Những kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc mà mỗi Marketer cần có

Một bản kế hoạch thường sẽ bao gồm danh sách các công việc được sắp xếp theo lịch trình có thời hạn và nguồn lực rõ ràng. Mặt khác, cá nhân mỗi người luôn có những mong muốn, dự định và mục tiêu riêng. Kỹ năng lập kế hoạch công việc là kỹ năng cần thiết cho bất kì ai có những mong muốn, dự định, mục tiêu cần được lên kế hoạch để thực hiện. Vậy lập kế hoạch và quản lý công việc như thế nào là hiệu quả? Vì vậy, một bản kế hoạch làm việc chi tiết và bài bản chính là “chìa khóa” để thực hiện được các nguyện vọng của bạn. Hãy cùng SEMTEK tìm hiểu kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc dưới đây.

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Trong công việc và cuộc sống, dù ở bất kì vị trí nào hay lĩnh vực nào thì bạn cũng có rất nhiều việc để làm. Tuy nhiên, một ngày chỉ có 24 tiếng và một năm chỉ có 365 ngày. Vậy bạn làm sao để làm hết những công việc đó và kiểm soát chúng một cách hiệu quả? Tất cả là nhờ vào kỹ năng lập kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả của mỗi người.

1. Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Lập kế hoạch triển khai công việc là quá trình xác định mục tiêu và phương pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó. Một bản kế hoạch làm việc hiệu quả chính là sự tương thích giữa đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà họ sở hữu. Kế hoạch càng rõ ràng, cụ thể bao nhiêu thì khả năng thực hiện mục tiêu càng cao bấy nhiêu.

2. Tại sao cần kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Lập kế hoạch công việc có ý nghĩa gì đối với cá nhân? Mục đích cuối cùng khi chúng ta học kỹ năng lập kế hoạch chính là để mỗi người có thể tự lên một kế hoạch bài bản cho những mục tiêu trong tương lai của bản thân. Và dưới đây nêu ra 7 lý do vì sao bạn cần phải sở hữu kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc.

• Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
• Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
• Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
• Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
• Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
• Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

3. Quy trình các kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Để viết một bản kế hoạch hoàn chỉnh, bạn cần xác định được các yếu tố sau đây:

• Mục tiêu, yêu cầu công việc
• Nội dung công việc
• Địa điểm, thời gian và người thực hiện kế hoạch
• Cách thức thực hiện
• Phương pháp kiểm soát và kiểm tra
• Nguồn lực thực hiện

Xác định mục tiêu

Để lập kế hoạch cho công việc của bạn nhanh chóng đạt được hiệu quả và thành công, trước tiên bạn phải quan tâm đến:

• Lý do bạn làm công việc này
• Vai trò, ý nghĩa đối với sự nghiệp, công ty của bạn
• Hậu quả nếu bạn không thực hiện

Trước khi thực hiện một công việc, bạn nên tìm hiểu rõ về nó, xác định trước những yêu cầu kèm theo các mục tiêu muốn hướng tới. Từ đó, bản đánh giá công việc sau này của bạn sẽ thể hiện rõ được các ưu và nhược điểm của bản kế hoạch.

Xác định nội dung của công việc

Sau khi đã tìm hiểu kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc của mình, bạn cần nêu rõ từng bước để thực hiện với nội dung cụ thể. Bạn cần trả lời các câu hỏi:

• Làm thế nào để hoàn thành các bước trong công việc?
• Nên chuẩn bị trước những tài liệu hướng dẫn liên quan nào?
• Thời hạn và tiêu chuẩn thực hiện công việc là gì?
• Các nguồn lực (con người, thiết bị, máy móc) hỗ trợ cho công việc (nếu có) là gì?

Xác định công việc đó được thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thực hiện

Tương ứng với mỗi vấn đề, bạn cần trả lời các câu hỏi liên quan sau đây:

Ở đâu?

• Công việc đó thực hiện tại đâu?
• Giao hàng tại địa điểm nào?
• Kiểm tra tại bộ phận nào?
• Có những công đoạn nào cần kiểm tra?

Thời gian:

• Thời gian thực hiện bắt đầu khi nào?
• Khi nào bàn giao?
• Khi nào kết thúc?

Để xác định được thời hạn hoàn thành, bạn phải biết mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng việc để chọn lựa cái nào nên làm trước, cái nào làm sau.

Có 4 loại công việc khác nhau:

• Công việc quan trọng và khẩn cấp
• Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
• Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Công việc không quan trọng và không khẩn cấp

Bạn nên thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Ai?

• Ai làm việc đó?
• Ai kiểm tra?
• Ai hỗ trợ?
• Ai chịu trách nhiệm?

Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc

Bạn có thể sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng hoặc theo trình tự thời gian/đối tượng tiến hành. Việc này sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm được thời gian và nguồn lực. Đây là một trong những yếu tố quan trọng khi bạn muốn rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch.

Tập trung thực hiện kế hoạch

Sự tập trung giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm được thời gian. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn chỉ làm một việc duy nhất trong một khoảng thời gian dài. Nếu có thể, bạn nên học cách xử lý nhiều công việc một lúc trong ngày, nhưng hoàn thành theo thứ tự ưu tiên kèm theo các mốc thời hạn cụ thể.

Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Trên thực tế, nhiều bản kế hoạch trở nên “lỗi thời” với những gì đang xảy ra. Điều bạn cần làm ngay lúc này là dành một khoảng thời gian hợp lý để xử lý các sự cố và điều chỉnh kịp thời bản kế hoạch.

Mặt khác, trong quá trình lên kế hoạch, bạn phải dự trù, liệt kê toàn bộ những khó khăn có thể gặp phải và từ đó đưa ra các phương án giải quyết dự phòng.

Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Để biết bản thân đã làm công việc đến đâu, có hoàn thành mục tiêu đúng hạn hay không, bạn sẽ phải liên tục kiểm tra và đốc thúc bản thân xử lý mọi việc đúng với kế hoạch đề ra.

Những kỹ năng tạo nên nhân viên marketing chuyên nghiệp là một bài toán khó với các doanh nghiệp. Các hoạt động marketing luôn biến đổi từng ngày đòi hỏi nhân viên phải không ngừng nỗ lực hoạt động và rèn luyện.

Nhân viên Marketing cần có những kỹ năng nào?

Marketing là một lĩnh vực khá tổng quát và hội tụ nhiều yếu tố để làm nên thương hiệu của doanh nghiệp. Các công việc liên quan đến marketing cũng đòi hỏi nhân viên khá nhiều kỹ năng mềm cũng như các kỹ năng chuyên môn. Vậy đâu là những kỹ năng tạo nên nhân viên marketing chuyên nghiệp. Cùng Acabiz tìm hiểu điều này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Nhanh nhạy với thị trường

Nhân viên marketing cần có sự nhanh nhạy với thị trường. Họ phải là người nghiên cứu thật kỹ thị trường, nắm bắt chính xác quy mô thị trường, đối thủ cạnh tranh,…

Để làm được điều này, nhân viên marketing cần phải rèn luyện kỹ năng nắm bắt, tiếp nhận và xử lý thông tin nhanh nhạy, chính xác. Các hoạt động marketing diễn ra mỗi ngày dưới rất nhiều cách thức khác nhau. Nhiệm vụ của nhân viên marketing là cần lựa chọn phương pháp phù hợp và hiệu quả nhất cho mình. Có được các thông tin quan trọng, đắt giá, nhân viên cần phải đánh giá, xem xét để áp dụng sao cho hợp lý. Kết quả cuối cùng là các chiến lược kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tiếp cận khách hàng, bán hàng hiệu quả lớn.

2. Nắm bắt tâm lý khách hàng

Một trong những yếu tố chi phối quyết định mua hàng là việc nắm bắt được tâm lý khách hàng. Hàng ngày, khách hàng tiếp xúc với quá nhiều thông tin sản phẩm khiến họ phớt lờ những thông tin thông thường. Chỉ những thông điệp thật sự nhắm vào những nhu cầu sâu trong tiềm thức mới có thể gây ấn tượng với khách hàng.

3. Lập kế hoạch hiệu quả

Lập kế hoạch hiệu quả là một trong những kỹ năng tạo nên nhân viên marketing chuyên nghiệp. Từ việc xây dựng được mục tiêu phù hợp, nhân viên marketing cần có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả. Kế hoạch hoàn hảo và thực tế là kế hoạch được chia theo các giai đoạn phù hợp kèm theo các mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn.

4. Đào tạo nhân viên marketing chuyên nghiệp

Nhân viên marketing chuyên nghiệp cũng cần có kế hoạch làm việc cụ thể liên quan đến các kênh phân phối, xây dựng thương hiệu, tổ chức sự kiện,… Tùy vào mục đích đặt ra mà nhân viên marketing cần có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc để kiểm soát chặt chẽ cũng như tối ưu hóa chi phí và hiệu quả.

5. Kỹ năng thuyết trình – đàm phán

Kỹ năng thuyết trình và nghệ thuật đàm phán là một kỹ năng rất quan trọng đối với bất kỳ nhân viên nào. Nhân viên có kỹ năng thuyết trình tốt sẽ chiếm được ưu thế khi nói chuyện trước đám đông. Họ cũng sẽ dễ dàng truyền tải đến người nghe thông điệp họ muốn thể hiện.

6. Kỹ năng với các công cụ marketing online

Sự phát triển chóng mặt của Marketing online đòi hỏi bất cứ nhân viên chuyên nghiệp nào cũng cần trang bị cho mình kỹ năng sử dụng các công cụ marketing online. Muốn chiếm lĩnh được thị trường, nhân viên marketing cần nắm bắt được xu hướng, có kỹ năng sử dụng thành thạo cũng như đưa vào những ý tưởng mới. Đây sẽ là một trong những kỹ năng cần thiết bậc nhất để làm Marketing trong kỷ nguyên số như hiện nay.

7. Sự sáng tạo

Sự sáng tạo là điều cần thiết với bất cứ ngành nghề nào để có thể tạo ra những giá trị mới cho cộng đồng. Với marketing, nhân viên không chỉ sáng tạo mà còn cần đến sự bản lĩnh. Mọi sự sáng tạo đều là mới mẻ, nhân viên cần có sự bản lĩnh để có thể áp dụng chúng vào thực tế. Bởi vậy, sự sáng tạo – bản lĩnh là kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tạo nên nhân viên marketing chuyên nghiệp.

Lời kết

Bạn chưa biết kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc không có nghĩa là bạn sẽ không thành công. Điều quan trọng là bạn có chịu học hỏi và rèn luyện hay không? Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ biết bản thân cần trau dồi những kỹ năng nào. Chúc bạn thành công!

Tìm kiếm liên quan

• Tiêu luận kỹ năng lập kế hoạch
• Kỹ năng lập kế hoạch tiếng Anh là gì
• Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch
• Ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch

Nội dung liên quan

• Chi phí thiết kế Website thương mại điện tử của SEMTEK
• Cách hoạt động của bảo mật SSL và vì sao là đều BẮT BUỘC?
• Những tiêu chuẩn để có một Web bán quần áo chuyên nghiệp