Tìm hiểu khái niệm, lịch sử và lợi ích của Workflow có thể bạn chưa biết

Workflow được hiểu là luồng công việc hay quy trình công việc. Đó là cách mọi người hoàn thành công việc và có thể được minh họa dưới dạng một loạt các bước cần được hoàn thành tuần tự trong sơ đồ hoặc danh sách kiểm tra. Để tìm hiểu về những ích lợi mà một Workflow mang lại cho bạn, hãy đọc những chia sẻ sau đây!

Workflow là gì?

Workflow là gì?? Chúng ta có thể phân tách nghĩa của chúng ra làm 2 phần: “work” trong tiếng Anh nghĩa là công việc, làm việc. Còn “flow” là sự chảy qua, sự chảy tràn,… Flow đi chung với Work, hiểu nôm na đó là luồng công việc, hay còn gọi là quy trình công việc.

Một Workflow là bao gồm một mô hình hoạt động kinh doanh được phổi hợp và lặp lại, được kích hoạt bởi tài nguyên có hệ thống thành các quy trình biến đổi vật liệu, cung cấp dịch vụ hoặc xử lý thông tin. Nói một cách đơn giản nhất, Workflow chính là các bước liên quan đến quá trình hoàn thành công việc.

Workflow là một quy trình lặp lại bao gồm một loạt các nhiệm vụ thường cần phải hoàn thành theo một trình tự cụ thể. Hãy nghĩ về nó như là công việc chảy từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo cho đến khi nó được hoàn thành.

Workflow rất hữu ích để đảm bảo rằng các quy trình quan trọng được thực hiện đúng cách mọi lúc. Ví dụ, bạn có thể muốn xác định Workflow cho nhân viên mới để đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới có được thông tin, chính sách và tài nguyên họ cần để thực hiện công việc.

Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích lý do vì sao doanh nghiệp của bạn cần Workflow.

Lịch sử về Workflow

Khái niệm Workflow có thể bắt nguồn từ Frederick Taylor và Henry Gantt – hai kỹ sư cơ khí vào đầu thế kỷ 20, những người đã tìm cách cải thiện hiệu quả nền công nghiệp. Công việc của họ dẫn đến các nghiên cứu về thời gian và chuyển động, đo lường thời nhân viên phải hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một loạt các nhiệm vụ để tìm cách loại bỏ chuyển động dư thừa hay lãng phí. Do đó xác định một quy trình mà nhân viên nên tuân theo để thực hiện công việc của họ hiệu quả nhất có thể.

Ngoài ra, Henry Gantt đã tạo ra biểu đồ “Gantt chart” – Một biểu đồ thanh được sử dụng để theo dõi trực quan các nhiệm vụ và các mốc quan trọng trong lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ để quản lý các dự án lớn, bao gồm cả việc xây dựng đập Hoover và hệ thống xa lộ tiểu bang.

Khi công nghiệp và sản xuất phát triển, lực lượng lao động cũng vậy. Biểu đồ Gantt đã giúp nhà quản lý doanh nghiệp và chủ sở hữu tìm ra các cách thức hợp lý nhất để hoàn thành công việc. Làm việc với các biểu đồ Gantt, các nhà quản lý có thể hiểu và theo dõi:

• Những nhiệm vụ cần thiết phải hoàn thành.
• Ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ?
• Mất bao lâu để hoàn thành các nhiệm vụ?

Hiểu được thông tin này giúp bạn dễ dàng hợp lý hóa các quy trình và để đảm bảo rằng đúng người đúng việc.

Làm thế nào để xác định Workflow?

Vì mỗi doanh nghiệp là khác nhau, sẽ rất khó để phân tích chi tiết từng bước, nhưng thực tế, bạn sẽ trả lời các câu hỏi sau để xác định Workflow:

– Doanh nghiệp bạn đang làm gì? Những quy trình cốt lõi tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp của bạn? Việc tạo doanh thu bắt đầu và kết thúc như thế nào? Đối với một số doanh nghiệp, quy trình bán hàng là ưu tiên hàng đầu, đối với những doanh nghiệp khác, sản xuất hoặc mua hàng là bước đầu tiên.

– Chúng ta làm điều đó như thế nào? Để hoàn thành công việc, các bước được thực hiện là gì? Hãy ghi lại mọi nhiệm vụ tạo ra kết quả cuối cùng trong mỗi lĩnh vực bạn đã xác định trong bước đầu tiên.

– Tại sao chúng ta làm điều đó? Kiểm tra từng bước nhỏ hơn. Nếu không có câu trả lời cho câu hỏi tại sao, thì có lẽ bạn đang làm một việc gì đó hoàn toàn lãng phí thời gian và tài nguyên.

– Những bộ phận nào làm gì? Workflow luôn luôn chuyển từ người này sang người khác và từ bộ phận này sang bộ phận khác. Ví dụ, khi bán hàng, đại diện bán hàng của bạn nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng. Bây giờ, nhân viên kho của bạn phải vẽ và đóng gói đơn đặt hàng. Nhân viên quản lý tài khoản sẽ theo dõi thanh toán,…

– Mỗi người làm gì? Để hoàn thành một nhiệm vụ, những bước nào được yêu cầu từ mỗi nhân viên tạo thành một phần của quy trình làm việc? Tại sao họ làm điều đó, và những lợi ích là gì?

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?

Lợi ích của Workflow là gì? Hay nói cách khác tại sao bạn cần sử dụng Workflow? Một số lợi ích sau đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên.

1. Hỗ trợ hoạt động quản trị doanh nghiệp một cách trực quan

Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ mang tính logic có trình tự. Với phương pháp sơ đồ trực quan, mọi công việc được thể hiện rõ ràng hơn.

Việc sắp xếp theo sơ đồ tư duy sẽ hạn chế tối đa sai sót của công việc khi xuất hiện quá tải. Sự linh hoạt trong màu sắc và cách tóm tắt công việc sẽ thuận lợi để doanh nghiệp nắm bắt hiểu rõ công việc chính cần thực hiện.

Truyền tải bằng trực quan là điều mà bất kì doanh nghiệp nào cũng ưa chuộng. Ấn tượng của người nhìn vào công cụ sẽ kích thích sự ghi nhớ logic của trí não. Từ đó công việc sẽ tuần tự hoàn thiện không thiếu sót như khi chưa có phần mềm.

2. Workflow là một cách để đưa công việc vào một trật tự

Workflow là gì và khi sử dụng workflow bạn có thể biết được:

• Cách để bắt đầu công việc
• Cách làm công việc như thế nào?
• Biết được mục tiêu cần nhắm tới
• Tránh mắc những lỗi do quy trình công việc không đúng

3. Loại bỏ các quá trình và hoạt động dư thừa

Các công ty khởi nghiệp có quy mô nhỏ, do đó sẽ có ít quy trình và hoạt động hơn so với các doanh nghiệp lớn hơn. Sử dụng sơ đồ quy trình công việc và cập nhật chúng mỗi khi công ty phát triển sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các điểm dư thừa và giảm thiểu sự lãng phí không đáng có. Nếu chỉ theo dõi quy trình công việc bằng mắt sẽ khó phát hiện ra các điểm dư thừa này.

Việc triển khai quản lý workflow vào các hoạt động hàng ngày cho phép doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối, dễ dàng hơn khi thực hiện các thay đổi để cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ các bước, vai trò và hoạt động không cần thiết.

4. Giảm chi phí vận hành

Workflow là gì và một sơ đồ Workflow có thể giúp doanh nghiệp xác định được đâu là cách làm tốt nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Điều này giúp giảm chi phí cũng và gia tăng lợi nhuận vì doanh nghiệp vẫn có thể đạt được các mục tiêu nhỏ và lớn với số lượng tài nguyên ít hơn.

5. Tự động hóa các quy trình

Workflow quy trình kinh doanh có thể giúp bạn thấy các địa điểm trong hoạt động của mình có thể được tự động hóa. Ví dụ: quy trình chăm sóc khách hàng có thể được kích hoạt một số hành động nhất định, chẳng hạn như email và các ưu đãi đặc biệt, sẽ khuyến khích khách hàng mua lại.

Loại tự động hóa này có thể giải phóng nhân viên bán hàng để tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới và để các công tác viên chăm sóc khách hàng giải quyết bất kỳ vấn đề nào mà khách hàng có thể gặp phải.

Workflow có thể giúp bạn xem nơi tự động hóa các tác vụ đơn giản như gửi các mục công việc từ một nhân viên tới người tiếp theo trong một quy trình yêu cầu nhiều người hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể theo một thứ tự cụ thể. Tự động hóa giúp dễ dàng phân tích hoạt động kinh doanh, xem xu hướng, chuẩn bị cho rủi ro và lập kế hoạch mở rộng.

Phân tích và cải thiện Workflow

Hãy chắc chắn về mục tiêu phía trước của bạn. Toàn bộ quá trình là nhằm nâng cao hiệu quả. Hãy nhìn vào quy trình làm việc của bạn như thể bạn là một người ngoài cuộc vô tư.

Hãy tự hỏi liệu Workflow được sửa đổi hoặc thậm chí hoàn toàn khác nhau có thể hiệu quả hơn hay không? Nhận càng nhiều đầu vào càng tốt từ những người liên quan trong mỗi quy trình. Bạn có thể thấy rằng họ đã xác định được các khu vực đang giữ chúng và ngăn chúng mang lại năng suất cao hơn. Càng nhiều đầu vào mà những người thực hiện quy trình công việc có, họ sẽ càng dễ dàng chấp nhận bất kỳ thay đổi nào mà bạn quyết định thực hiện.

Một Workflow tinh gọn sẽ sử dụng ít tài nguyên lực lượng lao động, thời gian và công sức nhất có thể để tạo ra kết quả mong muốn. Điều đó có nghĩa là bạn không mất một ounce chất lượng hoặc định hướng dịch vụ. Ngược lại, nó cho phép nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn và khách hàng của bạn.

Đến đây bạn đã hiểu Workflow là gì và nó quan trọng như thế nào trong công việc của bạn rồi nhé!

Tìm kiếm liên quan

• Workflow diagram
• Flowchart là gì
• Workflow diagram là gì
• Cách vẽ workflow

Nội dung liên quan

• Direct selling là gì và những lưu ý khi thực hiện chiến dịch Direct Marketing
• Telesales là làm gì? Những sai lầm nào nên tránh khi là một Telesales?
• Brand Personality là gì? Hiểu đúng về Brand Personality