Rating: 5
Author: semtek

Tiêu đề nội dung

Tạo mail server cho cong ty là phương tiện giao tiếp không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay. Các hoạt động giao tiếp trực tuyến, trao đổi thông tin online thông qua gửi, nhận mail giữa các cá nhân, đơn vị ngày càng phổ biến, đặc biệt là giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp với nhau.

Chính vì vậy, một hệ thống email doanh nghiệp chuyên nghiệp, thể hiện được bộ mặt của công ty chính là yêu cầu tiên quyết đối với các doanh nghiệp ngày nay để thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Tìm hiểu về cách tao mail server cho cong ty

1. Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp có thể hiểu là tài sản riêng thuộc quyền sở hữu của một công ty nhất định trên môi trường trực tuyến. Nếu như với các tài khoản email miễn phí như Gmail, Yahoo… người dùng có thể sử dụng cho các mục đích cá nhân như trao đổi thông tin, lưu trữ dữ liệu, xác nhận tài khoản trên các diễn đàn, làm việc dưới dạng freelancer… thì với hệ thống email doanh nghiệp, người dùng sẽ sử dụng để thực hiện các thao tác phục vụ cho công việc chung của công ty như liên hệ đối tác, báo cáo, thương thảo với khách hàng…

Đối với các email miễn phí, đuôi email thường có dạng là tên miền của nhà cung cấp, ví dụ như hotro@yahoo.vn, kindoanh@gmail.com… tuy nhiên trong nhiều trường hợp, ví dụ như các hoạt động liên hệ, thương thảo giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hay doanh nghiệp với người lao động, việc sử dụng các email miễn phí được đánh giá là không chuyên nghiệp.

Thay vào đó, các công ty, tao mail server cho cong ty lớn hiện nay ưa chuộng việc sử dụng email theo tên miền chính của công ty hơn. Các email này thường có dạng tenemail.tendomain.com hoặc tênmai@tendomain.com…

Ví dụ: Tên miền hiện tại của công ty bạn là Tinomail.com, khi thiết lập hệ thống email theo tên miền thì các đơn vị sẽ hỗ trợ cài đặt và sử dụng các email dạng như hotro@tinomail.com, kinhdoanh@tinomail.com hay bất cứ email nào (email của nhân viên, email chung của các bộ phận) khác đều sẽ có đuôi là @tinomail.com

2. Ưu điểm của việc tao mail server cho cong ty

Đây là giải pháp hàng đầu hiện nay cho các doanh nghiệp sử dụng thư điện tử trong hoạt động quản lí, giao dịch cần yêu cầu bảo mật dữ liệu cao, đường truyền ổn định, liên tục, nhanh chóng.

– Chuyên nghiệp: Email doanh nghiệp có khả năng tạo thiện cảm và củng cố niềm tin đối với khách hàng. Nó giống như bạn đang mặc một bộ đồ sang trọng để phục vụ vào công việc làm ăn của mình, sử dụng email doanh nghiệp một cách tinh tế với một hình ảnh chuyên nghiệp giúp tăng khả năng mở email của khách hàng lên đến 9 lần so với email miễn phí.

– Luôn cập nhập mọi lúc mọi nơi: Với giao diện thông minh, có khả năng tích hợp trên mobile, tab, PC… cho phép người dùng xử lý công việc ở bất cứ đâu, vô cùng tiện lợi, linh hoạt và tiết kiệm thời gian.

– Bảo vệ khỏi spam nguy hiểm: Email doanh nghiệp thường bao gồm bộ lọc spam và chống virus để giữ cho hộp thư của bạn sạch sẽ và an toàn từ mail rác nguy hiểm.

– Quản lý nhân viên: Email không chỉ là để gửi tin nhắn. tao mail server cho cong ty cho phép các nhà quản lý đội ngũ nhân sự hay quản lý dự án hiệu quả hơn bằng cách lập lịch công việc và gửi thông báo cho các thành viên.

– Đơn giản mà tiện ích: Gói Email sử dụng được các phần mềm email như Outlook, Outlook Express, Webmail, Mobile. Cho phép gửi/nhận mail online, offline.

Nên tao mail server cho cong ty như thế nào hiệu quả?

Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại email doanh nghiệp với hệ thống chức năng và công cụ đa dạng tùy theo yêu cầu và mục đích của từng doanh nghiệp. Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới khởi nghiệp và cần tao mail server cho cong ty, bạn có thể tham khảo các loại email cho doanh nghiệp thường được sử dụng sau đây:

1. Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là sản phẩm email server của Microsoft, được xây dựng trên nền tảng hợp tác với phần mềm Microsoft nên đồng thời cũng sở hữu các tính năng và ưu điểm cơ bản mà Microsoft đang mang lại cho người dùng.

Tuy nhiên, chi phí để xây dựng hệ thống email doanh nghiệp này là cực kỳ tốn kém, bạn cần phải có một cấu hình mail server mạnh, một địa chỉ IP công cộng (hoặc thuê không gian máy chủ trong Trung tâm dữ liệu), và tao mail server cho cong ty sau đó còn phải trả phí bản quyền cho Microsoft.

Nhìn chung Microsoft Exchange Server không dành cho những doanh nghiệp mới khởi nghiệp hay các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

Theo lời khuyên của một số chuyên gia và những người đã từng có trải nghiệm thực tế với Microsoft Exchange Server thì dịch vụ này vẫn còn một số điểm cần cải thiện như:

Nặng nề, phức tạp
Còn gặp lỗi nhiều
Hệ thống đòi hỏi phải được cài trên hệ thống Domain
Chỉ quản lý được duy nhất một tên miền
Mỗi mail gửi nhận đều được log lại với dung lượng lớn gấp vài chục lần, gây ảnh hưởng đến ổ C của bạn.

2. MDaemon

MDeamon là một dịch vụ cung cấp email khá nổi tiếng giúp các doanh nghiệp có thể thiết lập và xây dựng hệ thống email doanh nghiêp cho mình với những tính năng cơ bản.

Nói về giá cả, các gói dịch vụ tao mail server cho cong ty của MDaemon tương đối thấp hơn so với Microsoft Exchange. Nếu chọn sử dụng MDaemon, bạn cũng cần phải triển khai một máy chủ và IP riêng.

Các ưu điểm của MDaemon email server có thể kể đến:

Giao diện thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và thao tác
Chạy tốt trên các hệ điều hành của Microsoft
Có khả năng quản lý hàng trăm tên miền và nhiều người dùng khác nhau.

Tuy nhiên, tại Việt Nam, nhìn chung dịch vụ của MDeamon chưa thực sự phổ biến và sử dụng nhiều do có quy trình đăng ký và duy trì phức tạp.

3. Zimbra

Zimbra là phần mềm email server được xây dựng trên mã nguồn mở và chạy khá ổn định, tuy nhiên phần mềm này vẫn còn một số hạn chế về mặt tính năng.

Các ưu điểm về Zimbra có thể kể đến:

Độ tin cậy cao: Việc di chuyển, sao lưu và khôi phục mailbox của cá nhân hay tập thể tại Zimbra đều được thực hiện trực tuyến với tốc độ nhanh chóng.
Zimbra cung cấp nhiều gói dịch vụ với nhiều mức chi phí khác nhau cho người dùng chọn lựa.
Khả năng mở rộng cao (do được thiết kế và sử dụng mã nguồn mở)

Có thể nói, dịch vụ email của Google tốt nhưng lại là bài toán đánh đố đối với ngân sách của nhiều doanh nghiệp mới, công ty vừa và nhỏ. Nếu như quy mô công ty của bạn không lớn, số lượng nhân viên của bạn chưa nhiều thì việc sử dụng gói dịch vụ email này sẽ chưa phù hợp và có thể sẽ mang lại nhiều khó khăn.

8 bước đơn giản để tao mail server cho cong ty

Một công ty muốn tạo nên sự uy tín thì từ những việc nhỏ nhất cũng phải làm cho nó chuyên nghiệp như việc tạo tên email doanh nghiệp theo tên miền cũng góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp cho công ty đó.

Với những doanh nghiệp, công ty có số lượng nhân viên ít khoảng dưới 10 người bạn có thể tạo tên miền công ty dựa vào hệ thống mail server miễn phí. Còn nếu những công ty lớn thì cần phải có dịch vụ riêng. Bài viết dưới đây hướng dẫn các bạn 8 bước đơn giản để tạo tên email doanh nghiệp theo tên miền dành cho những công ty có quy mô nhỏ.

Bước 1: Tao mail server cho cong ty tài khoản

Để có thể tạo tài khoản email doanh nghiệp gắn với tên miền bạn có thể tạo bằng một số trang web miễn phí người ta cho phép tạo như live.com, zoho.com… dưới đây chúng tôi xin hướng dẫn các bạn cách tạo tài khoản mail trên live.

Để có thể tạo được mail bạn cần phải có một tài khoản live đây là tài khoản có thể dùng chung với tài khoản hotmail nên những bạn nào đã có hòm thư dạng hotmail thì không cần phải tạo tài khoản ở bước này nữa.

Bạn nào chưa có thì vào mục sign up rồi điền đầy đủ các thông tin theo quy định như vậy bạn đã có một tài khoản.

Bước 2: Khởi tạo domain

Sau khi đã tạo tài khoản bạn cần đăng nhập vào trang web bằng cách click vào nút sign in. Đăng nhập xong sẽ hiện ra một bảng bạn chỉ cần add domain rồi rồi bấm tiếp tục ( continue)

Bước 3: Xác nhận thông tin

Ở bước này bạn cần xác nhận lại những thông tin, những tao mail server cho cong ty bạn tạo và chấp nhận điều khoản dịch vụ. Ở bước này cần phải nhập mã captcha để xác nhận việc đăng ký những tài khoản email đó.

Bước 4: Tạo các bản ghi MX

Ở bước này bạn truy cập vào cửa sổ Administrator status, ở đây nó sẽ cung cấp cho bạn một số bản ghi MX để hướng dẫn dịch vụ mail gắn với tên miền. Lúc này TXT record sẽ xác minh bạn có đúng là chủ của những tên miền này hay không. Bạn cần phải ghi lại những thông tin liên quan tới MX record và TXT record để cấu hình DNS.

Khi đã có được các thông tin thì lúc này bạn vào trang quản trị tên miền của bạn để tạo các bản ghi MX và TXT như trên.

Bước 5: Xác nhận tên miền xong

Bước này nghĩa là tên miền đã xong để biết được bạn quay trở lại trang chính của Windows Live Admin và click Refresh nếu hiện lên một bảng thông báo tài khoản của bạn đã hoạt động thì nghĩa là đã có tên miền còn ngược lại bạn cần phải xem xét lại những bước làm trước có thể bạn sai ở đâu đấy. tạo email doanh nghiệp

Bước 6: Tạo account và test

Để tạo ra các tài khoản khác nhau bạn click vào Member Accounts để quản lý danh sách các email và có thể tạo thêm một số email tùy theo nhu cầu của bạn. Muốn thêm tài khoản bạn chỉ cần bấm Add rồi thêm.

Bước 7: Tạo tên miền thân thiện

Để tạo được tên miền thân thiện bạn nhấn vào Custom Addresses rồi click “Add”, và gõ: “mail” để live tạo cho bạn một hướng dẫn cấu hình bản ghi CNAME. Sau đó bạn vào trang quản trị DNS tên miền của bạn tạo thêm một bản ghi CNAME với tên mail trỏ đến go.domains.live.com khi nào bạn ping mail.tenmiencuaban.com mà thấy ip đã thay đổi sang IP của server của microsoft là được.

Bước 8: Thiết lập check mail bằng outlook

Để có thể check mail bằng outlook trước tiên bạn cần phải đăng nhập vào email của bạn bằng webmail. Khi đó bạn sẽ nhìn thấy biểu tượng hình bánh răng ở góc bên phải bạn click vào đó một menu xuất hiện bạn lựa chọn mục connect devices and apps with pop tiếp theo bạn đánh dấu vào mục enable POP sau đó bấm save. tạo email doanh nghiệp

Trên đó là 8 bước đơn giản để tao mail server cho cong ty theo tên miền bạn có thể tham khảo và thực hành theo những bước trên đó. Nếu bạn có nhu cầu tạo website cho doanh nghiệp của bạn hãy liên hệ với để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Liên hệ với SEMTEK để tháo nút thắt cho website của bạn bằng giải pháp về Marketing!

SEMTEK Co,.LTD

🏡 Địa chỉ: 2N Cư Xá Phú Lâm D, Phường 10, Quận 6, TP.HCM
📧 Email: info@semtek.com.vn
☎️ Hotline: (+84)098.300.9285

Các tìm kiếm liên quan:

cách tạo email theo tên miền miễn phí
đăng ký email google theo tên miền miễn phí
email công ty mới thành lập
lập mail đuôi edu vn
cách tạo mail có đuôi tùy ý
đăng ký gmail doanh nghiệp miễn phí
đăng nhập email doanh nghiệp
tạo gsuite

Nội dung liên quan:

Thiết kế Website

Các bước tao mail server cho cong ty đơn giản