Liệu có cần thiết tạo mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Với thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, việc các nhà doanh nghiệp cần sở hữu riêng cho mình một email là rất cần thiết kể cả mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi lượng thông tin quá lớn nếu sử dụng gmail cá nhân sẽ rất bất tiện. Vậy những lợi ích mang lại là gì? Để tìm câu trả lời vậy đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé!

Có nên xây dựng mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Email doanh nghiệp là một trong những loại hình trao đổi thông tin tối ưu, bảo mật cao mà Google cung cấp cho các công ty, doanh nghiệp. Nhất là những doanh nghiệp lớn có nhu cầu chuyển đổi hệ thống email nội bộ của mình sang một hình thức chuyên nghiệp hơn. Vậy đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì sao? Có nên tạo mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều cần mail, bởi mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ mang đến nhiều lợi ích thiết thực cũng như phục vụ, hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, sẽ mang lại nhiều hiệu quả đáng kể đến như:

mail cho doanh nghiep vua va nho

1. Tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác

Email thương hiệu sẽ tạo cho khách hàng thấy rằng doanh nghiệp của bạn là chính thống và có bề dày hoạt động. Nếu bạn sử dụng một email thông thường, tức là những email có đuôi @gmail.com hay @yahoo.com để liên lạc thì có thể khách hàng hoặc đối tác sẽ cảm thấy bạn thiếu chuyên nghiệp, thậm chí nghi ngờ về việc liệu bạn có thực sự hoạt động hay không. mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

2. Tăng nhận thức và niềm tin cho thương hiệu

mail cho doanh nghiep vua va nho

Lợi ích tốt nhất của việc sử dụng email mang tên thương hiệu là mỗi khi bạn gửi thông tin đến cho khách hàng, bạn đang quảng bá doanh nghiệp của mình, chứ không phải Gmail hay Hotmail nếu bạn gửi bằng một tài khoản miễn phí. Đây là cách tiếp thị trực tuyến có hiệu quả về mặt truyền thông, lại vừa tiết kiệm được chi phí. mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Mỗi khi bạn gửi thư điện tử đến cho khách hàng, tên miền trên địa chỉ email dẫn người dùng truy cập vào website của bạn để tìm thông tin một cách dễ dàng. Từ đó, họ sẽ thấy doanh nghiệp bạn có một trang web hoàn chỉnh và bạn thực hiện nó một cách nghiêm túc. Điều này khiến khách hàng tin tưởng hơn, đồng thời bạn cũng đã xây dựng được nhận thức về thương hiệu trong tâm trí khách hàng.

3. Hiệu quả cho chiến dịch email marketing

Nếu bạn đang ấm ủ thực hiện chiến lược email marketing cho các sản phẩm của doanh nghiệp, thì trước tiên bạn cần xây dựng cho mình một email thương hiệu.

Email thương hiệu có những ứng dụng tốt hơn rất nhiều so với các sản phẩm được tạo miễn phí như dung lượng lớn, phân loại chỉ mục, tạo nhóm, nguồn gốc rõ ràng, chống spam…. Nhờ đó, bạn hoàn toàn tránh được những rủi ro không mong muốn như: khách không nhận được email do lỗi hệ thống, thư của bạn bị rơi vào mục quảng cáo hoặc spam, hay thùng thư luôn trong tình trạng quá tải do có quá nhiều thứ không cần thiết,…

Một email có tên miền đáng tin cậy với tên doanh nghiệp, hình thức trình bày đẹp và nội dung thông điệp tốt, đánh dấu thành công bước đầu của một chiến dịch email marketing. Có thể khách hàng sẽ không mua sản phẩm của bạn ngay, nhưng họ sẽ bị bị ấn tượng bởi sự chuyên nghiệp và không thể phớt lờ thư của bạn quá nhiều lần.

4. Bảo mật và sao lưu thông tin thường xuyên

Bảo mật và sao lưu thông tin email thường xuyên là điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Email thương hiệu có đường truyền bảo mật dữ liệu rất cao, rất khó bị lấy cắp hay xảy ra lỗi hệ thống như những sản phẩm email thông thường.

Hơn nữa, email của bạn nên được sao lưu thường xuyên trên các máy chủ an toàn. Nghĩa là email của bạn sẽ không được quét cho mục đích quảng cáo và thông tin cá nhân của bạn sẽ không được bán cho bên thứ ba. Khi bạn sử dụng email mang tiên miền doanh nghiệp, nghĩa là bạn đang lưu trữ thông tin trên mấy chủ riêng của bạn chứ không phải là ở một số máy chủ của các công ty lớn như Yahoo hay Google. Điều này giúp bạn có một môi trường thông tin được bảo vệ tốt hơn, tránh những kẻ nghe trộm và tin tặc xâm phạm.

5. Chi phí thấp, hiệu quả cao

Bạn có thể thiết lập một địa chỉ email thương hiệu một cách nhanh chóng với chi phí thấp mà không cần phải nỗ lực quá nhiều để đăng ký và cài đặt. Bạn chỉ cần trả phí theo số người dùng. Bạn có thể tham khảo bảng giá dịch vụ email thương hiệu của Innocom qua bài viết này: Email doanh nghiệp mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Bạn cũng có thể thiết lập nhiều địa chỉ email cho các phòng ban khác nhau trong công ty để định hướng hoạt động truyền thông tốt hơn. Ví dụ như: marketing@innocom.vn, kinhdoanh@innocom.vn, hotro@innocom.vn. Khi khách hàng thấy được những địa chỉ email này, họ sẽ biết mình cần liên hệ bộ phận nào để có thể tiếp cận đúng nhân viên của bạn.

mail cho doanh nghiep vua va nho

Lưu ý khi xây dựng mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

1. Chọn nhà cung cấp uy tín

Nhu cầu đăng ký email doanh nghiệp đang tạo đà gia tăng mạnh mẽ cho các công ty cung cấp dịch vụ này. Đây vừa là thuận lợi vừa là nguy cơ. Tại sao lại nói vậy? Bởi vì khi đứng trước nhiều lựa chọn hấp dẫn, bạn sẽ dễ dàng chấp nhận sử dụng dịch vụ giá rẻ nhưng kém chất lượng. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin và chậm trễ trong việc khắc phục sự cố. Do đó, khâu lựa chọn nhà cung cấp uy tín là điều quan trọng nhất.

Không ai có thể giải quyết công việc tốt hơn các chuyên gia trong lĩnh vực đó. Nếu đủ khả năng tài chính, bạn hãy chọn các công ty chuyên nghiệp, uy tín. Họ thường cam kết các tính năng sau:

• Hỗ trợ 24/7.
• Hạn chế tối tình trạng spam box, Blacklist IP.
• Tỉ lệ email hợp lệ vào inbox lên đến 99%.
• Bảo mật tối đa nhờ sử dụng hệ thống mail server chuyên dụng.
• Cung cấp giao diện quản lý trực quan, dễ sử dụng.
• Tương thích với nhiều thiết bị (PC, Mobile, Laptop).
• Tương thích cao với các dịch vụ email Google, Webmail, Yahoo, Outlook…
• Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng.

Email miễn phí của Google, Yahoo và các nhà cung cấp lớn khác không đáp ứng các điều này cho khách hàng.

2. Đặt tên mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa:

Email hosting cho phép bạn dùng mail tên miền riêng. Với những doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể giữ nguyên tên công ty ở đuôi, ví dụ (@muanhanh.com, @aothun.vn…). Với những tên dài, bạn có thể viết tắt để tên email ngắn gọn hơn (ví dụ công ty Công nghệ Việt có thể đặt đuôi email là @cnv.vn chẳng hạn). Miễn sao email nhìn vào rõ ràng, dễ hiểu, tránh gây nhầm lẫn với tên email tương tự của các công ty khác.

• Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng:

Điều này sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, tránh gây chồng chéo công việc giữa các phòng ban. Các cách đặt tên email phổ biến là hotrokhachhang@…, sale@…, customersupport@… Tên email của nhân viên cũng nên được đặt theo quy tắc nhất định để đảm bảo sự thống nhất và hạn chế trùng lặp (ví dụ Hàn Mạnh Cường làm ở phòng sale của Semtek có thể đặt tên là cuonghm.sale@semtek.vn).

• Tránh đặt tên nhạy cảm:

Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế điều này đã xảy ra. Ví dụ @buoingon.vn (công ty bán bưởi), @hunghonghoang.com (doanh nghiệp có tên Hưng Hồng Hoàng). Một cái tên như vậy không chỉ dễ gây hiểu lầm, khó hiểu, khó nhớ mà còn vô tình tạo “vết đen” cho thương hiệu của bạn. Lưu ý cuối cùng là phải chọn các đuôi tên phù hợp, .com, .net hay .vn bạn nhé!

 

3. Phổ biến các quy định rõ ràng

Khi dùng mail tên miền riêng nghĩa là bạn đang đại diện cho tập thể/tổ chức chứ không đơn thuần ở vai trò cá nhân nữa. Vì vậy, đội ngũ lãnh đạo cần phổ biến nội quy cho nhân viên khi sử dụng email công ty.

• Các nhóm, phòng ban nên sử dụng địa chỉ email riêng, tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
• Chỉ sử dụng mail công ty cho công việc. Bất kì nội dung cá nhân không tốt nào được truyền tải bằng địa chỉ email công ty đều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
• Nên xóa tài khoản email của các nhân viên đã nghỉ làm, tránh những trường hợp không hay xảy ra.

Các tìm kiếm liên quan:

• email doanh nghiệp là gì
• email doanh nghiệp miễn phí
• bảng giá email google
• đăng nhập email doanh nghiệp
• tạo gmail công ty miễn phí
• đăng ký email google theo tên miền miễn phí
• danh sách email doanh nghiệp
• tạo email

Nội dung liên quan:

• Chiến lược Đại dương Xanh – Cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp
• Hướng dẫn bạn cách làm email doanh nghiệp theo tên miền
• Hướng dẫn tạo email doanh nghiệp của google