OKR là gì? Làm thế nào để bắt đầu với OKR cá nhân? Lợi ích của OKR

Trong quản trị doanh nghiệp, có rất nhiều mô hình, học thuyết hay công cụ được nghiên cứu và đưa ra để ứng dụng. Mục đích của chúng là giúp các nhà quản trị có thể xây dựng và phát triển doanh nghiệp theo đúng mục tiêu ban đầu, phát triển doanh nghiệp một cách bền vững. Hiện nay mô hình tiêu biểu được nhiều công ty công nghệ lớn như Google, Twitter, LinkedIn áp dụng chính là OKR. Vậy mô hình OKR là gì? Những doanh nghiệp nào có thể áp dụng được mô hình OKR cá nhân? Tất cả sẽ được SEMTEK giải đáp trong bài viết dưới đây.

OKR là gì?

OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể. 2 đặc điểm chính của phương pháp thiết lập mục tiêu phổ biến này bao gồm:

Cấu trúc

OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.

• Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
• Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?

Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Result là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.

Nguyên lý hoạt động

Điểm khác biệt của OKR cá nhân so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:

• Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
• Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
• Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
• Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Phương thức tiếp cận độc đáo này được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, rồi John Doer tiếp tục kế thừa và phổ biến phương pháp này tại Google. Ngày nay, OKR đã được sử dụng tại hàng ngàn tổ chức bao gồm cả Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.

Lợi ích của OKR cá nhân

OKR sẽ hỗ trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.

Giúp doanh nghiệp liên kết nội bộ chặt chẽ: OKR kết nối hiệu suất làm việc của cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty. Từ đó đội ngũ quản trị có thể đảm bảo mọi người đang có chung một định hướng.

Tập trung vào những vấn đề thiết yếu: Mô hình OKR sẽ đưa ra 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ trong tổ chức, giúp công ty và nhân viên ưu tiên vào những mục tiêu hệ trọng của công ty.

Tăng tính minh bạch: OKR sẽ xây dựng văn hoá minh bạch cho công ty, nên các nhân viên đều có thể nắm được công việc và kế hoạch của mỗi cá nhân và phòng ban.

Trao quyền tới nhân viên: Khi đã nắm rõ hoạt động trong công ty, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên theo dõi kết quả công việc.

Đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu: Qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh được các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu.

Đạt kết quả vượt bậc: OKR cho phép người quản lý lãnh đạo phát huy tối đa khả năng trong công việc, giúp công ty có thể đạt những kết quả ấn tượng.

OKR trông như thế nào?

Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn.

• OKR cấp độ công ty luôn được chú trọng nhất.
• OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKR cá nhân)
• OKR cấp độ cá nhân thể hiện công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành

Cách liên kết nghiêm ngặt

Trong cách tiếp cận này, ta xác định okr Objective ở cấp độ dưới là Key result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức.

Ví dụ:

Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:

– Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới

– Kết quả then chốt:

1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12

2. 4 lượt thử nghiệm sản phẩm

3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store

Ở cấp độ Giám đốc Marketing:

– Mục tiêu: Thu hút 10,000 người dùng mới

– Kết quả then chốt:

1. Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 15%

2. Chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới

3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store

Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Với nghĩa đó, sẽ biết được Key Result của CEO tổ chức này là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Quá trình này tự lặp lại với mỗi bộ phận, từ bộ phận Sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận Kĩ thuật đến bộ phận Chăm sóc khách hàng, và tiếp tục lặp lại với mỗi cấp độ của bộ phận đó.

Cách liên kết định hướng

Cách phân tầng nghiêm ngặt của okr Objective và Key result không phải lúc nào cũng hiệu quả. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng nhiều mục tiêu tham vọng cho phòng ban, hoặc yêu cầu nhân viên hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì theo sát cấu trúc mục tiêu của công ty.

Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”; nhưng Objective và Key Result của các cấp độ dưới có thể thay đổi. Ví dụ:

Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:

– Mục tiêu: Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn

– Kết quả then chốt:

1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12

2. 4 lượt thử nghiệm sản phẩm

3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store

Ở cấp độ Giám đốc Marketing:

– Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích

– Kết quả then chốt:

1. Tăng chỉ số độ thỏa mãn khách hàng lên 15%

2. Chạy chiến dịch mới để quảng bá thương hiệu

3. Được xuất hiện trên các tạp chí công nghệ

Các mục tiêu đều được liên kết có định hướng với mục tiêu ở tầng cao hơn, nhưng không có liên kết nghiêm ngặt giữa Objective và Key result ở các cấp độ khác nhau. Với những doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập hệ thống mục tiêu linh động, chúng tôi khuyến khích nhà quản lý sử dụng phương pháp này.

Làm thế nào để bắt đầu với OKR?

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập một hệ thống mục tiêu, quá trình chuẩn bị nên kéo dài khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu một quý mới hoặc năm mới.

Lộ trình có thể như sau:

• Tháng thứ nhất: Brainstorm về mục tiêu công ty. Xác định hệ thống tổ chức quản lý OKR
• Tháng thứ hai: Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận. Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân.
• Tháng thứ ba: Kết nối, phân tầng và trình bày về hệ thống OKR
• Tháng thứ tư: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Hướng dẫn cụ thể từng bước như sau:

Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp

Đội ngũ quản trị sẽ đề ra 3-5 mục tiêu cốt lõi của công ty trong quý hoặc năm tiếp theo. Những mục tiêu này nên xuất phát từ sứ mệnh hoặc tầm nhìn cấp lãnh đạo trong công ty, nhưng nó có thể linh hoạt, đi từ các số liệu kinh doanh cụ thể “Tăng chỉ số kinh doanh lên 200%” cho tới giá trị công ty “Chỉ sử dụng năng lượng tái tạo để hoạt động kinh doanh”.

Sau khi chốt các mục tiêu, phòng ban sẽ xác định những kết quả cụ thể cần thiết để đạt mục tiêu đó. Chẳng hạn, nếu phòng ban có nhu cầu tăng chỉ số kinh doanh lên 200%, họ có thể lấy kết quả then chốt là Tuyển 5 Account Executive. Những kết quả then chốt sẽ giúp định hướng mục tiêu cho cấp độ tiếp theo của tổ chức.

Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Mỗi một công ty với kiểu quy mô khác nhau khiến việc theo dõi OKR là một thách thức.

Các công ty như Google đã tự xây dựng công cụ nội bộ, một số công ty khác sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Excel, hoặc hiện tại đã có các phần mềm chuyên dụng để theo dõi OKR như Base Goal, Perdoo, Lattice,… Dù sử dụng phần mềm nào, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn một quy trình trước khi bắt tay vào OKR, nếu không công việc sẽ trở nên lộn xộn và doanh nghiệp sẽ không thể tối ưu được những giá trị mà OKR mang lại.

Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để cùng phác thảo mục tiêu

Hãy lên lịch họp với ban lãnh đạo cấp trung (những người đứng đầu các phòng ban) để vạch ra kế hoạch cho OKR của công ty. Cuộc họp này cần đem ra thảo luận những vấn đề sau:

• Khái quát về OKR: Khái niệm và vai trò của OKR? Tại sao ban lãnh đạo muốn sử dụng hệ thống này?
• OKR 101: Cách áp dụng OKR trong công việc? Lợi ích và mặt hạn chế của phương pháp OKR?
• Thảo luận về OKR công ty: Bạn cần thảo luận với các trưởng phòng ban bộ phận về OKR công ty mà ban quản trị đã thống nhất để lấy ý kiến phản hồi.

Kết thúc bước này, những người đứng đầu các phòng ban sẽ hiểu rõ ràng về OKR của công ty, đồng thời lên sẵn kế hoạch cho Objective và Key Result ở phòng ban của họ.

Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp

Sau cuộc thảo luận với người đứng đầu các phòng ban, đã đến lúc phổ biến về OKR với toàn bộ công ty trong cuộc họp. Giống như buổi thảo luận phía trên, hãy đảm bảo rằng bạn đưa ra lí do về sự cần thiết của OKR và cách chúng ta áp dụng nó trong công ty, từ đó nhân viên sẽ có cách kì vọng phù hợp về làm việc dựa trên hệ thống OKR.

Trưởng phòng bộ phận làm việc với thành viên phác thảo mục tiêu cá nhân

Sau cuộc họp toàn công ty, những người quản lý sẽ hẹn gặp với từng cá nhân để lên ý tưởng cho OKR của mỗi người. Đây cũng là cuộc thảo luận hai chiều – Nhân viên muốn làm gì và Người quản lý muốn nhân viên làm gì.

Kết thúc buổi thảo luận, bạn sẽ chốt xong kì vọng của nhân viên và kì vọng của công ty với các nhân viên. Bằng cách duy trì các cuộc thảo luận này theo hàng quý, các nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền để ra quyết định về sự nghiệp và các công việc hàng ngày của họ.

Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi thảo luận với từng nhân viên trong công ty, người lãnh đạo phòng ban và ban quản trị cùng ngồi lại và xem lại một lượt góc nhìn của các nhân viên có thể ảnh hưởng gì đến OKR của cả phòng ban hoặc công ty không. Sau khi thống nhất về OKR cho một quý hoặc năm, đã đến lúc để bạn trình bày OKR cá nhân trong buổi họp toàn thể công ty tiếp theo và thống nhất hướng đi trong giai đoạn sắp tới.

Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Trong suốt một quý (hoặc năm), nhà quản lý nên liên tục kiểm tra tiến trình thực hiện OKR của các nhân viên để đảm bảo công ty đang đi đúng định hướng ban đầu.

Cách tạo ra một OKR cá nhân hoàn hảo

John Doerr, tác giả của cuốn sách “Làm điều quan trọng” cho rằng:

“Mục tiêu là những gì bạn muốn hoàn thành. Kết quả quan trọng là cách bạn sẽ hoàn thành mục tiêu. Các mục tiêu thường tồn tại trong thời gian dài. Chúng táo bạo và đầy khát vọng. Kết quả chính tích cực, luôn cần đo lường được, có hạn định thời gian và số lượng kết quả chính cần đạt được”.

Để tạo ra một OKR cá nhân hoàn hảo bạn có thể tham khảo quy trình xây dựng OKRs sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Trước hết, bạn cần xác định mục tiêu quý của mình là gì.

Ví dụ: Trong quý IV năm 2020, mục tiêu của tôi là trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình.

Vào dịp cuối năm, chúng ta thường có xu hướng giảm các thói quen tốt. Chúng ta tập thể dục ít đi, ăn nhiều hơn, uống bia rượu nhiều hơn và giấc ngủ cũng thay đổi trong các kỳ nghỉ lễ kéo dài. Nhưng, chúng ta vẫn có thể duy trì cơ thể khỏe mạnh nếu tập thể dục, chăm sóc cơ thể đều đặn.

Để có OKR cá nhân hoàn hảo, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định được rõ mục tiêu mình muốn đạt được.
Mục tiêu – O như một điểm rõ ràng trên bản đồ, định hướng chính xác nơi bạn muốn đi đến.

Bước 2: Chuyển đổi mục tiêu sang dạng Objectives

Mục tiêu chính của bạn cần được chuyển đổi, cụ thể hóa. Tiếp nối ví dụ trên, mục tiêu cốt lõi của bạn là trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình.

Lúc này, bạn cần cụ thể hóa mục tiêu của mình và quyết định lĩnh vực nào trong cuộc sống bạn muốn cải thiện. Các lĩnh vực trọng tâm bạn muốn hướng tới trong quý IV 2020 có thể gồm: sức khỏe; sự bình an tâm trí; tri thức…

Bước 3: Viết nháp các Key Results

Các KRs là những chỉ số cụ thể, có thể dễ dàng đo lường, giúp bạn đánh giá được sự tiến bộ của mình. KRs giúp bạn nhìn nhận được rõ mình có đang đạt được mục tiêu hay không, vì vậy viết đúng Kết quả chính là một việc rất quan trọng.

Ví dụ như một trong những mục tiêu của bạn là sức khỏe thì các KRs có thể gồm:

• KR1: Duy trì tập luyện tối thiểu 3 buổi chạy mỗi tuần với tổng quãng đường 30km / tuần.
• KR2: Loại bỏ các thực phẩm có hại cho sức khỏe (nhiều dầu mỡ, đồ ăn nhanh) ngay trong tháng 8/2020.
• KR3: Cải thiện chỉ số VO2 Max từ 47 lên 50 trong 3 tháng cuối năm 2020.

Các KRs bạn đưa ra cần rất cụ thể, rõ ràng, định lượng được. Có như vậy bạn mới biết mình đang hoàn thành được bao nhiêu % tiến độ kết quả chính.

Bước 4: Xem xét TẠI SAO bạn muốn đạt được những KRs này

Đặt cho mình những mục tiêu vô nghĩa, thì dù cho có đạt được mục tiêu, bạn cũng thất bại. Bạn cần xem xét ngay từ đầu tại sao bạn muốn đạt những KRs này. Nếu bạn có đủ lý do để thực hiện, hiểu rõ về các KRs, bạn sẽ có thêm động lực để bản thân đạt được các kết quả.

Bạn cũng có thể gắn các lý do thực hiện KRs với chính bản thân mình.

Ví dụ: Bạn cần nỗ lực tập chạy bộ 3 lần mỗi tuần với tổng quãng đường 30km/ tuần để đạt được hình thể cân đối hơn.

Chính viễn cảnh về bản thân sẽ có cơ thể đẹp, thon gọn, cân đối sẽ giúp bạn có thêm động lực duy trì khối lượng tập luyện hàng tuần.

Bước 5: Tìm người bạn đồng hành

Để duy trì động lực thực hiện OKRs, bạn cũng nên tìm những người bạn đồng hành chung chí hướng.

Ví dụ như O của bạn là về sức khỏe với KR là chạy bộ 30 phút mỗi ngày. Bạn có thể tham gia các câu lạc bộ chạy bộ và tìm những người bạn đồng hành chạy bộ cùng mình.

Những người bạn này nên là những người mà bạn yêu quý, tôn trọng, không muốn làm họ thất vọng. Chính sự gắn kết giữa các bạn sẽ giúp việc chạy bộ mỗi ngày trở nên vui vẻ, nhẹ nhõm và thành thói quen hàng ngày.

Bước 6: Check in 2 – 4 tuần/ lần với bạn đồng hành

Trở lại với OKR cá nhân về sức khỏe – chạy bộ ở trên, bạn và các thành viên trong team chạy bộ nên kiểm tra lại khối lượng, hiệu quả tập luyện 2 – 4 tuần/lần. Các bạn xem xét lại các số liệu tập luyện và sẽ cùng nhau nhìn nhận lại xem mình đang thực hiện được bao nhiêu % mục tiêu.

Chúng ta có thể thêm vào một trò chơi nhỏ để tăng tính thử thách và động lực. Ví dụ: ai không đạt được 70% khối lượng tập luyện mục tiêu đặt ra, thì sẽ phải góp vào quỹ team một phần tiền chẳng hạn.

Số tiền nhỏ nhiều khi không làm chúng ta quá bận tâm. Nhưng, chính nỗi e ngại phải ngồi với team và nói rằng tôi đã không đạt được đủ khối lượng tập luyện đề ra sẽ thúc đẩy bạn duy trì tập luyện tốt hơn.

Từ ví dụ về sức khỏe – chạy bộ trên, chúng ta cũng có thể áp dụng cho nhiều trường hợp OKRs cá nhân khác như về nỗ lực công việc, học tập tri thức…

Từ khóa:

• OKR và KPI
• Mẫu OKR cá nhân
• Xây dựng OKR
• OKR cá nhân
• Okr là viết tắt của từ gì
• OKR, FPT Telecom

Nội dung liên quan:

• Nhượng quyền là gì? Những điều cần biết về nhượng quyền kinh doanh
• Fulfillment là gì? Có các loại dịch vụ fulfillment nào và loại nào phù hợp nhất?
• Fresher là gì? Những điều cơ bản bạn cần biết về Fresher