Cách sử dụng Web Mail để gửi và nhận mail đơn giản, nhanh chóng

Bên cạnh logo, đồng phục, bảng hiệu… công ty của bạn cần trang bị địa chỉ email mang đậm dấu ấn doanh nghiệp. Địa chỉ email có dạng [tên nhân viên]@[tên công ty] vừa giúp bạn dễ dàng quản lý hoạt động của nhân viên, vừa góp phần làm tăng tuy tín công ty khi trao đổi thư từ với đối tác. Trong bài viết này, Semtek Co,.ltd xin giới thiệu với bạn các thông tin về Web Mail.

Web Mail là gì?

WebMail là ứng dụng quản lý việc gửi, nhận email trực tuyến chạy trên nền tảng website và có thể sử dụng bằng nhiều loại thiết bị. Ngoài khả năng truy cập máy chủ email, chúng cũng cho phép người dùng làm việc trực tiếp với email như đọc, gửi và nhận thư.

Email được xem là một trong những hình thức quảng cáo có niên đại lớn và hiệu quả nhất hiện nay. Và để quản lý hệ thống email tốt hơn, ngày nay có khá nhiều ứng dụng ra đời để phục vụ nhu cầu của các cá nhân và tổ chức. Trong số đó, chúng ta không thể không điểm qua những cái tên nổi bật như Outlook, Gmail hay Yahoo…

Công dụng của Web Mail là gì?

WebMail không có quá nhiều điểm khác biệt so với các dịch vụ Email khác. Tuy nhiên, chúng cung cấp cho người dùng đầy đủ các tính năng để sử dụng và làm việc với email. Chẳng hạn như:

• Soạn thảo email: công cụ soạn thảo được hỗ trợ và đính kèm hình ảnh, tệp, email.
• Hộp thư nhận mail (Inbox): quản lý tất cả thư được gửi đến, ngoại trừ các thư ở hộp thư Spam.
• Hộp thư đi (Outbox): nơi chứa danh sách các lá thư đã được gửi đi.
• Thư nháp (Draft): nơi lưu trữ những lá thư đang soạn thảo nhưng bị gián đoạn (mất kết nối internet, thiết bị mất nguồn). Ví dụ trong quá trình soạn thư, nếu bạn không lưu lại hoặc gửi đi, thư sẽ tự động lưu vào hộp thư nháp.
• Hộp thư riêng: cho phép người dùng chủ động lưu trữ các email quan trọng hoặc theo chủ đề riêng. Đây là tính năng giúp quản lý hệ thống email trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt khi số lượng thư quá lớn và bạn cần tìm lại các email cũ.
• Spam: nơi các email được đánh giá là nguy hiểm hoặc không an toàn được tự động chuyển đến. Hộp thư Spam có thể xóa theo định kỳ. Vì vậy để tránh mất các thư quan trọng, bạn nên kiểm tra hộp thư Spam thường xuyên.

Bên cạnh đó, những chức năng cơ bản khác của các ứng dụng mail đều được tích hợp sẵn ở WebMail như tạo chữ ký riêng, thay đổi font chữ, đổi giao diện quản lý…

Lợi ích của việc sử dụng Webmail là gì?

Dù được xem là một trong những nền tảng quản lý mail tốt nhất hiện nay nhưng chúng ta không thể phủ nhận tốc độ chính là một trong những hạn chế lớn nhất của Outlook. Và WebMail được xem là một giải pháp thay thế hoàn hảo.

Dưới đây là một vài ưu điểm của WebMail mà bạn nên xem xét:

• Dễ dàng sử dụng: Giao diện WebMail cung cấp vô cùng cơ bản và không có quá nhiều khác biệt với các ứng dụng quản lý email hiện nay.
• Backup: là tính năng không thể thiếu của email dành cho doanh nghiệp. Tính năng này làm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu người dùng hoặc các sự cố mất dữ liệu.
• Không cần dùng tới máy tính: WebMail cho phép người dùng truy cập từ bất kì thiết bị nào. Miễn là có kết nối internet và có thể dùng trên nhiều loại thiết bị khác nhau.
• Khả năng tìm kiếm: Dễ dàng tìm kiếm email bằng từ khóa, rất tiện lợi khi số lượng email trở nên quá lớn.
• Giới hạn lưu trữ: Nếu phải so sánh với các dịch vụ trên thị trường hiện nay thì WebMail đặc biệt có ưu thế về giới hạn lưu trữ khi cung cấp dung lượng miễn phí khá lớn.

Nhược điểm WebMail là gì?

Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm song Web Mail vẫn tồn tại những hạn chế nhất định:

Dịch vụ không được bảo đảm

WebMail tuy được xem là một trong những dịch vụ quản trị mail tốt nhất hiện nay vẫn khó tránh khỏi sự cố. Khi có rủi ro bất ngờ xảy ra, các hoạt động email có thể sẽ bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến người sử dụng. May mắn thay, xác suất sự cố xảy ra là rất thấp nên nhiều doanh nghiệp vẫn có thể chấp nhận khuyết điểm này.

Công ty có thể mất tất cả email

Nghe có vẻ khá nguy hiểm, đặc biệt đối với đối tượng sử dụng là doanh nghiệp. Tuy nhiên, dịch vụ WebMail từ những nhà cung cấp uy tín hiện nay hầu hết đều có khả năng bảo vệ dữ liệu. Dù vậy bạn cũng không nên quá chủ quan. Hãy Backup dữ liệu thường xuyên trong quá trình sử dụng WebMail nhé!

Quảng cáo

Như đã chia sẻ, WebMail là một ứng dụng trực tuyến trên nền tảng Web. Vì vậy, nó khó tránh khỏi việc xuất hiện các quảng cáo gây khó chịu cho người dùng trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, nhìn chung thì những quảng cáo này không chiếm quá nhiều diện tích hiển thị và ảnh hưởng quá nhiều đến thao tác sử dụng.

Thư spam

Mặc dù bạn có thể quản lý chúng trong hộp thư Spam nhưng việc gia tăng số lượng thư Spam cũng ít nhiều khiến người dùng lo lắng. Vì vậy, đối với những thư được đánh dấu Spam, bạn nên lên lịch xóa định kỳ.

Quyền riêng tư

Mặc định các nhà cung cấp WebMail có quyền truy cập vào tất cả email người dùng. Bạn có thể tham khảo chính sách bảo mật của nhà cung cấp để biết thêm thông tin.

Tuy nhiên vì quyền riêng tư, hầu hết các dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật, ví dụ, Gmail chỉ sử dụng quyền hạn này để phân phối email quảng cáo hiệu quả hơn.

Địa chỉ Webmail thiếu chuyên nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, địa chỉ email cũng rất quan trọng bởi nó là yếu tố giúp nhận diện thương hiệu và thể hiển sự chuyên nghiệp. Nhưng rất tiếc, WebMail chưa đáp ứng được nhu cầu này. Nhưng nếu vẫn quyết định chọn dịch vụ này, bạn có thể khắc phục bằng cách sử dụng email theo tên miền riêng.

Giải pháp thay thế cho Web Mail là gì?

Để khắc phục các nhược điểm của Web Mail, hiện nay có rất nhiều dịch vụ Email Doanh Nghiệp đáp ứng các yêu cầu này.

Tại Mắt Bão, dịch vụ Email4B có thể giải quyết tất cả các nhược điểm của WebMail. Email4B có thể giúp quý khách:

• Email4B nhanh, tốc độ ổn định
• Khả năng mở rộng dễ dàng: Do sử dụng công nghệ điện toán đám mây cho máy chủ.
• Email4B tăng cường bảo mật dữ liệu email. Chính sách bảo mật nghiêm ngặt đảm bảo thông tin quan trọng của bạn được an toàn và bảo mật.
• Email4B tăng an toàn, tăng năng suất kinh doanh. Tiết kiệm thời gian vì không phải đối phó với các email spam nữa. Đồng nghĩa với điều này, quý khách cũng không thể dùng Email4B để gửi mail spam.

Cách sử dụng Web Mail để gửi và nhận mail

Việc sử dụng WebMail cũng khá đơn giản với đầy đủ các chức năng cần thiết. Hầu hết các dịch vụ WebMail đều có chức năng như nhau như:

• Soạn email: chức năng này thực hiện công việc soạn thảo email mới. Bao gồm các công cụ hỗ trợ và khả năng đính kèm email.
• Inbox: hộp nhận email từ người khác đến.
• Outbox: hộp thư gửi đi là hộp thư kiểm tra lại các mail bạn đã gửi đi
• Draft: đây là hộp thư nháp. Draft là nơi bạn muốn lưu lại mail đang soạn thảo. Hoặc khi bạn đang soạn thảo email mà có sự cố như mất mạng hay cúp điện thì email sẽ tự động được lưu vào đây.
• Hộp thư riêng: bạn cũng có thể tự tạo cho mình hộp thư của riêng mình. Mục đích để lưu trữ lại những email quan trọng.
• Spam: hộp thư này có nhiệm vụ giúp bạn chặn lại những email thiếu an toàn.

Sau khi đã nắm được những thông tin cơ bản về WebMail, bạn có thể tự mình trải nghiệm dịch vụ này. Dưới đây là hướng dẫn cách gửi và nhận mail trên WebMail:

Cách sử dụng WebMail để nhận Email

Truy cập WebMail trên nền tảng web bằng bất kỳ thiết bị nào

Bước đầu tiên, bạn cần truy cập vào WebMail theo đường dẫn có dạng yourdomain.com/webmail. Liên hệ nơi thuê hosting bạn đang dùng để lấy thông tin tài khoản và mật khẩu. Nếu là lần đầu sử dụng, bạn sẽ được chuyển đến trang chính.

Xác thực yêu cầu khi lần đầu đăng nhập WebMail

Tại đây, chọn dòng “Set as Default”, tiếp theo chọn dòng “roundcube” để vào giao diện của WebMail.

Cách sử dụng Web Mail để gửi Email

Chọn Compose để bắt đầu soạn thư trong WebMail

Tương tự như trên, bạn cần truy cập vào WebMail và đăng nhập thông tin tài khoản, mật khẩu. Tại giao diện chính chọn “Compose” để bắt đầu soạn email.

Trình soạn thảo của WebMail khá giống các công cụ soạn thảo phổ biến

Một trình soạn thảo tương tự như các công cụ quản lý email khác sẽ hiện ra sau bước này. Hãy nhập đầy đủ thông tin bao gồm tiêu đề, địa chỉ người nhận, nội dung email và nhấn nút “Send” để hoàn tất quá trình gửi mail.

Có nên sử dụng WebMail cho doanh nghiệp?

Nhìn chung, WebMail có giao diện khá trực quan và đơn giản, tối ưu hoá tốc độ và sự tiện lợi cho dịch vụ quản trị mail. Vì vậy, người dùng không quá khó để có thể làm quen và sử dụng thuần thục công cụ này. Tuy nhiên như đã đề cập ở mục “Nhược điểm của WebMail là gì?”, WebMail chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với nhu cầu sử dụng lượng mail ít.

Dịch vụ thiết kế website của Semtek

• Dịch Vụ VPS Bảo Mật No1 | Uptime 99,99%
• VPS có cấu hình cao có tính ổn định & bảo mật an toàn cao
• Sử dụng dễ dàng dù không cần am hiểu IT
• Tốc độ luôn ổn định, băng thông 32Gbit, hạ tầng đồng bộ mạnh mẽ
• Hỗ Trợ kỹ thuật hệ thống liên tục 24/7
• VPS SSD sử dụng công nghệ 100% SSD Intel Enterprise và hỗ trợ chống DdoS

Tốc độ vượt trội

Sử dụng 100% ổ cứng SSD Enterprise mang đến trải nghiệm khác biệt về tốc độ truy vấn xử lý dữ liệu

Bảo vệ dữ liệu

Dữ liệu sẽ được backup định kỳ hàng tuần nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu ở mức độ cao nhất

Dùng thử miễn phí

Trải nghiệm Cloud VPS SSD miễn phí trong vòng 07 ngày trước khi quyết định sử dụng dịch vụ

Đội ngũ tư vấn

Trải nghiệm sự khác biệt với dịch vụ chăm sóc khách hàng từ đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và thân thiện

Nâng cấp dễ dàng

Hệ thống cho phép nâng cấp, mở rộng tài nguyên CPU, RAM, SSD ngay lập tức trong quá trình sử dụng

Hệ điều hành

Chủ động lựa chọn nhiều hệ điều hành với các phiên bản khác nhau tuỳ theo nhu cầu sử dụng

Thời gian uptime

Xây dựng và thiết kế theo cơ chế N+1, tăng cường sự ổn định và đảm bảo thời gian uptime tới 99,5%

Công cụ quản lý

Giao diện quản lý được thiết kế với phong cách đơn giản và trực quan với người dùng Web Mail

Khi thiết kế website bán hàng tại SEMTEK, quý khách được tư vấn trọn gói tận tình từ khâu chọn domain, tư vấn thiết kế giao diện web bán hàng và các chức năng nghiệp vụ quản lý, chiến lược phát triển quảng bá website và tìm kiếm nguồn khách hàng. Bên cạnh đó bạn cũng tham gia vào quá trình giám sát tiến độ hoàn thành của việc thiết kế website bổ sung ý kiến trong từng công đoạn thiết kế để đảm bảo một sản phẩm hoàn hảo nhất.Website của bạn sẽ được thiết kế với giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng, thiết kế web chuẩn SEO mà còn có tốc độ tải trang nhanh.

Việc chọn được đơn vị thiết kế website bán hàng tốt không chỉ tạo ra một web bán hàng chuyên nghiệp, khẳng định thương hiệu cho người kinh doanh mà còn hỗ trợ tuyệt vời trong khâu quảng bá sản phẩm dịch vụ để gia tăng doanh số. Hãy để SEMTEK đồng hành cùng bạn trong việc bán hàng.

SEMTEK Co,. LTD

VPS Server | WordPress Web design | SEO | Content Marketing | Email Server

Địa chỉ: 2N Cư Xá Phú Lâm D, Phường 10, Quận 6, Hồ Chí Minh

Điện thoại: 098 300 9285

Email: quang.nguyen@semtek.com.vn

Landing page

Các tìm kiếm liên quan:

• Đăng nhập web mail
• Webmail là gì
• Cách sử dụng webmail
• Web mail
• Webmail login
• Cách đăng nhập webmail công ty
• Tài webmail
• Tạo webmail

Nội dung liên quan:

• SEMTEK – Thiết kế 1 Website đơn giản, đạt chuẩn, chất lượng
• Những yếu tố Website doanh nghiệp chuyên nghiệp cần có
• SEMTEK – Thiết kế Website tuyển dụng chuyên nghiệp, uy tín