Những điều cần biết về giao thức SMTP

Mỗi công ty đều có mỗi địa chỉ email riêng biệt giúp gửi tài liệu hoặc hợp đồng cho đối tác trong và ngoài nước. Để làm được điều ấy, tất cả doanh nghiệp đều phải thông qua hệ thống SMTP giúp gửi, nhận email đơn giản hơn. Vậy giao thức SMTP là gì? Có chức năng ra sao?

Giao thức SMTP là gì? Cách hoạt động của nó

1. Định nghĩa giao thức SMTP

Simple Mail Transfer Protocol (viết tắt là SMTP) là hệ thống giao thức có nhiệm vụ nhận hay truyền tải dữ liệu trong email của người dùng. Hệ thống chỉ nhận và gửi thư điện tử email thông qua thiết bị có kết nối mạng Internet. Những thiết bị nhận và gửi email được gọi là máy chủ SMTP, mỗi máy chủ đều liên kết tới cổng mạng Internet 25 – cổng TCP.

Đã có nhiều khách hàng nói rằng không cần biết máy chủ Simple Mail Transfer Protocol là gì, sử dụng như thế nào vẫn có thể gửi, nhận email thì đúng vậy, người dùng không xài Simple Mail Transfer Protocol vẫn sử dụng email bình thường. Tuy nhiên, đối với những email có chứa file hay video dung lượng lớn thì khó gửi được hoặc có khi không cho phép gửi, người dùng cần Simple Mail Transfer Protocol giúp giảm thời gian chuyển dữ liệu và cấp quyền gửi dữ liệu dung lượng lớn.

2. Hệ thống hoạt động

Khi doanh nghiệp gửi một email nào đó, hệ thống SMTP sẽ tự động dựa vào tên địa chỉ email đó và chuyển thông báo tới cho máy chủ Simple Mail Transfer Protocol. Sau khi SMTP server nhận được tín hiệu, tín hiệu sẽ được trao đổi giữa máy chủ Simple Mail Transfer Protocol và máy chủ DNS để tìm ra tên miền gốc tại Hostname trong máy chủ SMTP.

Sau các bước trên, máy chủ thực hiện bước kiểm tra liệu thông tin người dùng với thông tin email có trùng khớp hay không, nếu trùng khớp thì doanh nghiệp sẽ nhận hay gửi dữ liệu có dung lượng lớn thông qua email và nhận các thư điện tử bằng phần mềm.

Nhằm đề phòng trường hợp máy chủ SMTP và máy chủ DNS có thể không trao đổi với nhau, những tín hiệu không được phản hồi ấy sẽ gửi tới server trung gian. Server trung gian vẫn nhận được tín hiệu gốc và bắt đầu truyền qua nhiều máy chủ khác cho tới khi gửi tới Server gốc. Hệ thống phụ sẽ chạy hết công suất cùng thời gian tối đa trước khi tín hiệu bị thông báo là hết hạn và không sử dụng được nữa.

Một số thông tin khác về hệ thống SMTP

Vào những năm 1980, hệ thống SMTP đã được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian đầu thì hệ thống chỉ đơn giản là một ứng dụng trong hệ thống UUCP, giúp cho việc trao đổi thư điện tử dễ dàng trong thời điểm lúc bấy giờ. Hiện nay, việc sử dụng, cấu hình Simple Mail Transfer Protocol đã trở thành một hệ thống độc lập và sẽ hoạt động rất tốt nếu như các thiết bị đều kết nối internet ổn định.

1. S.M.T.P dùng cổng 25 của giao thức TCP

Để xác định trình chủ SMTP của một tên miền nào đấy (domain name), người ta dùng một mẫu tin MX (Mail eXchange – Trao đổi thư) củaDNS (Domain Name System – Hệ thống tên miền).

2. S.M.T.P là một khái niệm hoàn hảo cho email

Tất cả những công việc mà SMTP thực hiện đều phải thông qua email hoặc liên quan đến email. Ngoài ra, Simple Mail Transfer Protocol có đến 25 cổng giao thức hệ thống TCP, điều này giúp việc truyền tải các thư điện tử trên trang web được tốt hơn.

Trong bài viết này, Semtek Co,. ltd sẽ hướng dẫn bạn thiết lập Simple Mail Transfer Protocol riêng cho website WordPress, rất nhiều người dùng và khách hàng của Semtek gặp khó khăn trong việc lấy thông tin từ SMTP Gmail để làm Server gửi mail trong WP, mặc dù đây không phải là việc quá khó khăn.

Bạn nên thử với localhost trước khi thực hiện trên hosting thật của website, trường hợp localhost của bạn hoạt động với Simple Mail Transfer Protocol những khi lên host nó không hoạt động thì có thể nhà cung cấp hosting của bạn đã chặn cổng SMTP.

Để giúp bạn có thể sử dụng Simple Mail Transfer Protocol, Semtek sẽ hướng dẫn bạn cách set up SMTP với tài khoản Gmail chi tiết nhất, bạn có thể làm theo những bước hướng dẫn dưới đây, dĩ nhiên đây là free nên việc bị giới hạn gửi 2000 email/ngày là chuyện bình thường.

Tại sao nên sử dụng SMTP trong Email Marketing?

Nếu như doanh nghiệp bạn chưa sử dụng Simple Mail Transfer Protocol trong Email Marketing thì dưới đây sẽ là những lý do mà bạn nên sử dụng SMTP:

1. Định hình chi phí Email Marketing

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ email sẽ giúp các chuyên gia phân chia chi phí hiệu quả và đầu tư đúng số tiền vào đúng dịch vụ. Thay vì chi tiêu số lượng lớn chỉ trên một nhà cung cấp dịch vụ, tốt hơn là chia sẻ và cân bằng chi tiêu bằng cách truy cập vào nhiều SMTP Relay cho Email Marketing.

Bên cạnh đó, với nhiều nhà cung cấp dịch vụ SMTP hơn, các nhà tiếp thị có thể đạt được nhiều mục tiêu hơn, có nghĩa là lợi tức đầu tư chắc chắn sẽ cải thiện và tối ưu hóa. Bạn có thể tối ưu hóa ngân sách Email Marketing tốt hơn.

2. Nâng cao khả năng phân phối và hiệu suất Email Marketing

Thêm SMTP Relay cho Email Marketing có nghĩa là truy cập nhiều hơn, giúp tối ưu hóa việc phân phối và thực hiện Email Marketing tốt hơn.

Không có cách nào chính xác để phân tích số lượng email đến hộp thư đến. Tuy nhiên, Marketer có thể theo dõi các yếu tố cụ thể như kết quả mong đợi của các email đã gửi, khách hàng tiềm năng được tạo, người dùng đã đăng ký và bán hàng, bằng cách sử dụng nhiều hơn một chuyển tiếp. Nhiều SMTP Relay cho Email Marketing sẽ cải thiện những số liệu thống kê này và mang lại kết quả tốt hơn.

Do đó, bằng cách kết hợp các phân đoạn với các SMTP có liên quan, các Marketer có thể tạo ra tỷ lệ hiệu suất cao và có phân phối sản xuất cùng với việc tăng doanh thu.

3. Loại bỏ các lỗi thường gặp trong Email Marketing

Cuối cùng, không kém phần quan trọng, sự dư thừa giúp loại bỏ những sai lầm tốn kém. Trong Email Marketing, chi phí lỗi rất lớn đối với các chuyên gia. Với việc quản lý thích hợp nhiều SMTP, giảm thiểu rủi ro về lỗi. Các chuyên gia email không thể bỏ qua mất SMTP.

Khi phân phối ở mức cao nhất và có sự cố mất điện, các Marketer có nguy cơ không thể gửi email tới khách hàng đúng giờ. Do đó, với nhiều chuyển tiếp SMTP cho Email Marketing, các Marketer hoàn toàn có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng của họ vào đúng giờ. Ngoài việc mất điện, các phân đoạn riêng lẻ có thể bị giảm tạm thời, về gửi thư và hiệu suất.

Nếu một nhà cung cấp dịch vụ SMTP gặp phải sự cố khi gửi tới địa chỉ Gmail hoặc Yahoo, việc có một SMTP khác sẵn sàng để thực hiện là một cách khéo léo để lấp đầy ngay lập tức và đảm bảo rằng tất cả khách hàng tiềm năng đều nhận được thư. Với điều này, dự phòng cho phép Email Marketing giảm thiểu sai lầm và tối đa hóa doanh thu.

Hướng dẫn cài SMTP cho website WordPress

Việc thiết lập SMTP của Gmail cho WordPress để gửi mail trong trường hợp hosting không thể gửi mail (chức năng chính của hosting không dùng để gửi mail), vì vậy HOSTVN sẽ hướng dẫn quý khách việc cấu hình chi tiết để gửi mail trên mã nguồn WordPress.

Để thiết lập SMTP chính xác nhất, đầu tiên bạn cần bật chức năng mật khẩu 2 lớp (2-Step Verification) cho tài khoản Gmail của mình nếu chưa bật, truy cập vào đường dẫn .

Tại đây, chọn phần Signing in to Google để đăng nhập vào Google.

1. Tiến hành chọn bật chức năng bảo mật 2 lớp cho tài khoản.

Sau khi đã bật bảo mật 2 lớp cho tài khoản của mình, bạn vào lại phần Signing in to Google, chọn “Mật khẩu ứng dụng“.

Nhấp thẳng vào mục đó, bước kế tiếp bạn kéo xuống dưới và chọn Select app là Mail và Select device, bạn có thể chọn bất kỳ rồi ấn Generate.

Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ cho bạn một dãy ký tự, bạn chỉ cần bôi đen và copy toàn bộ nó, đây chính là mật khẩu SMTP mà bạn cần.

Sau khi có được mật khẩu SMTP, bạn vào lại website WordPress của mình, cài đặt plugin WP SMTP và tiến hành thiết lập như sau:

2. Một số điểm bạn cần lưu ý khi thiết lập S.M.T.P

– Cần chọn phương thức bảo mật là SSL cho website.

– Chỉnh Port là 465

– SMTP Host là smtp.gmail.com

– Username là địa chỉ email của bạn, thuộc tải khoản đã lấy App Password

– Password chính là App Password là Semtek Co,.ltd đã hướng dẫn bạn lấy ở trên.

– Trường hợp nếu bạn không chọn được port 465 và SSL, bạn có thể đổi qua port 587 với TLS.

Cuối cùng là ấn lưu lại.

Sau khi hoàn thành, bạn có thể sử dụng chức năng test phía dưới để thử gửi một email đến một địa chỉ bất kỳ, nếu gửi được nghĩa là bạn đã thành công.

• smtp mail
• smtp port
• smtp gmail là gì
• smtp là gì? port cho smtp?
• smtp ssl port
• tìm hiểu smtp
• tìm hiểu smtp protocol
• pop and smtp