Thiết kế Website

Vai trò của MIS trong quản lý doanh nghiệp

Đã đăng trên bởi semtek
Vai trò của MIS (Management Information System) trong quản lý doanh nghiệp
08
Th2

MIS, hay Hệ thống thông tin quản lý, là một cụm từ quen thuộc trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp hiện đại. Đây là một hệ thống kỹ thuật số mà thông qua đó, các tổ chức có thể thu thập, lưu trữ, phân tích và trình bày thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh, nhằm hỗ trợ quyết định và quản lý điều hành.

Định Nghĩa MIS trong Quản Lý Doanh Nghiệp

MIS là một từ viết tắt của Management Information System – một hệ thống thông tin quản lý. Được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức và doanh nghiệp, MIS giúp quản lý thông tin, hỗ trợ ra quyết định, và tối ưu hóa quá trình kinh doanh.

MIS là một hệ thống tích hợp người và máy tính nhằm cung cấp thông tin dùng để hỗ trợ hoạt động quản lý và ra quyết định trong một tổ chức. Hệ thống này giúp quản lý thông tin qua nhiều kênh một cách có tổ chức và logic, đồng thời cũng đảm nhiệm việc phân tích dữ liệu kinh doanh. MIS kết hợp cả phần mềm quản lý dữ liệu, phần cứng, và con người trong quá trình tinh chỉnh thông tin.

Vai Trò của MIS trong Quản Lý Doanh Nghiệp

1. **Hỗ trợ ra quyết định**: MIS cung cấp thông tin chắc chắn và đúng thời điểm cho quản lý cấp cao, giúp họ đưa ra các quyết định sáng suốt và có cơ sở. Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn và được tổ chức một cách có hệ thống.

2. **Tối ưu hóa quy trình**: MIS giúp tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh thông qua các tính năng của phần mềm quản lý. Điều này giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.

3. **Quản lý dữ liệu**: Trong kỷ nguyên dữ liệu lớn, việc quản lý dữ liệu một cách có hiệu quả là yếu tố sống còn. MIS giúp phân loại, lưu trữ và khai thác dữ liệu hữu ích từ khối thông tin khổng lồ.

4. **Phản hồi nhanh**: MIS cho phép doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi của thị trường qua việc cung cấp báo cáo thời gian thực và phân tích xu hướng, từ đó doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng những yêu cầu đang thay đổi của khách hàng.

5. **Giao tiếp hiệu quả**: MIS cải thiện khả năng giao tiếp trong và ngoài tổ chức nhờ các công cụ quản lý thông tin, đảm bảo thông tin đến được đúng người, đúng lúc và đúng cách.

6. **An ninh thông tin**: Với sự gia tăng liên tục của các mối đe dọa an ninh mạng, việc bảo mật thông tin doanh nghiệp trở nên cực kỳ quan trọng. MIS giúp xây dựng các protocol an toàn để bảo vệ thông tin doanh nghiệp.

7. **Hỗ trợ lập kế hoạch**: Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử và hiện tại, MIS giúp nhà lãnh đạo lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn một cách chính xác hơn.

Với những vai trò trên, không ngạc nhiên khi MIS được coi là một phần không thể thiếu trong mọi hoạt động quản lý doanh nghiệp hiện đại, từ quản lý chuỗi cung ứng cho đến quản lý mối quan hệ khách hàng, marketing và nhiều lĩnh vực khác để tổ chức có thể đạt được mục tiêu và phát triển bền vững.

Mặc dù có những cải tiến to lớn trong công nghệ thông tin, nhưng máy tính (dựa trên nền tảng CNTT hiện đại) vẫn chưa thể tiếp quản công việc quản lý kinh doanh. Tuy nhiên, các hệ thống thông tin kinh doanh đã chuyển đổi hiệu quả, sức mạnh và hiệu quả của quản lý.

Trong một bài viết trước về phần mềm quản lý doanh nghiệp, chúng ta đã xem xét các khía cạnh bề nổi về cách hệ thống thông tin quản lý hiện đại hỗ trợ doanh nghiệp. Chúng tôi đã thấy máy tính tăng tốc và cải thiện chất lượng hoạt động như thế nào. Chúng tôi cũng đề cập đến sự tồn tại của nhiều loại phần mềm kinh doanh – bộ phần mềm văn phòng, phần mềm chức năng như kế toán và hàng tồn kho, và phần mềm công nghiệp như phần mềm quản lý bán lẻ. Trong bài viết này, chúng tôi cố gắng xem xét vai trò của các hệ thống quản lý thông tin một cách phân tích hơn.

Các nhà quản lý doanh nghiệp thường cần đưa ra các quyết định có thể ảnh hưởng đến vận may của doanh nghiệp theo cách này hay cách khác. Ví dụ: một công ty có các cửa hàng bán hàng hoặc nhà phân phối trải rộng trên một khu vực địa lý rộng lớn có thể muốn tối ưu hóa các hoạt động hậu cần để vận chuyển hàng hóa đến các cửa hàng. Giải pháp tốt nhất có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như mô hình nhu cầu, tính sẵn có của hàng hóa, khoảng cách liên quan và tùy chọn sử dụng các hãng vận tải bên ngoài (những người có thể tìm thấy tải trọng hai chiều và có thể chứng minh một tùy chọn chi phí thấp hơn trên quãng đường dài) thay vì phương tiện riêng.

Mặc dù có thể sử dụng các công thức toán học phức tạp bằng tay để tính toán giải pháp tốt nhất, máy tính biến toàn bộ quá trình thành một nhiệm vụ thông thường là cung cấp thông tin nhất định làm đầu vào và thu thập các đề xuất cho giải pháp tốt nhất làm đầu ra. Nhiệm vụ thường có thể được thực hiện trong vài phút (thay vì hàng giờ hoặc thậm chí vài ngày) và có thể kiểm tra một số phương án thay thế trước khi quyết định phương án nào có vẻ thực tế nhất.

Việc xác định các vấn đề và phân tích các yếu tố gây ra chúng cũng đã được chuyển đổi bởi các hệ thống thông tin máy tính hiện đại. Trong môi trường MIS điển hình, các báo cáo tiêu chuẩn được tạo theo cách thường xuyên so sánh hiệu suất thực tế với các ước tính ban đầu. Phần mềm tạo báo cáo có thể được hướng dẫn để làm nổi bật các trường hợp ngoại lệ, tức là các biến thể đáng kể giữa ước tính ban đầu và hiệu suất thực tế. Do đó, các nhà quản lý sẽ nhận thức được các khu vực có vấn đề trong quá trình làm việc hàng ngày của họ chỉ bằng cách xem các báo cáo họ nhận được mà không cần phải tự mình thu thập và tính toán dữ liệu chi tiết.

Việc xác định các yếu tố chịu trách nhiệm cho vấn đề cũng có thể được thực hiện thường xuyên ở một mức độ nào đó bằng cách sử dụng các công cụ như phân tích phương sai. Phân tích chênh lệch là một yếu tố của hệ thống chi phí tiêu chuẩn nhằm phân chia các sai lệch so với ước tính (hoặc tiêu chuẩn) thành các yếu tố nguyên nhân như tăng giá nguyên vật liệu sử dụng, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu, thời gian ngừng máy đột xuất, v.v. Với một báo cáo chi tiết như vậy, người quản lý có thể nghiên cứu sâu hơn sâu hơn vào yếu tố vấn đề, chẳng hạn như tại sao lại sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu.

Kiểm soát cũng được thực hiện thông qua phân tích phương sai. Ngân sách được chuẩn bị cho tất cả các hoạt động kinh doanh bởi các nhà quản lý có liên quan làm việc theo cách phối hợp. Ví dụ, khối lượng bán hàng ước tính sẽ xác định mức độ sản xuất; mức sản xuất sẽ quyết định việc mua nguyên vật liệu; và như thế. Với việc quản lý hệ thống thông tin tốt, có thể tạo ra các báo cáo kịp thời so sánh doanh số bán hàng, sản xuất, cung cấp nguyên liệu thực tế, v.v. với mức ước tính.

Các báo cáo sẽ giúp các nhà quản lý theo dõi mọi thứ và thực hiện hành động khắc phục nhanh chóng. Ví dụ, người quản lý sản xuất sẽ nhận thức được doanh số bán hàng giảm (hoặc doanh số bán hàng tăng) của các sản phẩm cụ thể và có thể chuẩn bị để điều chỉnh lịch trình sản xuất, và người quản lý mua hàng và hàng tồn kho sẽ nhanh chóng nhận ra bất kỳ hàng tồn kho vật liệu không sử dụng nào đang tăng lên. Do đó, MIS nâng cao chất lượng thông tin liên lạc xung quanh và có thể cải thiện đáng kể hiệu quả của việc kiểm soát hoạt động.

MIS hiệu quả liên quan đến con người và máy tính làm việc cùng nhau

Khía cạnh chính cần lưu ý là MIS chỉ cung cấp thông tin; đó là trách nhiệm của các nhà quản lý liên quan để hành động trên thông tin. Đó là sức mạnh tổng hợp giữa thiết bị hiệu quả, chính xác và nhanh chóng và con người với ý thức chung, trí thông minh và khả năng phán đoán thực sự mang lại sức mạnh cho MIS.

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Các chuyên mục nội dung liên quan