Email Doanh Nghiệp Có Cần Thiết?

Email doanh nghiệp là phương tiện giao tiếp không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay. Các hoạt động giao tiếp trực tuyến, trao đổi thông tin online thông qua gửi, nhận mail giữa các cá nhân, đơn vị ngày càng phổ biến, đặc biệt là giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp với nhau.

Chính vì vậy, một hệ thống email công ty chuyên nghiệp, thể hiện được bộ mặt của công ty chính là yêu cầu tiên quyết đối với các doanh nghiệp ngày nay để thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Email doanh nghiệp là gì? 

1. Khái niệm Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp có thể hiểu là tài sản riêng thuộc quyền sở hữu của một công ty nhất định trên môi trường trực tuyến. Nếu như với các tài khoản email miễn phí như Gmail, Yahoo… người dùng có thể sử dụng cho các mục đích cá nhân như trao đổi thông tin, lưu trữ dữ liệu, xác nhận tài khoản trên các diễn đàn, làm việc dưới dạng freelancer… thì với hệ thống email doanh nghiệp, người dùng sẽ sử dụng để thực hiện các thao tác phục vụ cho công việc chung của công ty như liên hệ đối tác, báo cáo, thương thảo với khách hàng…

Đối với các email miễn phí, đuôi email thường có dạng là tên miền của nhà cung cấp, ví dụ như hotro@yahoo.vn, kindoanh@gmail.com… tuy nhiên trong nhiều trường hợp, ví dụ như các hoạt động liên hệ, thương thảo giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hay doanh nghiệp với người lao động, việc sử dụng các email miễn phí được đánh giá là không chuyên nghiệp. Thay vào đó, các công ty, doanh nghiệp lớn hiện nay ưa chuộng việc sử dụng email theo tên miền chính của công ty hơn. Các email này thường có dạng tenemail.tendomain.com hoặc tênmai@tendomain.com…

Email cho doanh nghiệp được đánh giá là sản phẩm thể hiện sự chuyên nghiệp, nhân viên sử dụng email này cũng được xem là người đại diện và bộ mặt của một công ty bất kì.

2. Ưu điểm của email cho doanh nghiệp

Đây là giải pháp hàng đầu hiện nay cho các doanh nghiệp sử dụng thư điện tử trong hoạt động quản lí, giao dịch cần yêu cầu bảo mật dữ liệu cao, đường truyền ổn định, liên tục, nhanh chóng. Địa chỉ thư điện tử theo tên miền còn đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp vì nó góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp, uy tín trong giao dịch và quảng bá được cho thương hiệu công ty.

Nhờ tích hợp những tính năng ưu việt so với email miễn phí, email doanh nghiệp mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

2.1. Sự chuyên nghiệp

Email doanh nghiệp có khả năng tạo thiện cảm và củng cố niềm tin đối với khách hàng. Nó giống như bạn đang mặc một bộ đồ sang trọng để phục vụ vào công việc làm ăn của mình, sử dụng email cho doanh nghiệp một cách tinh tế với một hình ảnh chuyên nghiệp giúp tăng khả năng mở email của khách hàng lên đến 9 lần so với email miễn phí.

2.2. Luôn cập nhập mọi lúc mọi nơi

Với giao diện thông minh, có khả năng tích hợp trên mobile, tab, PC… cho phép người dùng xử lý công việc ở bất cứ đâu, vô cùng tiện lợi, linh hoạt và tiết kiệm thời gian.

2.3. Bảo vệ khỏi spam nguy hiểm

Email cho doanh nghiệp thường bao gồm bộ lọc spam và chống virus để giữ cho hộp thư của bạn sạch sẽ và an toàn từ mail rác nguy hiểm.

2.4. Quản lý nhân viên

Email không chỉ là để gửi tin nhắn. Email doanh nghiệp cho phép các nhà quản lý đội ngũ nhân sự hay quản lý dự án hiệu quả hơn bằng cách lập lịch công việc và gửi thông báo cho các thành viên.

2.5. Đơn giản mà tiện ích

Gói Email sử dụng được các phần mềm email như Outlook, Outlook Express, Webmail, Mobile. Cho phép gửi/nhận mail online, offline.

Vai trò của email doanh nghiệp

Email theo tên miền giúp doanh nghiệp, đơn vị có thể tương tác và kết nối với các khách hàng, đối tác của họ một cách dễ dàng, chuyên nghiệp hơn. Các vai trò của hệ thống email theo tên miền riêng trong hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp có thể liệt kê cụ thể như sau:

1. Thể hiện phong cách chuyên nghiệp

Một hệ thống email thống nhất, có cùng cấu trúc sẽ mang lại cảm giác chuyên nghiệp, nhất là khi doanh nghiệp của bạn phân công cho nhiều nhân viên, bộ phận làm việc / hợp tác / giao dịch với cùng một đối tác. Khi nhận thấy tập thể nhân viên, phòng ban của công ty này sử dụng các email giống nhau, với cùng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, họ sẽ có thiện cảm hơn và sẽ có mong muốn hợp tác với bạn trong những lần tiếp theo.

2. Khẳng định, xây dựng hình ảnh thương hiệu

Một trong các nguyên tắc xây dựng và định vị thương hiệu chính là khả năng xuất hiện thường xuyên, đúng lúc, tác động đến nhận thức khách hàng và khiến họ nhớ đến hình ảnh cũng như tên gọi của thương hiệu. Trên cơ sở đó, hệ thống email theo tên miền được xem là một phương tiện giúp bạn thực hiện điều này khá hiệu quả, khi khách hàng mở email và nhớ ngay đến tên trang web hay sản phẩm, dịch vụ mà bạn đang kinh doanh nhờ vào hậu tố tên miền ở phía sau email.

3. Dễ dàng kiểm tra và quản lí

Email tên miền riêng là cách để doanh nghiệp quản lý các địa chỉ email của nhân viên trong một công ty. Hệ thống này giúp kiểm soát các thông tin nội bộ và hạn chế trường hợp giả mạo email của nhân viên để làm việc với khách hàng, đối tác.

4. Hạn chế tình trạng email bị rơi vào spam

Trên thực tế các email sử dụng tên miền riêng lại được đánh giá cao và ít bị cho vào hòm thư rác của người nhận hơn các địa chỉ email miễn phí. Đó là lý do mà bạn có thể gửi thư với số lượng lớn và lượng thư vào được inbox của khách hàng cũng cao hơn.

Email theo tên miền có nhiều tính năng hơn: Không như các email miễn phí, email theo tên miền riêng sử hữu nhiều tính năng hơn giúp bạn quản lý hệ thống, duyệt mail thậm chí có thể lên lịch công việc cho các phòng ban thông qua email riêng này.

Có những loại email doanh nghiệp nào bạn cần quan tâm?

Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại email cho doanh nghiệp với hệ thống chức năng và công cụ đa dạng tùy theo yêu cầu và mục đích của từng doanh nghiệp. Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới khởi nghiệp và cần tạo email cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo các loại email cho doanh nghiệp thường được sử dụng sau đây:

1. Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là sản phẩm email server của Microsoft, được xây dựng trên nền tảng hợp tác với phần mềm Microsoft nên đồng thời cũng sở hữu các tính năng và ưu điểm cơ bản mà Microsoft đang mang lại cho người dùng.

Tuy nhiên, chi phí để xây dựng hệ thống email doanh nghiệp này là cực kỳ tốn kém, bạn cần phải có một cấu hình mail server mạnh, một địa chỉ IP công cộng (hoặc thuê không gian máy chủ trong Trung tâm dữ liệu), và sau đó còn phải trả phí bản quyền cho Microsoft.

Nhìn chung Microsoft Exchange Server không dành cho những doanh nghiệp mới khởi nghiệp hay các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

Theo lời khuyên của một số chuyên gia và những người đã từng có trải nghiệm thực tế với Microsoft Exchange Server thì dịch vụ này vẫn còn một số điểm cần cải thiện như:

• Nặng nề, phức tạp
• Còn gặp lỗi nhiều
• Hệ thống đòi hỏi phải được cài trên hệ thống Domain
• Chỉ quản lý được duy nhất một tên miền
• Mỗi mail gửi nhận đều được log lại với dung lượng lớn gấp vài chục lần, gây ảnh hưởng đến ổ C của bạn.

2. MDaemon

MDeamon là một dịch vụ cung cấp email khá nổi tiếng giúp các doanh nghiệp có thể thiết lập và xây dựng hệ thống email doanh nghiêp cho mình với những tính năng cơ bản.

Nói về giá cả, các gói dịch vụ email của MDaemon tương đối thấp hơn so với Microsoft Exchange. Nếu chọn sử dụng MDaemon, bạn cũng cần phải triển khai một máy chủ và IP riêng.

Các ưu điểm của MDaemon email server có thể kể đến:

• Giao diện thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và thao tác
• Chạy tốt trên các hệ điều hành của Microsoft
• Có khả năng quản lý hàng trăm tên miền và nhiều người dùng khác nhau.

Tuy nhiên, tại Việt Nam, nhìn chung dịch vụ của MDeamon chưa thực sự phổ biến và sử dụng nhiều do có quy trình đăng ký và duy trì phức tạp.

3. Zimbra

Zimbra là phần mềm email server được xây dựng trên mã nguồn mở và chạy khá ổn định, tuy nhiên phần mềm này vẫn còn một số hạn chế về mặt tính năng.

Các ưu điểm về Zimbra có thể kể đến:

Độ tin cậy cao: Việc di chuyển, sao lưu và khôi phục mailbox của cá nhân hay tập thể tại Zimbra đều được thực hiện trực tuyến với tốc độ nhanh chóng.

• Zimbra cung cấp nhiều gói dịch vụ với nhiều mức chi phí khác nhau cho người dùng chọn lựa.
• Khả năng mở rộng cao (do được thiết kế và sử dụng mã nguồn mở)

Tuy nhiên, xét về độ bảo mật thì dịch vụ này chưa bằng 2 dịch vụ đã liệt kê ở trên.

Hiện tại, dịch vụ Email của Google cũng có cung cấp các dịch vụ email tính phí với đuôi là tên miền của doanh nghiệp, hay còn gọi là Gsuite.

Đối với loại hình email doanh nghiệp này, người sở hữu không cần phải đầu tư phần cứng, phần mềm hay đội ngũ phát triển, tất cả đều chạy trên nền tảng đã được xây dựng sẵn của Google với giao diện ổn định, đẹp, công suất lớn.

Dù vậy, để sở hữu các lợi ích được cung cấp bởi gói dịch vụ email DN  này, các công ty, doanh nghiệp cần phải trả phí theo user và theo tháng, và mức chi phí này tính ra cũng tương đối cao.

Top 3 điều cần lưu ý khi lựa chọn email doanh nghiệp 

Bạn đang điều hành một doanh nghiệp? Bạn không biết làm thế nào để có thể lựa chọn cho mình một địa chỉ mail hay, hấp dẫn mà vẫn tôn nên được cái tôi cho thương hiệu mình? Hãy cùng tìm hiểu về top 3 điều cần lưu ý khi lựa chọn email doanh nghiệp mà bạn không nên bỏ qua sau, để từ đó có thể tham khảo và lựa chọn cho mình một địa chỉ email phù hợp nhất.

1. Tên email cho doanh nghiệp nên chuyên nghiệp

Địa chỉ email không những tăng độ tin cậy của đơn vị bạn mà nó còn góp phần tại ấn tượng tối trước đối tác, khách hàng. Do đó khi tạo email doanh nghiệp cho đơn vị mình điều đầu tiên mà hầu hết mọi người cần quan tâm đó là phải đặt tên email ra sao cho chuyên nghiệp.

Thông thường để tạo sự đồng nhất trong bộ nhận diện thương hiệu cho chính mình cũng như góp phần tạo dấu ấn trong lòng khách hàng, đối tác, nhân viên… Hầu hết khi lựa chọn tên email cho doanh nghiệp các đơn vị sẽ lựa chọn nó trùng khớp với tên công ty hoặc tên chủ sở hữu công ty.

Tuy nhiên có 1 lưu ý hết sức quan trọng đó là việc đặt tên email theo tên chủ sở hữu, tức là gắn thương hiệu cá nhân thường ít đơn vị lựa chọn. Bởi trong tương lai xa khi người đứng tên gặp vấn đề gì đó thì doanh nghiệp cũng sẽ bị ảnh hưởng một phần. Do đó trước khi lấy tên theo tên chủ sở hữu, đơn vị cần xem xét rõ ràng những trường hợp có thể xảy ra.

2. Sử dụng email cho doanh nghiệp theo tên miền riêng

Đối với các doanh nghiệp việc sử dụng email theo tên miềng riêng không những có thể giúp đảm bảo việc nhầm lẫn thư từ mail mà nó còn giảm thiểu nguy cơ giả mạo thư điện tử.

Bên cạnh đó với việc tạo tên miền duy nhất cho đơn vị cũng góp phần tăng độ uy tín cho các hoạt động về sau. Giúp đối tác, khách hàng có ấn tượng và dễ dàng ghi nhớ đơn vị bạn ngay lần đầu tiên.

Hiện tại trên thị trường tên miền được lấy theo nhiều đuôi khác nhau: có thể là đuôi giống tên miền web của đơn vị bạn, cũng có thể tên miền bất kỳ. Tuy nhiên dù theo hình thức nào thì tên miền cũng chỉ được chia ra thành 2 loại quốc tế và Việt Nam.

3. Tên miền quốc tế

Đối với tên miền này thì khi tạo email doanh nghiệp cho đơn vị sẽ đảm bảo dễ nhớ hơn rất là nhiều. Bên cạnh đó khi mua các gói tên miền này chi phí bỏ ra cũng thấp hơn so với tên miền Việt Nam. Tuy nhiên xét về lâu dài thì nó lại không đạt được hiệu quả truyền thông cho thương hiệu.

Do đó, tùy vào mục đích cá nhân mà khi lập email bạn có thể lựa chọn cho mình những tên miền phù hợp nhất.

4. Tên miền Việt Nam

Cũng giống như tên miền quốc tế, nhưng tên miền Việt Nam thường cho thấy cái tôi và sự riêng biệt hơn. Nó có khả năng truyền tải và tăng độ nhận diện thương hiệu trong các dịch vụ thư điện tử, nhất là các hoạt động với quốc tế.

Ví dụ trong hoạt động giao thương với các tập đoàn nước ngoài. Giữa hàng ngàn email, nếu email của bạn quá đơn giản và phổ biến: .com, .net… thì khó mà họ có thể xác nhận được mail nào là từ phía bạn. Tuy nhiên khi sử dụng tên miền Việt Nam: .vn, org.vn… thì chỉ cần lướt qua các tập đoàn nước ngoài đã biết ngay là email được gửi từ Việt Nam.

Chính vì thế mà khi lựa chọn email DN bạn cũng cần hết sức để ý đến tên miền trong email của chính mình.

5. Chữ ký cho email của doanh nghiệp

Thông thường khi soạn mail không thể lúc nào bạn cũng có thể ngồi chèn hàng loạt địa chỉ liên hệ, logo, số điện thoại… Do đó, khi tìm hiểu và sử dụng email DN, bạn cũng cần quan tâm và chú ý đến việc tạo chữ ký riêng cho email của doanh nghiệp.

Thông thường để tạo sự uy tín và ấn tượng tốt ngay từ lần đầu khi gửi mail. Bạn có thể chọn vào những thông tin cơ bản nhất về công ty để khách hàng, đối tác có thể nắm qua và có ấn tượng tốt.

Tìm kiếm liên quan đến email doanh nghiệp

• email doanh nghiệp là gì
• email doanh nghiệp miễn phí
• email doanh nghiệp google
• danh sách email doanh nghiệp
• đăng nhập email doanh nghiệp
• bảng giá email google
• email doanh nghiệp outlook
• mua email google