPI lại quan trọng với doanh nghiệp

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Vậy xây dựng KPI như thế nào? Cùng SEMTEK tìm hiểu nhé!

KPI là gì?

1. Khái niệm

KPI – tiếng anh là Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá.hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc.được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng,.nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc.bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để.đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó.

Key Performance Indicator là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai.chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương.trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự:.về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động,.về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động.cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất.chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân.

Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc.của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức,.phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần.đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công.việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng.

Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện.công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan,.phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng.cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh.của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực.thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.

KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban,.của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù.hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.

2. Mục đích của việc đánh giá KPI là gì?

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện.công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng.các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của.từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc.đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể,.công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá.thực hiện công việc bởi vì các chỉ số này mang tính định.lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau và ngay.cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing,.Product) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có.KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs).

3. Phân loại

Có rất nhiều KPIs khác nhau, nhưng ta phân thành 2 loại:

• KPIs được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược: Các mục tiêu mang tính chiến lược thì thường là tiền, profit,.market share ==> tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty.

Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ,.không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng,.nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.

• KPIs được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật:.Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công.ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: Social KPI là mỗi tháng cần phải đạt được 100,000 engagements,.tuy nhiên, số engagements này dù có đạt được cũng không đảm bảo sẽ.giúp công ty đạt được doanh số. Nhưng các KPI này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển.và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi.và đồng thời bản thân các KPI này phải link trực.tiếp tới việc nó sẽ tác động tới việc đạt mục tiêu chiến lược ra sao. Ví dụ: nhiều engagements ==> nhiều comments, nhiều inbox ==>.nhiều người tìm hiểu về dịch vụ ==> nhiều khả năng bán hàng hơn ==> tăng doanh thu.

Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép.KPI chiến lược và các bạn này phải tạo ra các.KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu.KPI chiến lược mà các bạn đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được.áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

4. Những điều cần lưu ý khi xem xét KPI

Vậy khi thấy tình trạng các KPI chiến thuật đều được đạt được nhưng các KPI chiến lược thì lại không thì nó có thể đến từ một số lý do:

• KPI chiến thuật hiện tại được thiết lập không có đóng góp vào việc đạt được các KPI chiến lược. Ví dụ: đặt KPI là chỉ số bounce rate(Tỷ lệ thoát) của website, trong khi đó chỉ số này vốn không nói lên được gì và cũng không gắn kết được nó với KPI chiến lược.
• KPI chiến thuật nếu đặt không đúng đôi lúc không những không có đóng góp gì cho việc đạt được KPI chiến lược mà thậm chí còn gây khó khăn cản trở. Ví dụ: đặt KPI là số like page quá cao sẽ khiến các bạn social executive làm nhiều biện pháp để đạt được mục tiêu đó như clickbait, câu like với nội dung không phù hợp nhằm tăng số lượng like cho đủ chỉ tiêu. Nhưng những người like fanpage lại là những người không có hứng thú với các nội dung khác của trang và do đó vô hình chung làm giảm lượng tương tác và ảnh hưởng tới hoạt động social chung về sau.
• KPI chiến thuật đặt ra mà đạt được hết (mà còn vượt xa hạn mức) thì cái đó chưa chắc đã là tốt, mà có thể là bạn đặt mục tiêu quá dễ dàng và đánh giá mục tiêu không chính xác và do đó không đủ để giúp đạt được KPI chiến lược.

Còn nếu KPI chiến thuật bạn đặt ra mà không đạt được và kém quá xa thì có thể bạn đang đối đầu với các vấn đề:

• KPI chiến thuật được đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế nên không thể đạt được. KPI ngoài mục đích để đo lường hiệu quả nó còn có thể hoạt động như một tác nhân có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý nhân viên của bạn. Bạn sẽ không muốn họ cảm thấy quanh nắm suốt tháng không đạt được chỉ tiêu và làm việc kém hiệu quả?
• Đội ngũ nhân viên của bạn yếu, không đủ khả năng đạt được KPI chiến thuật bạn đặt ra. Lúc này bạn cần coi lại cấu trúc team, các công việc mà họ đang thực hiện cũng như quy trình tuyển người từ đầu vào.

Vậy quan trọng nhất chính là KPI chiến thuật được đặt ra cho người thực thi phải thực sự phù hợp và bám sát với KPI chiến lược. Các KPI này là khi hoàn thành và đạt được phải tác động một cách tích cực và giúp doanh nghiệp, tổ chức đến gần hơn mục tiêu kinh doanh đề ra.

Lời kết

Mặc dù KPI là quan trọng để đạt được mục tiêu của công ty (và hiển nhiên là tăng trưởng) bằng cách cho phép bạn thiết lập hệ thống, điều chỉnh kịp thời, bạn phải đảm bảo rằng những mục tiêu này có thể giúp bạn hành động một cách tiềm năng dựa trên các tiêu chí của KPI.

Thí dụ như nếu bạn nói với nhân viên rằng mục tiêu trong năm nay là chứng kiến một mức tăng trường từ khách hàng hiện tại, bạn sẽ gặp phải nhiều khó khăn khi tạo ra hệ thống KPI mà có thể dẫn tới những bước hành động tiếp theo bởi vì những mục tiêu này không dễ dàng có thể định lượng được.

Nội dung liên quan

• Mass Marketing là gì? Các chiến lược HIỆU QUẢ của Mass Marketing
• SMS Marketing là gì? Cách tạo chiến dịch SMS Marketing hoàn hảo
• Customer Insight là gì? Các ứng dụng trong của Customer Insight là gì?