Tại sao phải lập email doanh nghiệp?

Hiện nay, trong thời đại bùng nổ công nghệ và cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp gần như không thể hoạt động hiệu quả mà không lập email doanh nghiệp. Một doanh nghiệp sử dụng hệ thống email theo tên miền riêng nghĩa là doanh nghiệp đã nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng niềm tin, thương hiệu và sự chuyên nghiệp khi giao dịch với đối tác và khách hàng. Những thông tin dưới đây sẽ giải đáp giúp bạn qua bài viết sau!

Tìm hiểu email doanh nghiệp là gì?

1. Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là một dịch vụ email theo tên miền riêng của khách hàng phục vụ cho việc trao đổi và giao dịch trực tuyến cho các doanh nghiệp. Hiểu đơn giản hơn thì email công ty là địa chỉ thư điện tử được đặt theo tên miền riêng mà 1 doanh nghiệp nào đó đăng ký (thường là tên của chính công ty đó). email doanh nghiệp là gì

Ngoài ra, Email doanh nghiệp có thể hiểu là tài sản riêng thuộc quyền sở hữu của một công ty nhất định trên môi trường Internet. Nếu như tài khoản email miễn phí như yahoo, gmail,… người dùng có thể dùng cho các mục đích cá nhân thì hệ thống email doanh nghiệp lại được dùng để phục vụ cho công việc chung của công ty như báo cáo, liên hệ đối tác, trao đổi với khách hàng,… Những công ty khi thành lập sẽ lập email doanh nghiệp được đặt theo tên miền để dễ dàng hơn trong việc kiểm soát thông tin.

2. Phân loại 

Trên thị trường có rất nhiều loại email doanh nghiệp với hệ thống chức năng và công cụ vô cùng đa dạng. Tùy theo quy mô và mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn 2 loại email sau đây:

• Email doanh nghiệp miễn phí khi sử dụng web hosting ở các nhà cung cấp hosting. Đây không phải loại email chuyên dụng bởi khả năng xác thực tên miền không có nên trong quá trình sử dụng người dùng sẽ không tránh khỏi trường hợp bị spam thường xuyên.
• Email doanh nghiệp là một giải pháp mail server cung cấp trên hạ tầng 1 hoặc nhiều server riêng. Các máy chủ này được cài đặt những phần mềm chuyên nghiệp như quản lý email, xác thực tên miền giúp cho hệ thống email công ty pass qua các bộ lọc tới 98%.

3. Sự khác nhau giữa lập email doanh nghiệp và email cá nhân

Email là công cụ giao tiếp rất phổ biến trên internet hiện nay và 2 loại email được mọi người sử dụng nhiều nhất là email cá nhân và email doanh nghiệp.

Trong khi email cá nhân chỉ là tài khoản thư điện tử của 1 cá nhân duy nhất, đuôi email thông thường chỉ là tên miền của nhà cung cấp là @yahoo.vn hay @gmail.com thì email doanh nghiệp lại là tài khoản thư điện tử của công ty, cung cấp cho các nhân viên của công ty sử dụng, đuôi email là tên của chính doanh nghiệp đó như @ods.vn…

Trong công việc kinh doanh, khi nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc, mọi dữ liệu, thông tin của công ty sẽ nằm trên email này và công ty không thể chủ động quản lý nó. Nên khi nhân viên nghỉ việc, các thông tin, dữ liệu này công ty cũng có thể bị “mất” luôn.

Còn khi lập email doanh nghiệp thì mỗi nhân viên có 1 địa chỉ email riêng cho doanh nghiệp cung cấp, khi nhân viên có nghỉ việc thì công ty có thể thu hồi nó về, các dữ liệu cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.

Ngoài ra, email cá nhân thường chỉ có các tính năng cơ bản, hệ thống bảo mật, chống virus, spam không cao như email doanh nghiệp nên dễ bị xâm nhập, mất tài khoản…

Lý do bạn nên lập email doanh nghiệp

Hiện nay, trong thời đại bùng nổ công nghệ và cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp gần như không thể hoạt động hiệu quả mà không có địa chỉ email riêng. Mặc dù bạn có thể sử dụng và tiết kiệm chi phí bằng cách lựa chọn email miễn phí cho doanh nghiệp của mình, nhưng việc sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp cùng những lợi ích nó đem lại rất đáng để bạn đầu tư. Sau đây là 5 lý do tại sao bạn nên lập email doanh nghiệp theo tên miền riêng cho tổ chức của mình. lập email doanh nghiệp

1. Duy trì hình ảnh chuyên nghiệp

Trong kinh doanh, việc duy trì hình ảnh chuyên nghiệp là điều quan trọng để giữ sự tin tưởng của khách hàng và trở nên đáng tin cậy hơn khi trực tuyến. Khi các khách hàng, đối tác, doanh nghiệp khác liên hệ với bạn hoặc ngược lại, việc sử dụng địa chỉ email như john@smithsplumbing.com.au chắc chắn sẽ chuyên nghiệp và đáng tin hơn địa chỉ johnsmith280475@hotmail.com. Định tuyến email của bạn thông qua tên miền riêng cho thấy rằng doanh nghiệp rất có uy tín và đáng tin cậy, điều này khiến cho khách hàng cảm thấy thoải mái và yên tâm hơn khi giao dịch với bạn.

2. Kết nối với website của doanh nghiệp

Địa chỉ email chuyên nghiệp sử dụng tên miền riêng giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm công ty trên internet hơn bằng cách truy cập vào website chính thức của tổ chức. Điều này góp phần rất lớn trong việc tạo niềm tin với khách hàng rằng bạn là một doanh nghiệp được thành lập hợp pháp với độ uy tín cao. Email doanh nghiệp cũng là một công cụ marketing rất tuyệt vời – bất kỳ email nào bạn gửi hoặc bất cứ khi nào bạn để lại chi tiết liên hệ với ai đó, bạn đồng thời cũng đang cung cấp cho họ thông tin về website của doanh nghiệp.

3. Giảm nguy cơ bị đánh dấu là spam

Chính vì ai cũng đều có thể đăng ký một địa chỉ email miễn phí nhanh chóng và dễ dàng, nên các email miễn phí hay bị người gửi spam lợi dụng và kết quả là các tài khoản email miễn phí thường bị nghi ngờ về độ tin cậy bởi người nhận – đây là lý do tại sao doanh nghiệp bắt buộc nên sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp được kết nối với tên miền riêng. Một số bộ lọc spam và malware sẽ tự động chuyển các email miễn phí bị nghi ngờ là spam này vào hộp thư rác thay vì hộp thư đến. Một địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ làm giảm nguy cơ email doanh nghiệp của bạn bị từ chối hoặc bị gửi thẳng vào thùng rác. lập email doanh nghiệp

4. Sắp xếp email của bạn theo mục đích

Sắp xếp các email đến bằng cách gán email addresses cụ thể cho phòng ban hoặc cho mục đích nhất định (VD: accounts@yourcompany.com.au, info@yourcompany.com.au). Điều này không những giúp bạn quản lý được về mặt khối lượng công việc mà còn tăng cường độ tin cậy cho doanh nghiệp bằng cách thể hiện rằng công ty bạn có những bộ phận chuyên trách và được phân chia công việc trách nhiệm rõ ràng.

Với các email doanh nghiệp thường sẽ được ưu tiên sử dụng với đường truyền tốc độ cao. Vậy nên việc gửi thư đi cùng nhận thư đến đều được thực hiện nhanh chóng, ổn định. Điều này rất có ích cho việc đảm bảo tiến độ công việc của các công ty, doanh nghiệp lớn.

5. Làm việc nhóm hiệu quả lập email doanh nghiệp

Thông thường, một địa chỉ email chuyên nghiệp hay đi kèm với các tính năng như chia sẻ lịch làm việc (shared calendars) giúp teamwork đạt hiệu quả tối đa. Bạn có thể gửi và quản lý các yêu cầu cuộc họp, xem lịch làm việc của đồng nghiệp để kiểm tra xem họ có lịch trống khi nào, thậm chí bạn hoàn toàn có thể tổ chức được một cuộc họp ảo và cùng nhau làm việc trên các tài liệu được chia sẻ bằng cách sử dụng các công cụ hỗ trợ được tích hợp.

Ngoài ra, với các trường hợp thay đổi nhân sự và bạn muốn đảm bảo thông tin công ty không bị rò rỉ ra ngoài khi thay người mới thì lập email doanh nghiệp là lựa chọn hàng đầu. Sự đồng bộ hóa của kết cấu email cùng tích hợp với các domain doanh nghiệp giúp việc quản lý nhân sự dễ dàng hơn rất nhiều.

Các tìm kiếm liên quan đến lập email doanh nghiệp:

• cách tạo email theo tên miền miễn phí
• đăng ký email google theo tên miền miễn phí
• email công ty mới thành lập
• đăng nhập email công ty
• tao mail noi bo trong cong ty
• địa chỉ mail công ty
• cách tạo mail có đuôi tùy ý
• mua email