Lean là gì? 5 nguyên lý quản trị tinh gọn cho người mới tìm hiểu

Lean là gì? Câu hỏi mà rất nhiều người thắc mắc, tuy nhiên đại đa số những câu trả lời lại không “Lean”. Các bạn đã biết nhận diện lean qua bài “Nhận diện lean” thì chúng ta cũng hoàn có thể trả lời câu hỏi “Lean là gì?” một cách Lean nhất.

Vậy, tóm lại Lean là gì bạn đã hiểu chưa?

Lean là một câu khẩu hiệu đúng nghĩa, nhưng nó mô tả một cách thức tiếp cận toàn diện và bền vững, bằng cách sử dụng nguồn lực ít nhất có thể mà vẫn đạt được kết quả nhiều nhất có thể.

Lean là một chiến lược kinh doanh dựa trên việc tập trung vào khách hàng, làm hài lòng khách hàng bằng cách cung cấp các sản phẩm và dịch vụ theo vừa đúng mức mà khách yêu cầu. Vừa đúng có nghĩa là vừa đủ về mặt chất lượng và số lượng, không làm quá mức, quá thừa so với yêu cầu.

Cung cấp những gì khách hàng cần, ngay khi khách hàng muốn, đúng số lượng cần thiết, với mức giá phù hợp, trong khi đó vẫn tối ưu hóa bằng cách sử dụng ở mức tối thiểu vật liệu, thiết bị, nhà xưởng, lao động và thời gian.

Trong thực tế, sản xuất tinh gọn (lean) cho phép một tổ chức rút ngắn thời gian phát triển và thiết kế sản phẩm, sản xuất chất lượng cao hơn, thời gian thấp hơn và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn.

Lean là gì mà lại có nhiều ý nghĩa?

Mặc dù Lean liên quan trực tiếp đến sản xuất và quy trình, nó cũng có nguồn gốc từ sản xuất. Nhưng thực tiễn cho thấy Lean có thể ứng dụng trong mọi mặt của xã hội, mọi quy trình, mọi tổ chức. Đặc biệt là dạo gần đây có phong trào “khởi nghiệp tinh gọn”. Cho nên trong một tổ chức Lean phải được tham gia bởi tất cả các phòng ban từ Chuỗi Cung Ứng, Nhân Sự, Sản Xuất cho đến Kế Toán…

Lean là liên tục, là một quá trình tiến hóa nhằm thay đổi và thích nghi, nó không phải là một trạng thái, hay một mục tiêu, hay một đích cố định, nó cũng không phải là câu khẩu hiệu mang tính lý tưởng hóa. Trong tổ chức Lean, việc phát triển một cách bền vững và lâu dài là nguyên tắc cốt lõi, ở đó tổ chức xây dựng mối quan hệ bền vững với các bên liên quan (ISO 9001:2015) như: nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, chủ sở hữu…

Đa số mọi người đều nghĩ rằng Lean có nghĩa là giảm như: giảm lãng phí, giảm cycle times, giảm nhà cung cấp, giảm quan liêu. Nhưng không hẳn, Lean còn có nghĩa là nhiều hơn: Nhân viên có kiến thức nhiều hơn, được trao quyền nhiều hơn, tổ chức vận hành linh hoạt hơn, nhanh nhẹn hơn. Năng suất cao hơn, khách hàng hài lòng hơn và thành công lâu dài hơn.

5 nguyên lý quản trị tinh gọn – lean là gì?

Theo nghiên cứu của James P. Womack và Daniel T. Jones (hai nhà sáng lập của học viên lean – LEI), có năm nguyên lý chính trong hệ thống quản trị tinh gọn: Giá trị, Chuỗi giá trị, Dòng chảy, Kéo và Hoàn thiện.

1. Giá trị

Xuất phát điểm của quản trị tinh gọn là thuật ngữ “giá trị”. Và chỉ có người tiêu dùng cuối cùng mới có thể định nghĩa thế nào là Giá trị? Đó là khi một sản phẩm/dịch vụ cụ thể đáp ứng được đúng yêu cầu của khách hàng, với một mức giá nhất định, tại một thời điểm cụ thể.

Giá trị (sản phẩm/dịch vụ) là do nhà sản xuất tạo ra – từ quan điểm của khách hàng. Tuy nhiên, có hàng loạt lý do khiến ngay cả nhà sản xuất cũng không thể định nghĩa một cách chính xác về Giá trị. Trong quản trị tinh gọn, nếu bạn xác định sai giá trị, tức là cung cấp sản phẩm/dịch vụ “sai” so yêu cầu của khách hàng, thì đó là Lãng phí. Kể cả việc bạn sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ nhiều hơn so với mức yêu cầu của khách hàng cũng là lãng phí (cung cấp thừa).

Tóm lại, xác định chính xác Giá trị là gì theo quan điểm của khách hàng chính là bước khởi đầu thiết yếu trong quản trị tinh gọn (lean).

2. Chuỗi giá trị

Chuỗi giá trị là một quá trình bao gồm những hành động cần thiết để đưa một sản phẩm/dịch vụ nào đó tới tay khách hàng.

Quá trình này đi qua 3 nhiệm vụ quản trị thiết yếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào, bao gồm:

• Nhiệm vụ giải quyết vấn đề (vấn đề của khách hàng): Bắt đầu từ ý tưởng cho đến thiết kế chi tiết và công nghệ để đưa vào sản xuất.
• Nhiệm vụ quản lý thông tin: Bắt đầu từ nhận đơn hàng cho đến lập kế hoạch giao hàng chi tiết.
• Nhiệm vụ chuyển hóa vật chất: Bắt đầu từ nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm/dịch vụ hoàn thiện tới tay khách hàng.

Xác định toàn bộ Chuỗi giá trị cho một sản phẩm/dịch vụ (đôi khi cho cả dòng sản phẩm/dịch vụ) chính là bước thứ hai trong quản trị tinh gọn.

Mục đích của bước này là để xác định từng khâu, từng bước trong chuỗi giá trị xem hoạt động nào tạo ra giá trị? và hoạt động nào là lãng phí cần loại bỏ?

Lập bản đồ chuỗi giá trị là một bước mà các doanh nghiệp thường ít thực hiện nhưng nó lại giúp chỉ ra số lượng lãng phí lớn đến không ngờ. Tham khảo thêm phương pháp lập bản đồ chuỗi giá trị.

3. Dòng chảy

Sau khi loại bỏ các lãng phí ra khỏi Chuỗi giá trị, việc tiếp theo là đảm bảo các hoạt động còn lại (trong chuỗi giá trị) được lưu thông suôn sẻ – mà không bị gián đoạn, trì hoãn hay tắc nghẽn. Điều này tạo ra một dòng chảy liên tục nhằm đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng nhanh nhất có thể.

Trái ngược với phương pháp “dòng-chảy-liên-tục” chính là phương pháp “xếp-hàng-đợi-đến-lượt”.

Taiichi Ohno (Giám đốc điều hành của tập đoàn Toyota, 1912-1990) cho rằng lối tư duy xếp-hàng-đợi-đến-lượt bắt nguồn từ những người nông dân đầu tiên của nền văn minh nhân loại, mà theo ông, do bị ám ảnh bởi lượt (thu hoạch một năm một vụ) và hàng tồn (lúa chất đầy kho) nên họ đã đánh mất cái khôn ngoan mỗi-lần-săn-một-con-mồi của người thợ săn (dòng-chảy-liên-tục).

4. Kéo

Ví dụ trong sản xuất, khách hàng đặt hàng và bạn chỉ sản xuất vừa đúng theo đơn đặt hàng đó (đúng chủng loại, đúng số lượng, đúng thời gian) thì gọi là sản xuất theo nguyên lý “kéo”. Kéo – tức là khách hàng kéo bạn thông qua đơn đặt hàng – và bạn làm theo đúng yêu cầu đó.

Nếu bạn sản xuất trước thời điểm khách hàng cần và phải lưu kho chờ đến lúc giao hàng; Hoặc bạn sản xuất nhiều hơn để dự phòng (sản xuất thừa) thì không phải là “kéo”.

Vậy thì sao? Nguyên lý kéo đem lại cho bạn một khoản tiền trên trời rơi xuống thông qua việc giảm hàng tồn kho và đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn đầu tư, đây có phải là một thành tựu mang tính cách mạng?

Thật ra, đó là do khả năng thiết kế, lập kế hoạch và sản xuất/cung cấp chính xác những gì mà khách hàng cần vào đúng lúc họ muốn.

Mẹo:

Tìm hiểu thêm về cách triển khai nguyên lý kéo tại bài viết: Giảm tồn kho, giảm lãng phí và đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng bằng hệ thống JIT.

5. Hoàn thiện

Khi doanh nghiệp bắt đầu định nghĩa chính xác Giá trị là gì, xác định toàn bộ Chuỗi giá trị, đảm bảo Dòng chảy không ngừng và để khách hàng Kéo giá trị thì có một điều kỳ lạ bắt đầu xảy ra.

Những người có liên quan chợt nhận ra rằng không-có-điểm-dừng trong quá trình loại bỏ lãng phí, cắt giảm sức lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót khi cung cấp một sản phẩm/dịch vụ ngày càng tiệm cận với nhu cầu chính xác của khách hàng.

Một số công cụ chính để xây dựng và hoàn thiện lean bao gồm: Bản đồ chuỗi giá trị, Kaizen, 5S, Just in time, Kanban…

Quản trị tinh gọn (lean) bắt đầu ngấm vào máu của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên đều tham gia vào việc thực hiện lean. Hệ thống quản trị lean liên tục được cải tiến và hoàn thiện.

Lợi ích của quản trị tinh gọn – lean là gì?

• Tăng sự hài lòng của khách hàng, bởi vì lean tập trung vào việc gia tăng giá trị.
• Giảm giá thành sản phẩm/dịch vụ, do đó tăng lợi nhuận, bởi vì lean loại bỏ các lãng phí ra khỏi chuỗi giá trị và đẩy nhanh tốc độ dòng chảy công việc (tăng năng suất lao động).
• Giảm thiểu sai lỗi và tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ, cũng như tốc độ giao hàng nhanh hơn.

1. Còn gì thêm nữa?

• Tất nhiên là tiết kiệm chi phí nhờ loại bỏ 8 loại lãng phí trong doanh nghiệp.
• Tăng sự hài lòng của nhân viên và cải thiện tinh thần teamwork, bởi vì lean trao quyền cho cá nhân và đội nhóm.
• Và rất nhiều lợi ích khác, trải nghiệm lean và bạn sẽ hiểu.

2. Bạn có nên áp dụng hệ thống quản trị tinh gọn (lean)? lean là gì

Một quan niệm sai lầm phổ biến là lean chỉ phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất. Không đúng (quan niệm này đã quá lỗi thời)! Quản trị tinh gọn áp dụng trong mọi doanh nghiệp và mọi quy trình.

• Lịch sử: Thuật ngữ “lean” được đặt ra để mô tả hoạt động sản xuất kinh doanh của Toyota vào cuối những năm 1980 bởi một nhóm nghiên cứu do tiến sĩ Jim Womack đứng đầu.
• Ngày nay: Lean đã trở thành một thuật ngữ quản trị “toàn cầu”, được các doanh nghiệp trên toàn thế giới ứng dụng. Bạn có thể đã biết hoặc từng nghe nói đến các công cụ trong lean, như: 5S, Kaizen, Just in time, quản trị trực quan…

Hiện nay, các doanh nghiệp bán lẻ, phân phối, bệnh viện, y tế… ngay cả các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ cũng áp dụng quản trị tinh gọn (lean).

Lean – tinh gọn – đã trở thành lối tư duy và hành động trong rất nhiều tổ chức trên toàn thế giới.

Womack nói: “Cũng giống như một thợ mộc cần có tầm nhìn về những gì cần xây dựng để có thể khai phá lợi ích đầy đủ của một cái búa, những người tư duy tinh gọn cần có một tầm nhìn trước khi nhặt các dụng cụ lean của chúng tôi”.

Quản lý tinh gọn (LEAN) – 8 lãng phí thường gặp ở văn phòng

1. Làm sai

• Lỗi nhập liệu
• Chào giá sai
• Mất hồ sơ quan trọng
• Thông tin báo cáo sai
• Diễn đạt số liệu sai

2. Làm thừa

• In ra giấy khi không cần
• Viết báo cáo quá dài mà chẳng ai đọc
• Tìm và sưu tập thật nhiều tài liệu
• Lưu thật nhiều ảnh, nhạc vào PC

3. Chờ đợi

• Cúp điện
• Thời gian xử lý của máy tính
• Đợi sếp duyệt
• Đợi nhận thêm thông tin
• Đợi nguồn lực
• Đợi hướng dẫn của sếp

4. Làm không tạo GTGT

• Nhập lại dữ liệu
• Báo cáo không cần thiết
• Làm kỹ quá mức
• Kiểm tra quá mức
• Ký tá quá nhiều

5. Biến động

• Nhiều kiểu mẫu biểu cho 1 dạng thông tin
• 1 công việc hoạt động theo nhiều quy trình
• Thời gian xử lý không đoán trước
• Công việc xen lẫn cảm xúc
• Thay đổi ý kiến liên tục

6. Lưu trữ lean là gì

• Dư thừa văn phòng phẩm
• Lưu trữ hồ sơ quá date
• Trữ báo, tài liệu
• Phim ảnh, nhạc, hình ảnh… trong máy tính

7. Di chuyển

• Layout văn phòng không hợp lý
• Máy móc đặt không hợp lý
• Sắp xếp file trong máy lộn xộn
• Đính kèm file quá to
• Sắp hồ sơ trong kệ lung tung
• Đi qua đi lại không hợp lý
• Đi rồi mới nhớ là quên

8. Không dùng đúng năng lực

• Thiếu quyền hạn xử lý
• Mệnh lệnh và kiểm soát cấp cao
• Thiếu/không biết dùng công cụ hỗ trợ

Nhìn chung, nhìn nhận lãng phí là bước tưởng đơn giản khi làm KAIZEN nhưng khi bắt tay làm thì không dễ để nhận diện hết được do thường “quen mắt”, mặc định là hiển nhiên phải như vậy. Việc áp dụng những công cụ khác trong LEAN cũng tương tự, khi làm 5S, nhiều người cho là đơn giản nhưng lại làm một cách hết sức hình thức (sàng lọc không triệt để, sắp xếp không nghiên cứu cách thức vận hành, làm vệ sinh mà không loại bỏ các nguyên nhân gây bẩn từ gốc…)  không đem lại hiệu quả vận hành và chỉ làm theo phong trào, không duy trì được.

Để có thể thực hiện tốt LEAN trong dài hạn, người làm LEAN cần am hiểu tận tường; thường xuyên cập nhật, bổ sung kiến thức mới, bài học kinh nghiệm từ các chuyên gia và các doanh nghiệp đã thực hiện thành công. Từ đó, xây dựng hệ thống LEAN phù hợp với doanh nghiệp tránh bắt chước.

Liên hệ với SEMTEK để tháo nút thắt cho website của bạn bằng giải pháp về Marketing!

SEMTEK Co,.LTD

🏡 Địa chỉ: 2N Cư Xá Phú Lâm D, Phường 10, Quận 6, TP.HCM
📧 Email: info@semtek.com.vn
☎️ Hotline: (+84)098.300.9285

Các tìm kiếm liên quan đến lean là gì

• lean là viết tắt của từ gì
• giá trị tăng thêm trong lean là gì
• lợi ích của lean
• lean manufacturing
• lean thinking là gì
• lean principle là gì
• nhân viên ie lean là gì
• kaizen là gì

Xem thêm:

• User Agent là gì? Những cách nào thay đổi User Agent của trình duyệt?
• Tiềm thức là gì? Đặc điểm, chức năng và cách thức vận hành