Email hosting là gì? Cách để doanh nghiệp thành công với email hosting

Email hosting là công nghệ được nhiều doanh nghiệp hiện nay quan tâm nhất. Hầu như các server web tích hợp sẵn cấu hình và sử dụng. Tuy nhiên, bạn đã hiểu rõ Email hosting là gì? Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng nó? Cùng Semtek tìm hiểu chi tiết vấn đề này qua bài viết dưới đây nhé.

Tìm hiểu Email hosting là gì?

Email hosting là gì? Là một dịch vụ cung cấp hòm mail điện tử dành riêng cho doanh nghiệp, Các mail doanh nghiệp này sẽ có chứa tên công ty trong đó và có dạng @tencongty.com hay @tencongty.com.vn. Địa chỉ mail chuyên nghiệp này không chỉ xác nhận việc một nhân viên đang hoạt động thay mặt cho công ty mà còn là một cách quảng cáo tên tuổi công ty giúp khách hàng dễ ghi nhớ.

Có thể bạn đã gặp những trường hợp tên công ty khá khó nhớ thậm chí là khó viết vì là tiếng nước ngoài chẳng hạn. Việc khách hàng nhận được những email hàng ngày với tên công ty hiển thị cùng mọi thông tin liên lạc mà nhân viên thực hiện sẽ là cách hiệu quả để giải quyết vấn đề phiền toái này.

Lợi ích sử dụng Email hosting là gì?

• Có một hệ thống email hosting chuyên dụng mang xu hướng cung cấp các tùy chọn lưu trữ lớn hơn cho truyền thông trong kinh doanh. Nó cũng mang một định dạng tối ưu cho một loạt các thiết bị. Bao gồm cả thiết bị điện thoại thông minh.
• Email hosting cũng hỗ trợ email lớn hơn. Bao gồm tệp đính kèm lớn và số lượng trao đổi email cao hơn.
• Mức độ bảo vệ cao hơn có thể được nhìn thấy thông qua các máy chủ email. Không chỉ trong điều khoản về phòng chống hacker. Mà còn sao lưu các hệ thống để bảo vệ email trong trường hợp tai nạn máy chủ.

Hạn chế khi sử dụng Email Hosting

Khi nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp sử dụng Email Hosting để thực hiện việc trao đổi thông tin ra bên ngoài đồng nghĩa với việc nhân sự đó đang đại diện cho một tập thể để giao tiếp. Bởi vậy để không làm ảnh hưởng đến hình ảnh chung của doanh nghiệp, việc sử dụng Email Hosting cần được thống nhất trong toàn bộ nhân viên trên hệ thống.

Email Hosting có cơ chế hoạt động theo hệ thống bởi vậy để đảm bảo tính bảo mật thông tin của doanh nghiệp, khi có nhân sự nghỉ việc, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp cần loại bỏ ngay email của cá nhân đó.

Lý do doanh nghiệp cần sử dụng email hosting là gì?

1. Sự chuyên nghiệp và tin cậy

Lợi ích đấu tiên mà doanh nghiệp có được khi sở hữu một hòm mail riêng là tính chuyên nghiệp trong vận hành, trong giao tiếp nội bộ, giao tieps với đối tác và khách hàng.

Khi nhận được 1 email dạng như là sales@semtek.com thay vì sales.semtek@gmail.com, chắc chắn khách hàng sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp của công ty bạn cao hơn.

2. Tính quản lý và bảo mật cao

Sử dụng 1 tài khoản gmail thông thường thì gmail đó cũng chỉ có các chức năng của 1 mail cá nhân thông thường. Tức là sẽ thiếu đi các khả năng quản lý như phân quyền, chỉnh sửa, mở hay khóa tài khoản của 1 người. Kéo theo đó là mất kiểm soát luồng công việc trên mail và nguy cơ bảo mật khi những thông tin của công ty vẫn có thể truy cập được từ bên ngoài.

Điều đó có nghĩa là, một ai đó vì một lý do nào đó rất có thể sẽ truy cập, công bố, làm rò rỉ những thông tin “nhạy cảm” hoặc tệ hơn sử dụng vào mục đích xấu trên danh nghĩa công ty chẳng hạn. Thiệt hại là không thể kiểm soát được.

Với mail hosting, khi bạn đăng nhập vào tài khoản webmail của mình, quyền truy cập của bạn (POP hoặc IMAP) và tất cả dữ liệu do máy chủ gửi và nhận được mã hóa cho đến khi bạn đăng xuất. Điều này đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm sẽ không bị rò rỉ và bị xâm phạm.

3. Không gian lưu trữ

Tùy vào dung lượng bộ nhớ bạn bạn lựa chọn, bạn sẽ nhận được hộp thư có dung lượng lưu trữ bằng megabyte hoặc gigabyte.

Ngay cả với dung lượng lưu trữ megabyte, cũng đủ để bạn lưu trữ hàng nghìn email trở lên. Hãy đảm bảo bạn xây dựng một phương án email hosting linh hoạt khi cần nâng cấp thêm dung lượng.

4. Chi phí

Việc sử dụng một dịch vụ email hosting chắc chắn sẽ hiệu quả hơn về chi phí nhờ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và tài nguyên hơn là mua cơ sở hạ tầng email và thuê thêm nhân viên IT để duy trì nó. Trong khi đó, đối với các hệ thống do doanh nghiệp tự thiết lập việc mở rộng thường rất phức tạp để thực hiện và không có tính sẵn sàng cao. Vậy nên, việc của bạn nên là tập trung vào các công việc quan trọng còn việc bảo trì và hỗ trợ liên tục hệ thống hãy để người khác lo.

5. Virus và spam

Một giải pháp email hosting đáng tin cậy sẽ ngăn chặn những email có chứa virus trước khi nó kịp xâm nhập vào hệ thống mail của bạn. Hãy tìm đến những đơn vi cung cấp dịch vụ có trang bị các trình quét vi rút tiên tiến để bảo vệ email doanh nghiệp chống lại vi-rút và kiểm duyệt các spam mail trước khi vào hộp thư đến.

6. Xây dựng chiến lược marketing, bán hàng hiệu quả

Nếu trong chiến lược kinh doanh của bạn có bao gồm việc tiếp thị tên tuổi và hình ảnh tới càng nhiều khách hàng càng tốt, càng thường xuyên càng tốt với các công cụ email marketing thì chắc chắn không thể thiếu được một địa chỉ mail công ty chuyên nghiệp. Và so với những hình thức tiếp thị, bán hàng hiện nay thì kênh email vẫn thể hiện là có hiệu qur lâu dài, ít chi phí và đúng đối tượng mục tiêu.

Sở hữu một giải pháp email hosting hay email doanh nghiệp sẽ giúp bạn tận dụng được toàn bộ những lợi ích của loại hình giao tiếp khi theo đuổi những chiến lược kinh doanh dài hạn của mình.

Cách để thành công với email hosting 

Nhu cầu đăng ký email doanh nghiệp đang tạo đà gia tăng mạnh mẽ cho các công ty cung cấp dịch vụ này. Đây vừa là thuận lợi vừa là nguy cơ. Tại sao lại nói vậy? Bởi vì khi đứng trước nhiều lựa chọn hấp dẫn, bạn sẽ dễ dàng chấp nhận sử dụng dịch vụ giá rẻ nhưng kém chất lượng. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin và chậm trễ trong việc khắc phục sự cố. Do đó, khâu lựa chọn nhà cung cấp uy tín là điều quan trọng nhất.

1. Chọn nhà cung cấp uy tín

Không ai có thể giải quyết công việc tốt hơn các chuyên gia trong lĩnh vực đó. Nếu đủ khả năng tài chính, bạn hãy chọn các công ty chuyên nghiệp, uy tín. Họ thường cam kết các tính năng sau:

• Hỗ trợ 24/7.
• Hạn chế tối tình trạng spam box, Blacklist IP.
• Tỉ lệ email hợp lệ vào inbox lên đến 99%.
• Bảo mật tối đa nhờ sử dụng hệ thống mail server chuyên dụng.
• Cung cấp giao diện quản lý trực quan, dễ sử dụng.
• Tương thích với nhiều thiết bị (PC, Mobile, Laptop).
• Tương thích cao với các dịch vụ email Google, Webmail, Yahoo, Outlook…
• Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng.

Email miễn phí của Google, Yahoo và các nhà cung cấp lớn khác không đáp ứng các điều này cho khách hàng.

2. Đặt tên email đúng cách

• Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa:

Email hosting cho phép bạn dùng mail tên miền riêng. Với những doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể giữ nguyên tên công ty ở đuôi, ví dụ (@muanhanh.com, @aothun.vn…). Với những tên dài, bạn có thể viết tắt để tên email ngắn gọn hơn (ví dụ công ty Công nghệ Việt có thể đặt đuôi email là @cnv.vn chẳng hạn). Miễn sao email nhìn vào rõ ràng, dễ hiểu, tránh gây nhầm lẫn với tên email tương tự của các công ty khác.

• Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng:

Điều này sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, tránh gây chồng chéo công việc giữa các phòng ban. Các cách đặt tên email phổ biến là hotrokhachhang@…, sale@…, customersupport@… Tên email của nhân viên cũng nên được đặt theo quy tắc nhất định để đảm bảo sự thống nhất và hạn chế trùng lặp (ví dụ Hàn Mạnh Cường làm ở phòng sale của Semtek có thể đặt tên là cuonghm.sale@semtek.vn).

• Tránh đặt tên nhạy cảm:

Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế điều này đã xảy ra. Ví dụ @buoingon.vn (công ty bán bưởi), @hunghonghoang.com (doanh nghiệp có tên Hưng Hồng Hoàng). Một cái tên như vậy không chỉ dễ gây hiểu lầm, khó hiểu, khó nhớ mà còn vô tình tạo “vết đen” cho thương hiệu của bạn. Lưu ý cuối cùng là phải chọn các đuôi tên phù hợp, .com, .net hay .vn bạn nhé!

3. Chú trọng bảo mật hệ thống

Mỗi ngày, dịch vụ email thế giới gửi đi khoảng 205 tỷ email, hầu hết không mang ý nghĩa quan trọng và chỉ nhằm mục đích tiếp thị. Tuy nhiên, cũng có đến hàng tỷ email trong số đó chứa những thông tin nhạy cảm. Nạn nhân của loại hình tấn công này thường là các doanh nghiệp, người giàu đó, các chính trị gia. Người dùng bình thường ít có nguy cơ trở thành mục tiêu của hacker. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chịu những ảnh hưởng nhất định như:

• Bị đánh cắp và mất dữ liệu.
• Thông tin và dữ liệu cá nhân bị rao bán hoặc đăng tải công khai.
• Hacker dùng email của bạn để lừa đảo người khác.

Sử dụng email theo hệ thống (dịch vụ email marketing/email hosting/email relay) sẽ giúp công tác kiểm tra và quản lý thuận lợi hơn. Tuy nhiên điều này đặt ra các lo ngại về vấn đề bảo mật. Bởi vì một khi xảy ra sự cố thì mức độ ảnh hưởng sẽ lan tỏa ở phạm vi hệ thống, chứ không còn nằm ở cá nhân nữa. Do đó, nếu đủ khả năng tài chính, các doanh nghiệp thường dùng dịch vụ mail của các công ty uy tín như đã nói ở phần trên.

4. Phổ biến các quy định rõ ràng email hosting là gì

Khi dùng mail tên miền riêng nghĩa là bạn đang đại diện cho tập thể/tổ chức chứ không đơn thuần ở vai trò cá nhân nữa. Vì vậy, đội ngũ lãnh đạo cần phổ biến nội quy cho nhân viên khi sử dụng email công ty.

• Các nhóm, phòng ban nên sử dụng địa chỉ email riêng, tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
• Chỉ sử dụng mail công ty cho công việc. Bất kì nội dung cá nhân không tốt nào được truyền tải bằng địa chỉ email công ty đều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
• Nên xóa tài khoản email của các nhân viên đã nghỉ làm, tránh những trường hợp không hay xảy ra.

Các tìm kiếm liên quan:

• email hosting và email server
• email hosting vnpt
• dịch vụ email hosting
• host mail free
• mail domain là gì
• email là gì
• mua mail
• lợi ích khi sử dụng dịch vụ email hosting

Nội dung liên quan:

• Dịch vụ email hosting cần thiết cho doanh nghiệp ra sao?
• 5 chiến lược để tránh đạo văn trong tiếp thị qua email
• Talent Acquisition là gì? Cách áp dụng Talent Acquisition tại doanh nghiệp?