Outlook Mail là gì? Nên sử dụng dịch vụ Email của Google hay Outlook

Outlook Mail là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft được sử dụng rộng rãi tại các cơ quan, doanh nghiệp trên toàn thế giới. Bạn đã biết Outlook là gì chưa? Hãy cùng SEMTEK tìm hiểu Outlook Mail, cách cài đặt và sử dụng cho người mới bắt đầu ngay sau đây!

Outlook Mail là gì? Có tính năng gì nổi bật?

Tài khoản Outlook Mail là dịch vụ email miễn phí được phát triển và cung cấp bởi Microsoft. Các phiên bản hiện tại của email Outlook bao gồm Microsoft Outlook 2013 cho Windows và 2011 cho Mac.

Mặc dù thường được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng e-mail, Outlook cũng sở hữu các tính năng khác như lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú…. Khi sở hữu một tài khoản, Outlook sẽ tự động kết nối bạn với một loạt các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft bao gồm OneDrive, Skype, Office Online, OneNote và nhiều tiện ích thú vị khác.

Outook và các dịch vụ email miễn phí khác là sản phẩm được nhiều doanh nghiệp và công ty sử dụng. Trong đó, nói về email tên miền riêng thì Outlook được nhiều doanh nghiệp sử dụng hơn cả.

Tính năng nổi bật nhất của Outlook là giúp quản lý thông tin cá nhân, được sử dụng như một ứng dụng email. Ngoài ra, Outlook còn có các chức năng khác như lên lịch, quản lý công việc, quản lý danh bạ liên lạc, ghi chú, duyệt web,… dễ dàng trong việc quản lý thông tin người dùng.

Outlook có thể hoạt động một cách riêng lẻ hoặc kết hợp được với các ứng dụng khác như Microsoft SharePoint Server hoặc Microsoft Exchange Server để chia sẻ cho nhiều người dùng. Giống như nhiều ứng dụng khác của Microsoft thì Outlook cũng là một ứng dụng trả phí. Bạn chỉ có thể sử dụng đầy đủ các tính năng nếu mua phiên bản chính hãng.

1. Các tính năng nổi bật của Outlook Mail

Khác với một số ứng dụng mail khác cần phải truy cập thông qua các trình duyệt web, Outlook Mail có phiên bản ứng dụng riêng trên desktop giúp người dùng có thể truy cập và quản lý công việc, email của mình dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, Outlook cũng có nhiều tính năng nổi bật khiến nhiều công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn sử dụng.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của tài khoản Outlook Mail:

• Outlook có tốc độ truy cập nhanh
• Có tích hợp với các trang mạng xã hội đang chiếm ưu thế hiện nay như Facebook, Twitter hay LinkedIn…
• Giúp người dùng email có thể dễ dàng vừa check mail vừa lướt các kênh mạng xã hội này
• Tính năng sắp xếp email theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi…Như vậy người dùng sẽ dễ dàng tìm thấy email lẫn tập tin mà mình cần tìm.
• Hỗ trợ việc gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với OneDrive, Skype Drive
• Chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể (khả năng chống spam cao)
• Cho phép sử dụng HTML và CSS. Cụ thể, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML.
• Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần (dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing) giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spammail. Với Outlook, bạn có thể tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ này một cách dễ dàng.
• Hỗ trợ khôi phục email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tac xóa email trong thùng rác.
• Không giới hạn không gian lưu trữ
• Cho phép đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời
• Cho phép phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân / doanh nghiệp
• Gắn pin các loai thư quan trọng trong hộp thư đến
• Tích hợp Skype để trò chuyện thông qua Skype
• Và vô số các tính năng đặc biệt khác…

2. Cách tạo tài khoản Outlook Mail miễn phí và cách sử dụng

Trong phần này, SEMTEK sẽ hướng dẫn bạn cách tạo tài khoản Outlook Mail miễn phí.

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ , chọn “Get new email address” để tạo tài khoản mới

Ở phần New email bạn có 2 lựa chọn là Outlook và Hotmail, bạn chọn Outlook và chọn tên email mà mình muốn hiển thị, sau đó điền vào password và nhấn “Next”.

Trong đó:

• User name: Tên tài khoản Outlook Mail mà bạn cần đăng ký
• Create password: Mật khẩu để bạn đăng nhập hòm thư, mật khẩu phải có độ dài 8 ký tự trở lên bao gồm cả chữ cái, số và ký tự đặc biệt.
• Reenter password: Nhập lại mật khẩu bạn đã nhập ở trên.

Bước 2: Ở trang tiếp theo, bạn điền First Name (Tên), Last Name (Họ) của bạn. Nhấn Next.

Bước 3: Bạn điền tiếp các thông tin về Quốc gia, ngày tháng năm sinh theo yêu cầu. Sau đó nhấn Next và nhập một mã captcha xác thực.

Bước 4: Làm xong tất cả các bước trên thì bạn đã hoàn thành các bước khởi tạo một tài khoản Outlook cho riêng mình. Ở bước này, bạn có thể thiết lập hộp thư dựa trên các tính năng mà Outlook Mail cung cấp, đơn cử có thể kể đến:

• Time zone: Khung giờ bạn mong muốn sử dụng
• Theme: Phông nền chính của tài khoản của bạn
• Signature: Chữ ký hiển thị bên dưới mỗi email gửi đi của bạn

Bước 5: Giao diện hòm thư của Outlook sẽ hiện lên và bắt đầu từ bây giờ bạn đã có thể thực hiện các thao tác gửi, nhận mail, lưu trữ thông tin cơ bản, vô cùng tiện lợi.

Gmail với Outlook Mail: Dịch vụ thư điện tử (miễn phí) nào là tốt nhất?

Việc chọn dịch vụ thư điện tử tốt nhất cho kinh doanh của bạn có thể là một thử thách. Thư điện tử của bạn thì rất quan trọng đến việc kinh doanh của bạn. Bạn cần một dịch vụ mà nó có khả năng và cung cấp những chức năng mà bạn cần.

Đối với nhiều cá nhân và doanh nghiệp, quyết định dịch vụ email mà sử dụng cốt yếu của việc lựa chọn giữa hai trong số các dịch vụ email phổ biến nhất. Những dịch vụ này là Gmail của Google và Outlook.com của Microsoft. ( Để thuận tiện, chúng tôi sẽ đề cập đến Outlook.com của Microsoft như Outlook.). Hôm nay chúng ta sẽ có một cái nhìn tỉ mỉ về Gmail với Outlook-so sánh các tính năng của hai nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến. Chúng tôi cũng liệt kê một số ưu và khuyết điểm của mỗi hệ thống email để giúp bạn cân nhắc dịch vụ nào là tốt nhất.

1. Google Gmail (Đánh giá về khía cạnh dịch vụ email miễn phí)

Là một sản phẩm của Google, Gmail là một dịch vụ email miễn phí phổ biến nhất. Có nhiều tính năng và nhiều người dùng trên toàn thế giới.

Dưới đây là một cái nhìn sâu hơn về những ưu và khuyết điểm của Gmail:

Ngoài sự phổ biến của nó, dịch vụ email miễn phí của Gmail cung cấp nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp nhỏ.

5 lợi thế chính của Gmail

Dưới đây là một số tính năng hữu ích mà Gmail có:

1. Dễ sử dụng (Ease of Use) – Gmail có nhiều tính năng, bạn không cần phải hiểu tất cả chúng có để để sử dụng. Ngoài ra, có rất nhiều hướng dẫn Gmail tuyệt vời để giúp bạn bắt đầu như loạt bài hướng dẫn về sử dụng Gmail của chúng tôi cho người mới bắt đầu sử dụng Gmail: Cách tạo một tài khoản Gmail mới (hướng dẫn nhanh).
2. Năng suất (Productivity) – Gmail có nhiều tính năng để cải thiện năng suất của bạn. Một trong những công cụ là các tiện ích xây dựng trong công việc mà bạn có thể sử dụng để gửi tác vụ vào Google Calendar. Tìm hiểu cách sử dụng nó trong hướng dẫn này: Cách làm việc với các tác vụ trong Gmail để năng suất cao hơn.
3. Tuỳ chỉnh (Customization) – Gmail cho phép tuỳ biến tuyệt vời. Không chỉ bạn có thể kiểm soát sự xuất hiện của giao diện Gmail bằng cách sử dụng chủ đề, bạn có thể chọn cách hoạt động của hộp thư bằng cách bật tắt các tab. Ngoài ra, sử dụng mã màu và đánh dấu tùy chỉnh cách thư xuất hiện khác nhau.
4. Tính năng mở rộng (Integration) – Gmail tích hợp với một số các công cụ khác của Google. Cũng có rất nhiều plugin mở rộng khả năng của Gmail thêm nữa. Bạn có thể đọc về một số plugin Gmail tốt nhất trong bài viết này: 20+ Plugins Gmail hữu ích cho quản lý Email tốt hơn.
5. Hỗ trợ cộng đồng (Community Support) – Gmail hỗ trợ cộng đồng mạnh mẽ. Trung tâm trợ giúp Gmaillà tổ chức tốt và hiệu quả rất nhiều câu hỏi. Thêm vào đó, Google duy trì một diễn đàn trợ giúp của Gmail, nơi người dùng có thể đặt câu hỏi cụ thể. Cuối cùng, có rất nhiều tính năng hữu ích bên thứ ba viết về Gmail.

Một vài điểm hạn chế của Gmail

Mặc dù Gmail có nhiều lợi thế, vẫn còn một số hạn chế phải được nhìn nhận:

• Tên người dùng khả dụng (User Name Availability) – Một số người dùng đã phàn nàn rằng khó để có được tên người dùng mà bạn muốn. Do số lượng người dùng lớn, bạn không thể có được tên người dùng chính xác mà bạn muốn. Ví dụ, nếu tên của bạn là [firstname, lastname] bạn có thể muốn tài khoản Gmail của bạn sẽ là firstnamelastname. Tuy nhiên, trừ khi bạn có một cái tên bất thường bạn sẽ có thể tìm thấy rằng tên người dùng mong muốn đã được lấy. Bạn có thể kết thúc với một tên người dùng giống như firstnamelastname9999. (Lưu ý: firstnamelastname và firstnamelastname9999 chỉ là những ví dụ và không được dự định sử dụng thực tế.)
• Nhãn của Gmail – Nhiều người dùng email đang quen với cách sử dụng thư mục để lưu trữ các tin nhắn. Gmail sử dụng một hệ thống thư dựa trên nhãn. Trong khi có một số điểm tương đồng giữa nhãn và thư mục, chúng là không giống nhau. Điều này có thể là một hạn chế cho người mới bắt đầu sử dụng. Nhãn khá linh hoạt khi bạn biết cách sử dụng chúng để làm việc.
• Cửa sổ trả lời nhỏ – Nếu bạn bấm vào biểu tượng trả lời trong Gmail, các thư trả lời của màn hình là hơi nhỏ. Không giống như các mẫu thư mới của Gmail, không có cách nào để làm cho nó lớn hơn. Điều này có thể gây phiền nếu bạn muốn soạn một phản hồi chi tiết.

Nếu doanh nghiệp của bạn tìm kiếm một nhà cung cấp email, Gmail có thể là dịch vụ email miễn phí tốt nhất. Bây giờ hãy xem xét Outlook.com và so sánh nó với Gmail.

2. Microsoft Outlook.com (đánh giá từ góc độ dịch vụ email miễn phí)

Nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí phổ biến khác là Outlook.com của Microsoft. Tùy chọn này xuất phát từ công nghệ của gã khổng lồ Microsoft. Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn tìm kiếm một dịch vụ email miễn phí, bạn sẽ cân nhắc Outlook.com.

Hãy có cái nhìn cụ thể hơn:

5 lợi thế quan trọng của Outlook.com

Outlook.com cung cấp một số lợi thế thực tế cho người dùng:

1. Dễ sử dụng – Outlook.com dễ dàng để tải về và sử dụng. Nó có một giao diện sạch sẽ, hiện đại, trực quan và dễ hiểu.
2. Năng suất – Outlook xây dựng một công cụ tác vụ. Bạn có thể dễ dàng truy cập vào lịch từ trong hộp thư của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng lịch. Bạn cũng có thể truy cập lịch mà không cần rời khỏi hộp thư của bạn.
3. Tùy biến – Như Gmail, bạn có thể sử dụng chủ đề để thay đổi sự xuất hiện của giao diện. Bạn có thể thay đổi một số giới hạn về cách mà hộp thư đến làm việc, chẳng hạn như lựa chọn vị trí xuất hiện trong cửa sổ đọc và lựa chọn để hiển thị hoặc ẩn văn bản xem trước.
4. Tích hợp – Outlook.com kết hợp với các công cụ khác.của Microsoft. Bạn có thể sử dụng lưới ở phía trên bên trái của hộp thư đến để mở các công cụ khác của Microsoft. Có rất nhiều add-in mở rộng khả năng email của bạn. Bạn có thể thêm chúng từ trong hộp.thư của bạn bằng cách sử dụng tùy chọn Manage Integrations.
5. Hỗ trợ cộng đồng – MS Office của Outlook được thừa nhận rộng rãi như là tiêu chuẩn trong nhiều tập đoàn. Microsoft là một công ty lớn và họ cung cấp trợ giúp cho Outlook.com. Tuy nhiên, một số chủ đề trợ giúp chỉ áp dụng cho các phiên bản MS Office Outlook,.những dịch vụ khác áp dụng cho Outlook.com, hoặc cả hai. Outlook.com cũng có một cộng đồng người sử dụng. Thêm vào đó, có rất nhiều bài viết hữu ích của bên thứ ba.và hướng dẫn viết về nhà cung cấp email phổ biến này.

Một vài hạn chế của Outlook.com

Mặc dù có nhiều lợi thế, có một vài hạn chế khi sử dụng Outlook.com:

• Nhầm lẫn tên – tên email Outlook.com giống như Outlook email có tính phú.từ Microsoft office. Vậy mà, các gói email lại khác nhau. Nếu bạn đang tìm kiếm trợ giúp trực tuyến hoặc đọc một bài báo,.điều quan trọng là để được rõ ràng về gói nào đang được thảo luận.
• Ít tùy chọn hơn – trong khi một số có thể thích sự đơn giản của việc có ít.lựa chọn, những người khác có thể bỏ lỡ có nhiều tính năng hơn. Một ví dụ là tùy chọn cấu hình hộp thư đến. Gmail cung cấp nhiều cách để cấu hình sự xuất hiện hộp thư đến,.bao gồm cả việc lựa chọn ưu tiên tab hộp thư đến hoặc bật tắt các tab. Ngược lại, Outlook giới hạn cách thức mà bạn có thể đặt cấu hình hộp thư. Bạn có thể thay đổi thư hiển thị, để hiển thị hoặc ẩn văn bản xem trước, và một vài lựa chọn khác.
• Không có tính năng thử nghiệm Labs – Gmail Labs, bộ sưu tập của Gmail không phải đều là các công cụ sẵn sàng cho email, nó cho phép người dùng tiếp tục mở rộng những gì họ có thể làm với dịch vụ email của họ. Outlook.com thiếu điều này để giúp khách hàng trải nghiệm hệ thống email của họ.

Cả Gmail và Outlook Mail có nhiều tính năng để lựa chọn cho.cá nhân hoặc một tài khoản email của doanh nghiệp. Chúng cũng có một số hạn chế. Khi so sánh Gmail với Outlook,.không có sự lựa chọn đúng hay sai. Các dịch vụ.email bạn chọn phụ thuộc vào cách bạn sử dụng email và nhu cầu của bạn. Nếu bạn quyết định một cách cẩn thận và lựa chọn thông tin,.nhà cung cấp email bạn chọn khả năng là nhà cung cấp dịch vụ.email tốt nhất dành cho bạn.

Liên hệ với SEMTEK để tháo nút thắt cho website của bạn bằng giải pháp về Marketing!

SEMTEK Co,.LTD

🏡 Địa chỉ: 2N Cư Xá Phú Lâm D, Phường 10, Quận 6, TP.HCM
📧 Email: info@semtek.com.vn
☎️ Hotline: (+84)098.300.9285

Tìm kiếm liên quan

• outlook nghĩa là gì
• outlook là gì
• outlook tiếng anh là gì
• microsoft outlook

Nội dung liên quan

• Outbound link là gì và lợi ích của outbound links cho SEO
• Top 6 phần mềm gửi mail hàng loạt miễn phí tốt nhất 2021
• Trong ngành Marketing Online – quảng cáo là gì? Quan trọng ra sao?