Workflow là gì? Và khi nào chúng ta cần sử dụng workflow?

Workflow là gì và mang lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về Workflow và cách xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu về Workflow

1. Workflow là gì?

Workflow là gì? Workflow (luồng công việc) là một sơ đồ miêu tả thứ tự thực hiện từng công việc, từng sự kiện.

Sơ đồ này giúp cho nhà quản trị thấy được chính xác công việc được thực hiện như thế nào hay có thể dùng nó để thiết kế một trình tự công việc khoa học và mang lại hiệu quả cao.

Workflow có thể dùng được ở nhiều lĩnh vực và được sử dụng ở nhiều công việc khác nhau. Ví dụ như bạn có thể dùng để thiết kế trình tự công việc phải làm cho một dự án xây dựng chẳng hạn.

 2. Lịch sử ngắn gọn về Workflow

Khái niệm Workflow là gì có thể bắt nguồn từ Frederick Taylor và Henry Gantt – hai kỹ sư cơ khí vào đầu thế kỷ 20, những người đã tìm cách cải thiện hiệu quả nền công nghiệp. Công việc của họ dẫn đến các nghiên cứu về thời gian và chuyển động, đo lường thời nhân viên phải hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một loạt các nhiệm vụ để tìm cách loại bỏ chuyển động dư thừa hay lãng phí. Do đó xác định một quy trình mà nhân viên nên tuân theo để thực hiện công việc của họ hiệu quả nhất có thể.

Ngoài ra, Henry Gantt đã tạo ra biểu đồ “Gantt chart” – Một biểu đồ thanh được sử dụng để theo dõi trực quan các nhiệm vụ và các mốc quan trọng trong lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ để quản lý các dự án lớn, bao gồm cả việc xây dựng đập Hoover và hệ thống xa lộ tiểu bang.

Khi công nghiệp và sản xuất phát triển, lực lượng lao động cũng vậy. Biểu đồ Gantt đã giúp nhà quản lý doanh nghiệp và chủ sở hữu tìm ra các cách thức hợp lý nhất để hoàn thành công việc.

Làm việc với các biểu đồ Gantt, các nhà quản lý có thể hiểu và theo dõi:

• Những nhiệm vụ cần thiết phải hoàn thành.
• Ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ?
• Mất bao lâu để hoàn thành các nhiệm vụ?

Hiểu được thông tin này giúp bạn dễ dàng hợp lý hóa các quy trình và để đảm bảo rằng đúng người đúng việc.

3. Lợi ích của workflow là gì?

Thiết kế công việc một cách trực quan

Thay vì xếp công việc thành một mớ hỗn độn, workflow cho phép bạn thể hiện công việc một cách trực quan, khoa học và dễ hiểu.

Nhờ đó bạn có thể dễ dàng kiểm tra tính logic, tính hợp lý của nó. Điều này làm cho bạn dễ dàng thay đổi việc thực hiện các công việc nếu như có gì chưa vừa ý.

Phối hợp hoạt động tốt hơn

Bằng các loại giao diện tương tác khác nhau thì workflow cho phép sự phối hợp công việc giữa con người và phần mềm tốt hơn.

Workflow là một cách để đưa công việc vào một trật tự

Khi sử dụng workflow bạn có thể biết được:

• Cách để bắt đầu công việc
• Cách làm công việc như thế nào?
• Biết được mục tiêu cần nhắm tới
• Tránh mắc những lỗi do quy trình công việc không đúng

Vậy khi nào chúng ta cần sử dụng workflow?

Workflows sẽ giúp cho các công việc của bạn được thực hiện tốt hơn. Đồng thời tiết kiệm thời gian làm việc. Và đặc biệt là có thể chuyển đổi được nhiều khách hàng tiềm năng thành khách hàng.

Những điều này đã hoàn toàn thuyết phục được bạn hay chưa?

Nhưng khoan đã, thời điểm nào là lúc tôi cần sử dụng workflows trong quy trình làm việc?

Ở đây không có một câu trả lời nào có thể chính xác cho câu hỏi này.

Bởi vì điều đó thực sự tùy thuộc vào bạn. Đó là khi bạn muốn bắt đầu thêm workflows vào chiến lược kinh doanh của mình. Nhưng chúng tôi cũng đề xuất với bạn một số thời điểm để có thể bắt đầu với workflows.

1. Hãy thử xem xét những thời điểm sau:

• Khách hàng tiềm năng của bạn không chịu mua hàng
• Danh sách khách hàng tiềm năng bị đội kinh doanh đánh giá là kém chất lượng
• Không sử dụng được thông tin từ khách hàng tiềm năng để phân cấp họ
• Những đề xuất và ý tưởng không hoàn toàn dựa trên thông tin thu thập được từ các nghiên cứu về khách hàng tiềm năng

2. Những dấu hiệu cần sử dụng Workflow là gì?

• Bạn tạo ra khách hàng tiềm năng mà lờ đi những khách hàng không sẵn sàng mua hàng.
• Đội ngũ bán hàng của bạn không hài lòng với chất lượng với những khách hàng tiềm năng mà bạn gửi cho họ.
• Bạn đang gửi những email giống y hệt nhau đến toàn bộ danh sách.
• Bạn đang thu thập thông tin có giá trị từ khách hàng tiềm năng nhưng không sử dụng đến nó để phân loại tập khách hàng.
• Bạn không đưa ra những đề xuất và thông điệp dựa trên nhu cầu của khác hàng tiềm năng.
• Bạn đang gửi hoặc theo dõi những khách hàng thuộc danh sách của mình 1 cách thủ công.
• Bạn đang cập nhật thông tin liên lạc bằng tay

Hiểu rõ hơn các ứng dụng về workflow là gì?

Lý do lớn nhất là vì luồng công việc cho phép bạn mô hình hóa một cách trực quan và rõ ràng các luồng điều khiển của một ứng dụng. Thay vì biểu diễn logic ứng dụng của bạn bằng một mớ mã phức tạp, thì khai báo logic đó bằng luồng công việc rõ ràng là làm đơn giản hơn. Nhờ đó, bạn có thể kiểm tra logic ứng dụng của bạn, làm trực quan hóa nó, theo vết nó khi thực thi và kể cả thay đổi nó khi đang chạy.

Sau đây là các ứng dụng về workflow:

1. Workflow trên iPhone/iPad

Apple đã mua lại ứng dụng Workflow và cung cấp nó miễn phí cho người dùng của mình. Đây là một ứng dụng sở hữu chức năng tự động hóa gần như mọi thứ mà bạn có thể làm trên iPhone/iPad. Đồng thời giúp bạn có thể thực hiện các công việc trên thiết bị của mình một cách vô cùng dễ dàng với chỉ một phím bấm đơn giản.

2. Microsoft project

Đây là một ứng dụng chuyên nghiệp để bạn lên các kế hoạch công việc. Microsoft Project không được bán kèm với bộ Microsoft Office, do đó bạn cần phải mua ứng dụng này riêng lẻ.

Phần mềm này hỗ trợ bạn tạo các mindmap (bản đồ tư duy), workflow để có thể thuyết trình các ý tưởng, thuyết trình kế hoạch của mình một cách khoa học, logic mà chuyên nghiệp nhất.

3. Microsoft Excel

Excel thì có lẽ không còn gì lạ đối với những người đi làm. Với thiết kế dạng bảng của mình, Excel mang đến một giải pháp hữu dụng để bạn vẽ ra workflow, các công việc theo thứ tự.

Hiểu được tầm quan trọng của Workflow (luồng công việc) là gì, hẳn là bạn sẽ muốn tạo ngay cho mình mọt workflow để có thể thực hiện những kế hoạch và đề ra các kế hoạch sắp tới hiệu quả hơn.

Lợi ích của phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ workflow là gì

Phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ cung cấp cho doanh nghiệp các chức năng công nghệ nhằm đổi mới và tạo môi trường nghiệp vụ mới không chỉ liên quan đến quy trình nghiệp vụ và nhiệm vụ kinh doanh mà còn thực thi và chạy chúng.

1. Cải thiện hiệu suất

Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tối ưu hóa hiệu suất làm việc, do đó giảm thời gian dành cho các công việc thủ công.

2. Khả năng hiển thị

Quy trình nghiệp vụ cho phép các nhà quản lý xem điều gì đang xảy ra đối với các quy trình nghiệp vụ quan trọng trong kinh doanh tại mọi thời điểm thông qua hiển thị biểu đồ phân tích đồ họa.

3. Phản ứng nghiệp vụ linh hoạt để thay đổi

Phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ cho phép doanh nghiệp thay đổi nhanh chóng với những thay đổi của hệ thống tổ chức hoặc hoạt động kinh doanh thông qua sửa đổi quy trình nghiệp vụ linh hoạt.

4. Cải thiện trách nhiệm

Sử dụng quy trình nghiệp vụ để theo dõi thời gian người thực hiện công việc, tạo ra phép đo năng suất, minh bạch trách nhiệm từ đó cải tiến quy trình liên tục.

5. Ví dụ quy trình tự động hóa nghiệp vụ

Các ví dụ sau đây thể hiện tự động hóa quy trình nghiệp vụ trong các ngành như:

• Nhân sự: Các ứng dụng quy trình nghiệp vụ tự động hóa và thực hiện các quy trình liên quan đến tuyển dụng, nghỉ phép, đào tạo, tính lương, tính KPI. . . .
• Sản xuất: Các quy trình đảm bảo chất lượng, yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu, bảo trì, lập kế hoạch và thực thi sản xuất. . .
• Dịch vụ khách hàng: Quy trình đặt mua hàng từ lúc tiếp nhận thông tin, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận có liên quan, xử lý các yêu cầu của khách hàng.
• Du lịch: Một quy trình nghiệp vụ quản lý một đoàn khách du lịch từ lúc nhận được yêu cầu đến khi kết thúc chuyến du lịch.

Các tìm kiếm liên quan:

• phần mềm workflow là gì
• workflow engine là gì
• cách xây dựng workflow
• thiết kế luồng công việc
• business flow là gì
• workflow diagram là gì
• mẫu workflow
• workflow sharepoint là gì

Nội dung liên quan:

• Flash sale là gì? Sự thật về chiến lược bán hàng online hàng đầu
• Lý do nên sử dụng công nghệ cloud services là gì?
• Họ là gì và sự khác biệt là gì?