Cách giữ nhóm tiếp thị của bạn cùng nhau sử dụng các ứng dụng lịch

Để quản lý các dự án của mình, tôi làm việc với một nhóm năm người, bao gồm cả bản thân tôi. Đó không phải là một đội lớn, nhưng chúng tôi đã mất thời gian để thiết lập một thói quen tiếp thị hiệu quả cho 5 người chúng tôi.

Mỗi ​​tháng, chúng tôi đảm nhận một loạt nhiệm vụ cho thương hiệu của mình, để tăng khả năng hiển thị, củng cố sự hiện diện xã hội, nâng cao thẩm quyền và tạo ra các khách hàng tiềm năng trở thành chuyển đổi.

Đây là điều khó khăn, không chỉ các nhiệm vụ chúng tôi đặt ra cho chính mình mà còn là sự phối hợp giữa năm người, ba trong số những người sống bên ngoài đất nước và ba người xử lý các vấn đề ở cấp địa phương và quốc gia.

Thêm vào cuộc đấu tranh này, nhu cầu thường xuyên phải bao gồm những người khác vào hỗn hợp. Chúng tôi có các thành viên cao cấp mà chúng tôi cần lên lịch các cuộc gọi hỗ trợ, người tổ chức #vcbuzz mà chúng tôi cần để điều phối các cuộc trò chuyện Twitter hàng tuần, những người có ảnh hưởng và đối tác mà chúng tôi cần gặp.

Chúng tôi đã thông qua mọi công cụ năng suất có thể, nền tảng quản lý nhóm và trình quản lý tác vụ mà con người biết đến. Chúng tôi đã xem qua các bản demo của các giải pháp SaaS chính cung cấp các tính năng quản lý tác vụ và thậm chí còn nhận được sự trợ giúp của họ trong việc thiết lập.

Mãi cho đến khi chúng tôi đã làm việc cùng nhau hơn một năm, mọi thứ cuối cùng cũng đi vào đúng vị trí. Ứng dụng lịch nào thực sự hoạt động cho nhóm ragtag gồm những người sai phạm toàn cầu của chúng tôi?

Ứng dụng Lịch Google và Thông báo qua email

Bạn thấy đấy, nó trở nên đơn giản tiện lợi. Có những nền tảng ưa thích này sẽ hoạt động trong một thời gian, nhưng nó là một rắc rối. Không ai sử dụng chúng cho bất kỳ công việc nào khác và họ không muốn ngừng sử dụng những gì họ đã sử dụng trước đó.

Một số nhóm của tôi đã sử dụng Evernote, Trello hoặc Producteev. Tôi sử dụng Zenkit. Việc truy cập vào một trang tổng quan hoàn toàn khác chỉ dành cho các dự án của chúng tôi và không thể tích hợp chúng vào những dự án rộng lớn hơn của chúng tôi đã khiến nó trở thành một công việc vặt mà không ai muốn giải quyết.

Google Lịch và email đã trở thành giải pháp hiệu quả nhất cho chúng tôi. Nó không chỉ dễ dàng tích hợp vào các nền tảng khác nhau mà còn quen thuộc ở chỗ chúng tôi đã sử dụng cả hai công cụ hàng ngày. Chúng dễ dàng đồng bộ hóa trên mọi thiết bị và có thể được chia sẻ và làm việc với những người khác. Có thể tạo các lịch khác nhau và có thể gửi hàng loạt email kèm theo bản ghi cuộc trò chuyện.

Cho đến ngày nay, chúng tôi sử dụng kết hợp này cho danh sách công việc và cuộc hội thoại của mình, bao gồm các liên kết tới thông báo sự kiện và các mục cần thiết đang chờ xử lý trong danh sách việc cần làm trong email.

Trước tiên, bạn sẽ cần tạo một lịch dành riêng cho các nhiệm vụ và cuộc họp trong nhóm của mình. Sau khi nó được tạo, bạn có thể lấy liên kết của mình bằng cách:

• Nhấp vào “Cài đặt ”Ở trên cùng bên phải
• Chọn lịch mới của bạn trong danh sách
• Nhấp vào “Quyền truy cập”
• Đặt lịch của bạn thành “Công khai”
• Nhấp vào nút “Nhận liên kết có thể chia sẻ” và sao chép liên kết của bạn từ đó

Sau khi bạn chia sẻ liên kết này với các thành viên trong nhóm của mình, bạn bè và cộng đồng, họ sẽ thấy các sự kiện mới được thêm vào của bạn mà bạn không cần phải thông báo cho bất kỳ ai theo cách thủ công.

Từ đó:

Bước một – Tạo sự kiện

Để tạo sự kiện trong Google Calendars, hãy đăng nhập vào tài khoản của bạn và chuyển đến trang Lịch chính. Sẽ có một nút lớn cho biết “Tạo”. Đây là nơi bạn có thể đặt thông tin chi tiết về sự kiện của mình (tên, ngày tháng, những người liên quan, v.v.).

Tên sự kiện phải là một cái gì đó có liên quan, chẳng hạn như tên dự án, và sau đó thêm các sự kiện vào đó.

Cái gì làm cho điều này thuận tiện là bạn có thể chọn chỉ xem lịch đó bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ trên từng lịch riêng lẻ. Điều đó sẽ hiển thị cho bạn các sự kiện chỉ liên quan đến tập hợp đó.

Bước Hai – Kiểm tra lại Chi tiết

Trong cửa sổ bật lên xuất hiện khi bạn chọn tạo sự kiện, bạn sẽ có thể chọn thông tin chi tiết của mình. Chúng bao gồm tên, ngày, giờ, địa điểm, mô tả, ai được mời / phải được thông báo, ai có thể thực hiện thay đổi đối với sự kiện và nếu / khi sự kiện lặp lại.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là kiểm tra kỹ các chi tiết này trước khi gửi thông báo! Mặc dù có vẻ không phải là vấn đề lớn, nhưng bạn có thể gửi thông báo cho những người đã đăng ký sự kiện khi bạn thực hiện thay đổi). Tuy nhiên, hãy thận trọng vì nó thực sự gây phiền nhiễu rất nhanh nếu nhiều sự kiện thay đổi được gửi đến email của bạn. Hãy tin tưởng ở tôi.

Bước Ba – Sử dụng Liên kết mọi nơi

Cuối cùng, bạn cần để siêu liên kết mục nhập sự kiện trong email của bạn. Điều này khá dễ hiểu.

Theo liên kết sẽ đưa họ đến mục nhập Lịch Google hoặc sẽ cho phép họ thêm nó vào lịch của riêng họ bằng cách nhấp vào một trong các tùy chọn nút. Họ sẽ tìm thấy tất cả thông tin bạn đưa vào đó.

Tùy thuộc vào sự kiện của bạn, có thể có những nơi khác nhau mà bạn có thể muốn đưa vào liên kết của mình, ví dụ:

• Nhúng lịch của bạn vào trang chính của bạn . Nếu bạn có một trang nội bộ mà bạn sử dụng để cập nhật giữa các nhóm, bạn có thể nhúng toàn bộ lịch của mình vào đó. Đây là những gì chúng tôi đã làm trên trang trò chuyện Twitter của chúng tôi . Cái hay của phương pháp này là bạn cần thực hiện điều đó một lần: Lịch nhúng sẽ tự cập nhật.
• Nhập các sự kiện trên Lịch Google vào trang Facebook của bạn bằng cách sử dụng tích hợp Zapier này để thông báo cho người hâm mộ hoặc thành viên nhóm của bạn về mỗi sự kiện mới được thêm vào.
• Bao gồm liên kết lịch của bạn trong chữ ký email của bạn . Điều này sẽ tự động cập nhật tất cả những người nhận được email của bạn. Bạn có thể sử dụng các ví dụ về chữ ký email này để thiết lập chữ ký của bạn, vì vậy nó mang tính thông tin cao , chưa sử dụng được.

Nói chung, Lịch Google là miễn phí, cực kỳ linh hoạt và có thể tích hợp dễ dàng vào các sản phẩm khác của Google, kể cả sản phẩm yêu thích của tôi, Bảng tính Google , làm cho nó trở thành giải pháp lập lịch ưa thích của tôi.

ContentCal và Lịch chiến dịch

Mặc dù Lịch Google rất tuyệt vời cho tất cả các loại lập lịch và tổ chức quy trình làm việc, chúng tôi phải tìm anothe r ứng dụng cho tiếp thị nội dung và truyền thông xã hội.

Khi bạn làm việc với nhân viên từ xa, bạn đang phải đối mặt với hai vấn đề chính:

• Giúp mọi người đi đúng hướng và làm việc hiệu quả.
• Giữ cho mọi người luôn có động lực (Quá dễ dàng để tập trung vào nhiệm vụ hiện tại của bạn và không bao giờ nhìn ra khỏi hộp khi bạn bị cô lập với phần còn lại của nhóm).

Tôi nghĩ chúng tôi đã giải quyết được cả hai vấn đề này với ContentCal , một nền tảng chia sẻ mạng xã hội cộng tác giúp hợp nhất toàn bộ nhóm của bạn để xây dựng các kênh do thương hiệu của bạn sở hữu.

ContentCal khá nhẹ: Không có hàng trăm tính năng báo cáo và quản lý tác vụ để thao tác. Nhưng nó hoạt động rất tốt mà không mất nhiều thời gian thiết lập và đào tạo.

• Thêm các thành viên trong nhóm của bạn làm cộng tác viên (có thể đóng góp các bản cập nhật trên mạng xã hội) hoặc người quản lý (có thể chỉnh sửa và xuất bản).
• Tạo một hệ thống trong đó mọi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về phần của riêng họ (ví dụ: nếu ai đó đang làm việc theo lịch trò chuyện, họ có nhiệm vụ công khai và quảng bá từng sự kiện).

Sau khi được đặt, lịch của bạn sẽ tự xây dựng với mọi người tham gia hàng ngày.

Hơn nữa, bạn có thể lên lịch các chiến dịch sắp tới cho cả nhóm của mình để xem điều gì sắp xảy ra. Mỗi chiến dịch có thể có một bản tóm tắt và các thành viên trong nhóm của bạn cũng có thể đóng góp vào đó để chia sẻ kết quả nghiên cứu và ý tưởng của họ.

Bản tóm tắt chiến dịch là tối thiểu, nhưng chúng rất hiệu quả để lưu trữ ý tưởng và tổ chức kế hoạch sắp tới của bạn:

Thật dễ dàng!

Tôi yêu các ứng dụng lịch này và tất nhiên, tất cả chúng ta đều sử dụng email. Vì vậy, sử dụng các ứng dụng này để quản lý tác vụ, quản lý nhóm, tiếp thị và khả năng tiếp cận khán giả có ý nghĩa hoàn hảo. Thêm vào thực tế là cả hai đều miễn phí và bạn có lý do chính đáng để dùng thử.

• Trang chủ