Xây dựng thương hiệu bằng cách mở email doanh nghiệp

Hiện nay, việc mở email doanh nghiệp không còn quá xa lạ nữa bởi không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của email trong việc kinh doanh, gửi hợp đồng, gửi báo giá,.. rất nhiều công việc chúng ta phải sử dụng đến email. Việc nhận gửi email đã dần thay thế cho cách gửi thư truyền thống. Vậy điều cần biết trước khi muốn mở một email là gì? Và có vai trò gì đối với bước đầu xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Điều cần biết trước khi mở email doanh nghiệp

1. Cấu trúc chính của email doanh nghiệp

Loại email này thường có cấu trúc cơ bản gồm 4 phần chính như sau:

Tên người dùng → Biểu tượng “@” → Tên miền email → Tên miền gốc.

Trong đó:

• Tên người dùng: là những username chính mà chủ doanh nghiệp muốn đặt để dễ dàng phân biệt với những tài khoản con khác.
• Tên miền email: dùng để xác định máy chủ thư chính. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ mail của yahoo, hotmail hay gmail, tên miền sẽ được hiển thị là mail.yahoo hoặc dịch vụ của bên thứ ba. Tuy nhiên đối với email doanh nghiệp, phần domain thường là công ty nơi bạn làm việc hay ISP của bạn.
• Tên miền gốc: đại diện bởi các ký tự cuối cùng trong địa chỉ email. Nếu email có tên miền “.com”, nó chỉ ra rằng đây là một tên miền gốc thương mại. Tương tự, domain “.edu” sẽ đại diện cho các cơ sở giáo dục. Tuy nhiên, yếu tố này không ảnh hưởng gì nhiều đến email doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ sử dụng: bạn@tên miền doanh nghiệp của bạn, thay vì ban@gmail.com (tuan@mona.media thay vì tuan@gmail.com)

2. Phân loại

Cho đến hiện nay, các email theo domain được phân chia làm hai hình thức riêng biệt:

• Email theo tên miền riêng được cung cấp miễn phí khi sử dụng web hosting từ các nhà cung cấp: hình thức email này sở hữu lượng user khá hạn chế, đồng thời không được hỗ trợ đầy đủ các tính năng, tiện ích cũng như độ tin cậy không cao. Một nguyên do khác khiến đây không phải dạng email chuyên dụng, là vì khả năng xác thực domain không có, dẫn tới tình trạng email rơi vào spam là không tránh khỏi. Tuy nhiên, hiện nay các nhà cung cấp dịch vụ hosting đang ngày càng cải thiện dịch vụ của mình, giúp khách hàng an tâm hơn khi lựa chọn dịch vụ của họ, một số nhà cung cấp hosting uy tín có thể kể đến như: hostingblender, hawkhost, matbao,…
• Email theo tên miền riêng được cung cấp trên một hoặc nhiều server riêng: email server nhận được sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên nghiệp. Đây là hình thức email đã được tích hợp sẵn các chương trình quản lý, có khả năng xác thực domain, mang lại sự uy tín và khả năng vượt qua các bộ lọc spam lên đến 98%.

3. Lưu ý khi mở email doanh nghiệp

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp, tổ chức đều nhận thức rõ được tập quan trọng của việc sử dụng email theo tên miền. Số lượng các cơ quan, công ty sử dụng ứng dụng này cũng tăng lên đáng kể. Thế nhưng đi liền với độ phổ biến ấy, khi đặt tên miền riêng cho email bạn cũng nên cần lưu ý những điều sau:

• Tên miền ngắn gọn: Bất kể một khía cạnh nào doanh nghiệp muốn công chúng, khách hàng nhớ đến mình nhất cũng đều được tạo được độ ngắn gọn và ấn tượng riêng. Điều này đặc biệt thể hiện thành công ở việc khi nhìn thấy email người khác hoàn toàn ngay lập tức nghĩ tới công ty bạn.
• Tên miền dễ đọc, dễ nhớ, dễ hình dung: Đừng quá cầu kỳ tên niềm, điều này chỉ khiến người nhận email thấy mông lung và nghi ngờ về địa chỉ email của bạn mà thôi.
• Tên miền có nghĩa: Ý nghĩa của tên miền email chính là ý nghĩa của công ty bạn nên hãy cố gắng tạo tên miền cho ý nghĩa và dễ hiểu.
• Tên miền phổ biến: Phổ biến ở đây tức muốn nói đến sự nhận biết rộng gắn liền với hình ảnh công ty bạn. Ví dụ công ty bạn là Công ty giải pháp email Semtek – tên miền email của bạn có thể đặt là @semtek.vn

Xây dựng thương hiệu bằng cách mở email doanh nghiệp

Bằng cách tạo mail tên miền riêng, bạn đã đem thương hiệu của mình đến gần hơn với khách hàng, điều này mang lại cho doanh nghiệp nhiều hơn bạn nghĩ.

1. Bước đầu của doanh nghiệp

Thường thì các dịch vụ email được sử dụng nhiều nhất là hệ thống email doanh nghiệp theo tên miền riêng. Hình thức này đều mang lại lợi ích rất lớn trong hoạt động tiếp thị – kinh doanh nói chung và trong việc xây dựng thương hiệu nói riêng. Khi nói đến việc xây dựng thương hiệu, chúng ta thường nghĩ đến các chiến dịch hoành tráng, kết hợp nhiều phương tiện marketing với chi phí “khủng”. Tuy nhiên những hoạt động xây dựng hệ thống mail với tên miền riêng hoàn toàn có thể đóng góp rất lớn vào quá trình tạo dựng thương hiệu cho doanh nghiệp.

Trong các dịch vụ email doanh nghiệp, bên cạnh việc xây dựng thương hiệu bằng cách tạo mail có tên miền riêng, thì hình thức tiếp thị bằng email đã không còn xa lạ nữa. Có thể nói mở email doanh nghiệp là một trong những công cụ tiếp thị online có chi phí thấp nhưng mang lại hiệu quả rất cao.

Giúp bạn tiếp cận người dùng với số lượng lớn trong khoảng thời gian chớp nhoáng, ít có công cụ online nào có thể làm được như vậy. Các hình thức quảng cáo khác mặc dù xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu, tuy nhiên lại bị hạn chế ở phương tiện truyền tải thông điệp đến khách hàng.

2. Phát triển của doanh nghiệp

Một viral clip, một quảng cáo truyền hình hay một banner quảng cáo hiển thị trên mạng xã hội có thể tiếp cận đến một số lượng đối tượng rất lớn, tuy nhiên những người có nhu cầu thật sự với sản phẩm, dịch vụ thì lại không nhiều. Mở email doanh nghiệp giúp bạn giải quyết được vấn đề này, chỉ cần bạn có một kế hoạch cụ thể với các bước thu thập dữ liệu người dùng chính xác, thì việc chạy một chiến dịch hiệu quả hoàn toàn nằm trong tầm tay.

Bên cạnh đó, việc tạo lập một hệ thống mở email doanh nghiệp với tên miền riêng đang được các công ty ưu tiên hàng đầu. Với sự hỗ trợ của các dịch vụ và các công cụ hướng dẫn cách tạo email tên miền riêng, giờ đây việc sở hữu hệ thống thư điện tử với tên miền doanh nghiệp đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Một email với tên miền doanh nghiệp sẽ tạo sự tin tưởng bước đầu với khách hàng, đồng thời làm tăng sự chuyên nghiệp của công ty bạn.

Một hệ thống email doanh nghiệp sẽ giúp bạn dễ dàng quản lí cơ sở thông tin liên lạc điện tử, tạo điều kiện thuận lợi trong việc phân loại từng bộ phận theo chức năng và giúp việc bảo mật dữ liệu tốt hơn. Thông tin sẽ được đảm bảo truyền tải thông suốt và nhanh chóng với nội dung thống nhất, tránh sai lệch. Việc kiểm soát nhân sự cũng trở nên chặt chẽ hơn, các nhân viên nghỉ làm tại công ty sẽ không thể dùng tài khoản email đại diện cho doanh nghiệp để làm những việc bất hợp pháp.

3. Tăng giá trị doanh nghiệp

Bên cạnh những lợi ích trên, dịch vụ email này đóng góp rất lớn về mặt nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp. Những email đến tay khách hàng với hình thức đẹp, nội dung tốt, với đuôi tên miền doanh nghiệp chắc chắn sẽ tạo thiện cảm với khách hàng. Trong trường hợp bạn gửi email sai đối tượng mục tiêu, thì một email thân thiện như vậy cũng sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng, mặc dù đó là lá thư được gửi đến ngoài mong muốn.

Địa chỉ email chứa đuôi là tên doanh nghiệp vô hình sẽ đọng lại trong trí nhớ người nhận thư, nó không chỉ nói lên sự chuyên nghiệp mà còn gián tiếp chứng thực nội dung thông tin trong email.

Khi khách hàng cần làm việc trực tiếp với các bộ phận chức năng, thì việc liên hệ tới những email như hotrokhachhang@ hay support@ cũng dễ dàng hơn nhiều so với việc tìm tên một nhân viên cụ thể của công ty phải không nào? Do đó, nếu bạn chưa tận dụng các dịch vụ email trong hoạt động tiếp thị – kinh doanh thì hãy bắt đầu ngay bây giờ nhé!

Các tìm kiếm liên quan

• mail server cho doanh nghiệp
• email doanh nghiệp là gì
• đăng nhập email doanh nghiệp
• bảng giá email google
• mua email
• tên miền email
• đăng ký email google theo tên miền miễn phí
• mua email google

Nội dung liên quan:

• Giấy trắng của bạn bị bể: 3 sai lầm phổ biến cần tránh
• AliExpress là gì? Ưu điểm và nhược điểm khi mua hàng trên aliexpress
• 5 vấn đề thường gặp khiến Google không lập chỉ mục trang của bạn